Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen im Überblick
Ausgangspunkt ist das Buchhaltungsgesetz (Gesetz 82/1991), das in der Regel die Aufbewahrung von Registern und Belegen für 10 Jahre ab Abschluss des Geschäftsjahres vorsieht, und von Lohn- und Gehaltslisten für 50 Jahre, gerade weil aus ihnen die Beschäftigungsdauer rekonstruiert wird. Für einen Teil der Finanz- und Buchhaltungsdokumente sieht die Regelung eine kürzere Frist von 5 Jahren vor (OMFP 2634/2015). Die übrigen Kategorien — Korrespondenz, interne Vermerke, technische Dokumentation, Personalakten — erhalten ihre Fristen durch das Aktenverzeichnis des Unternehmens, das nach der Logik des Gesetzes 16/1996 erstellt wird. Versuchen Sie nicht, sich diese Fristen zu merken: Schreiben Sie sie einmal in das Aktenverzeichnis und lassen Sie die Plattform sie anwenden.
Was die DSGVO zusätzlich zu den archivrechtlichen Fristen verlangt
Die Verordnung (EU) 2016/679 fügt einen Grundsatz hinzu, der über allen anderen steht: die Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e. Personenbezogene Daten werden nur in einer Form aufbewahrt, die die Identifizierung der betroffenen Personen ermöglicht, solange dies für den Verarbeitungszweck erforderlich ist. Das Recht auf Löschung nach Art. 17 gibt der betroffenen Person die Möglichkeit, die Löschung ihrer Daten zu verlangen — dieses Recht ist jedoch nicht absolut: Es weicht unter anderem gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Verlangt praktisch ein ehemaliger Mitarbeiter die Löschung, kann die Lohn- und Gehaltsliste nicht gelöscht werden, weil das Gesetz ihre Aufbewahrung vorschreibt. 4docs.net markiert diese Situationen ausdrücklich, damit Ihre Antwort korrekt ist und nicht improvisiert.
Wie die fristgerechte Vernichtung in der Plattform aussieht
Eine automatische, unkontrollierte Löschung ist keine gute Idee: eine falsch konfigurierte Regel kann eine gesamte Kategorie vernichten. Deshalb steht immer ein Mensch im Ablauf. Mit einem konfigurierbaren Vorlauf vor Ablauf erzeugt die Plattform eine Vorschlagsliste: welche Dokumente ihre Frist erreichen, aus welcher Kategorie, auf welcher Grundlage. Der Verantwortliche überprüft die Liste, schließt aus, was weiterhin aufbewahrt werden muss (zum Beispiel eine in einen Rechtsstreit verwickelte Akte), und gibt den Rest frei. Die Vernichtung erzeugt ein Protokoll darüber, was vernichtet wurde und aufgrund welcher Regel, und das Protokoll bewahrt die Spur. Das Dokument verschwindet, der Nachweis der korrekten Vernichtung bleibt.
Anträge betroffener Personen, an einem einzigen Ort
Ein per E-Mail eingegangener Auskunfts- oder Löschantrag, der aus dem Gedächtnis bearbeitet wird, ist der häufigste Schwachpunkt der Compliance. In der Plattform wird der Antrag als solcher erfasst: wer ihn gestellt hat, was er verlangt, wann er eingegangen ist und bis wann geantwortet werden muss. Die Archivsuche zeigt Ihnen, wo die Daten dieser Person auftauchen, auch in gescannten Dokumenten, über OCR. Die Antwort wird zusammen mit den Dokumenten festgehalten, auf die sie sich stützt. Bei einer Kontrolle müssen Sie nicht mehr rekonstruieren, was vor acht Monaten geschah: Die Aufzeichnung ist da, mit Fristen und Entscheidungen.
