GoBD-konformes Dokumentenmanagement für den Mittelstand
Der Aktenordner ist kein Archiv. 4docs.net legt jedes Dokument nach Aktenplan ab statt in Ordnerbäumen, vergibt beim Posteingang eine automatische Registriernummer, führt den Vorgang mit Frist durch die Freigabe und meldet, wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
- Revisionssichere Ablage nach Aktenplan (GoBD)
- OCR-Volltextsuche in gescannten Dokumenten
- Löschung nach Fristablauf — § 147 AO, DSGVO-konform
Ce este un sistem de management al documentelor (DMS)?
Un sistem de management al documentelor este aplicația în care o firmă își ține toate documentele în format electronic: le înregistrează, le clasifică, le pune pe un traseu de avizare, le caută după conținut și le păstrează exact cât cere legea. Înlocuiește combinația obișnuită dintre bibliorafturi, un folder pe server și un registru ținut în Excel.
4docs.net este un astfel de sistem, construit pentru firmele din România: arhivă electronică, registratură cu numerotare automată, circuit intern de avizare, OCR și termene de păstrare urmărite pe nomenclator.
Ce poți face cu 4docs.net
Șase lucruri concrete, pe care le faci din aceeași aplicație, fără să exporți fișiere dintr-o parte în alta.
Arhivezi electronic toată documentația firmei
Documentele stau într-o arhivă digitală organizată pe fond și inventar, nu în foldere numite după persoana care le-a salvat.
Ții registratura de intrări și ieșiri
Fiecare document primit sau expediat capătă număr de înregistrare automat, iar borderourile se generează din registru.
Pui documentele pe un traseu de avizare
Definești cine avizează, în ce ordine și în cât timp. Documentul nu se mai pierde între două birouri.
Cauți în text, nu în numele fișierelor
Scanările trec prin OCR, deci găsești un document după o sumă, un nume de furnizor sau un număr scris în el.
Respecți termenele legale de păstrare
Fiecare tip de document are termenul lui, urmărit automat. La scadență primești propunerea de eliminare, nu o surpriză la control.
Dai acces controlat, nu copii pe e-mail
Partajezi cu drepturi pe rol și cu linkuri care expiră, iar fiecare deschidere rămâne în jurnalul de acces.
Ce câștigi și la ce trebuie să te aștepți
Avantaje
- Găsești orice document în câteva secunde, inclusiv scanările vechi, pentru că se caută în conținut.
- Numărul de înregistrare se dă automat — dispare registrul paralel ținut în Excel.
- Termenele de păstrare sunt urmărite de sistem, nu de memoria unui coleg.
- Documentele nu mai circulă ca atașamente: ai o singură versiune, cu istoric.
- Spațiul de depozitare fizică și costul de transport la depozit scad substanțial.
- La un control ai imediat lista documentelor, cine le-a deschis și când.
Limite de care să ții cont
- Migrarea arhivei vechi cere timp: scanarea și indexarea documentelor pe hârtie rămân o etapă de muncă reală, făcută intern sau cu un furnizor de scanare.
- OCR-ul nu este infailibil pe documente scrise de mână, pe hârtii decolorate sau pe scanări la rezoluție mică — acolo tot e nevoie de o verificare umană.
- Nomenclatorul arhivistic trebuie gândit o dată, cu cap. Dacă îl improvizezi, regăsirea documentelor rămâne la fel de grea ca înainte.
- Documentele pe suport de hârtie cu regim special nu dispar automat: arhivarea electronică cu valoare legală se face în condițiile Legii 135/2007, iar unele originale se păstrează în continuare fizic.
Cum funcționează 4docs.net, în 4 pași
Îți construiești nomenclatorul arhivistic
Definești fondul, compartimentele și tipurile de documente, iar fiecăruia îi atașezi termenul de păstrare. Pornești de la un model construit pe Legea 16/1996 și îl ajustezi la realitatea firmei.
Încarci sau scanezi documentele
Fiecare document primește automat număr de înregistrare, dată, compartiment și responsabil. Documentele scanate trec prin OCR, așa că textul din ele devine căutabil.
Îl trimiți pe circuitul intern de avizare
Alegi traseul de avizare pe departamente. Fiecare pas are termen și responsabil, iar starea documentului se vede în timp real, fără să întrebi pe cineva pe e-mail.
Îl păstrezi cât cere legea, apoi îl elimini controlat
La împlinirea termenului primești propunerea de eliminare. Ștergerea se face pe bază de decizie, iar operațiunea rămâne consemnată în jurnalul de acces.
