L'archive de l'entreprise, tenue dans les règles de l'art : chaque document enregistré, indexé, retrouvable en quelques secondes, conservé exactement aussi longtemps que la loi l'exige et éliminé à échéance, avec approbation et journal.
4docs est un système de gestion électronique des documents (GED) conçu pour la manière dont travaille réellement une PME française. Nous sommes partis d'un constat simple : les documents d'une entreprise ne se perdent pas parce qu'ils n'existent pas, mais parce que plus personne ne sait où ils se trouvent ni combien de temps ils doivent être conservés. Factures reçues, bons de livraison, procès-verbaux, décisions internes, correspondance avec les autorités, dossiers du personnel, autorisations, rapports — tout cela finit dans des classeurs, sur des serveurs de fichiers ou dans des boîtes e-mail, chacun avec sa propre logique. 4docs les rassemble en un seul endroit : vous les enregistrez dans le registre avec un numéro unique et une date, vous les envoyez dans un circuit interne de validation avec des délais, vous les recherchez en texte intégral grâce à l'OCR, vous les conservez aussi longtemps que l'exigent l'article L123-22 du Code de commerce et l'article L102 B du Livre des procédures fiscales — 10 ans côté commercial, 6 ans côté fiscal, et c'est toujours le délai le plus long qui l'emporte —, et vous les éliminez à échéance, conformément au principe de limitation de la conservation du RGPD. Ce que nous ne faisons pas : nous ne gérons pas le cycle de vie des contrats et nous n'émettons pas de signatures électroniques — pour les contrats et la signature numérique, il existe 4mycontracts.net, une application distincte du même écosystème ; le document signé là-bas est archivé ici.
Une archive électronique sans plan de classement archivistique n'est rien de plus qu'un dossier plus grand. C'est pourquoi la première étape de toute mise en œuvre est le tableau de gestion de l'entreprise : la liste des typologies de documents, chacune avec sa durée d'utilité administrative et son sort final — conservation, élimination ou tri. À partir de ce moment, tout le reste — la numérotation du registre, le circuit de validation, les propositions d'élimination — s'applique automatiquement.
Chaque document archivé possède une empreinte cryptographique, un horodatage et des versions immuables ; chaque consultation, téléchargement ou partage est consigné dans un journal que les utilisateurs ne peuvent pas modifier. Lorsqu'un contrôle ou un audit survient, vous n'expliquez pas comment l'archive devrait fonctionner — vous le démontrez.
Nous n'affirmons pas que le numérique remplace automatiquement tout original papier. Une copie n'a la même force probante que l'original que si elle est fiable au sens de l'article 1379 du Code civil et du décret n° 2016-1673, ce que décrivent les normes NF Z42-013 / ISO 14641 pour un système d'archivage électronique (SAE). Pour les factures papier, l'arrêté du 22 mars 2017 (art. A102 B-2 du LPF) ajoute ses propres conditions : reproduction à l'identique, sans traitement d'image, compression sans perte. 4docs prépare les documents pour ce régime — métadonnées, empreinte, horodatage, journal du cycle de vie — mais nous vous disons ouvertement où s'arrête la responsabilité de la plateforme et où commence la vôtre.
Derrière 4docs se trouve une équipe mixte d'archivistes, de spécialistes de la protection des données et d'ingénieurs logiciels, basée dans l'Union européenne. Chaque compte reçoit un point de contact dédié pour la configuration du plan de classement et du tableau de gestion, des registres d'entrées-sorties, des circuits de validation par service, et pour l'import de l'archive existante — y compris celle numérisée depuis des classeurs.
Les documents sont stockés chiffrés, sur une infrastructure située dans l'Union européenne, avec des sauvegardes quotidiennes et sans transfert en dehors de l'UE. L'accès est accordé par rôle et par catégorie de document, et le journal d'accès est non modifiable et exportable pour audit. Les délais légaux de conservation — 10 ans pour les documents comptables et les pièces justificatives (art. L123-22 du Code de commerce), 6 ans côté fiscal (art. L102 B du LPF), 5 ans pour le double des bulletins de paie (art. L3243-4 du Code du travail) et 50 ans de disponibilité pour le bulletin remis sous forme électronique, ou jusqu'aux 75 ans du salarié (art. D3243-8) — sont attachés aux typologies, et non retenus de mémoire par quelqu'un. L'élimination à échéance passe obligatoirement par un bordereau visé, et les demandes de suppression fondées sur l'art. 17 du RGPD sont traitées avec vérification préalable des obligations légales de conservation : c'est aussi la matière des durées de conservation que la CNIL attend dans votre registre des traitements.
4docs n'est pas une application isolée. Elle fait partie de l'écosystème 4b2b : un seul compte, les mêmes droits d'accès et une seule facture pour toutes les applications professionnelles que vous utilisez. Les documents produits dans les autres applications de l'écosystème peuvent arriver directement dans l'archive, avec la catégorie et le délai de conservation appliqués automatiquement. Pour les contrats et la signature numérique, l'écosystème dispose d'une application dédiée — 4mycontracts.net.
Nous configurons le plan de classement et le tableau de gestion de votre entreprise, ouvrons les registres d'entrées-sorties, définissons les circuits de validation par service et importons les documents que vous possédez déjà. Votre point de contact vous répond dès le premier jour ouvrable.