4docs.net față de celelalte moduri de a ține arhiva firmei
Fiecare variantă are locul ei. Tabelul de mai jos compară exact ce contează când cauți un document vechi sau când vine un control.
| Criteriu | 4docs.net | Dosare pe server sau shared drive | SharePoint | Arhivă fizică cu depozit extern | DMS clasic instalat local |
|---|---|---|---|---|---|
| Număr de înregistrare automat | Da, la fiecare intrare și ieșire | Nu — se ține manual, de obicei în Excel | Da, dar cere configurare dedicată | Da, în registrul pe hârtie | Da |
| Căutare în conținutul documentului | Da, OCR inclus | Doar după numele fișierului | Da, pe planurile care includ indexarea | Nu — se caută în inventar | De obicei modul separat, licențiat aparte |
| Termene de păstrare urmărite automat | Da, pe baza nomenclatorului | Nu | Da, prin politici de retenție configurate de un administrator | Da, ținute de furnizorul de depozit | Da, după configurare |
| Circuit de avizare cu termene | Da, inclus | Prin e-mail, fără urmărire | Da, cu automatizări construite separat | Nu | Da |
| Jurnal de acces pe document | Da, pentru fiecare deschidere | Limitat la permisiunile de folder | Da | Registru de consultare pe hârtie | Da |
| Ce presupune pornirea | Un cont și nomenclatorul firmei | Nimic — dar dezordinea rămâne | Licențe, configurare și un administrator | Convenție de depozitare, transport, timp de livrare la cerere | Server, licențe, proiect de implementare |
SharePoint și soluțiile DMS instalate local acoperă aceleași nevoi, dar presupun licențe, configurare și un administrator dedicat. Depozitul extern rămâne util pentru originalele care trebuie păstrate fizic.
Citește ghidul: managementul documentelor în firmăUnde se adună cele mai multe documente
Volumul de hârtie nu e egal peste tot. În sectoarele de mai jos, un document greu de găsit costă timp facturabil, o amendă sau o zi de întârziere. Pentru fiecare, 4docs.net rezolvă altceva.
Vezi serviciileCabinete de expertiză contabilă
Dosarul fiecărui client rămâne complet și căutabil, fără rafturi de bibliorafturi și fără arhivă în subsol.
Construcții
Autorizațiile, procesele-verbale de recepție și documentația de șantier stau legate de proiectul lor.
Transport și logistică
Avizele și documentele de transport se regăsesc după număr sau după ce scrie în ele, nu după cutia din depozit.
Sănătate
Documentele unității și ale pacienților au acces pe rol, iar fiecare deschidere rămâne în jurnal.
Administrație locală
Registratura de intrări și ieșiri numerotează singură, iar termenele de răspuns se urmăresc automat.
Producție
Fișele tehnice, rapoartele de calitate și instrucțiunile de lucru circulă doar în ultima versiune avizată.
Retail
Documentele de la furnizori și cele de la punctele de lucru intră în același registru, indiferent cine le scanează.
Servicii profesionale
Dosarele de proiect, procesele-verbale și corespondența se arhivează pe client, cu istoric complet.
4docs.net im 4b2b-Netzwerk
Das Archiv steht neben den Anwendungen, die Sie ohnehin nutzen: Dokumente kommen aus dem Scanner, aus dem Postfach oder vom Netzlaufwerk, und über API und Webhooks meldet 4docs Ihren internen Systemen, wenn ein Dokument eingeht, eine Freigabefrist überschritten ist oder eine Aufbewahrungsfrist abläuft – ohne doppelte Erfassung. Alle 4b2b-Plattformen ansehen
- Intră din orice sursăScanerul de la recepție, e-mailul firmei, folderul din cloud sau un import în masă — documentul ajunge în același registru, cu același număr de înregistrare.
- Rămâne o singură versiuneNu mai circulă atașamente. Colegii primesc link către document, cu drepturile lor de acces, iar istoricul rămâne întreg.
- Iese oriunde ai nevoiePrin API și webhook-uri, aplicațiile tale interne află imediat că a apărut un document nou sau că un termen de păstrare s-a împlinit.
Găsești documentul după ce scrie în el, nu după numele fișierului
Fiecare document încărcat sau scanat trece prin OCR, iar textul recunoscut intră în indexul de căutare. Scrii o sumă, un nume de furnizor sau un număr dintr-o hârtie veche de cinci ani și primești documentul, pagina și dosarul în care stă — inclusiv pentru scanările făcute înainte să treci pe 4docs.net.
Căutarea se face doar în documentele la care rolul tău are drept de acces.
Partnerprogramm
Verdienen Sie wiederkehrende Provisionen, indem Sie 4docs.net den Unternehmen empfehlen, mit denen Sie zusammenarbeiten