GoBD-konformes Dokumentenmanagement für den Mittelstand
Der Aktenordner ist kein Archiv. 4docs.net legt jedes Dokument nach Aktenplan ab statt in Ordnerbäumen, vergibt beim Posteingang eine automatische Registriernummer, führt den Vorgang mit Frist durch die Freigabe und meldet, wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
- Revisionssichere Ablage nach Aktenplan (GoBD)
- Volltextsuche in digitalen Dokumenten
- Löschung nach Fristablauf — § 147 AO, DSGVO-konform
Was ist ein Dokumentenmanagement-System (DMS)?
Ein Dokumentenmanagement-System ist die Anwendung, in der ein Unternehmen sämtliche Dokumente elektronisch führt: Es erfasst sie, ordnet sie nach Aktenplan ein, schickt sie in einen Freigabeworkflow, durchsucht sie nach ihrem Inhalt und bewahrt sie genau so lange auf, wie es das Gesetz verlangt. Es ersetzt die übliche Kombination aus Ordnerregal, Netzlaufwerk und einem nebenher in Excel geführten Eingangsbuch.
4docs.net ist ein System dieser Art, ausgelegt auf die deutsche Praxis: elektronische Archivierung mit Versionshistorie, Prüfsumme und Zugriffsprotokoll, digitale Registratur mit automatischer Registriernummer, Freigabeworkflows mit Frist je Schritt, Volltextsuche im Text der PDF und Aufbewahrungsfristen, die je Dokumentart hinterlegt und überwacht werden.
Was Sie mit 4docs.net tun können
Sechs konkrete Dinge, die Sie aus derselben Anwendung heraus erledigen, ohne Dateien von einem Werkzeug ins nächste zu exportieren.
Sie archivieren strukturiert, nicht im Netzlaufwerk
Dokumente werden versioniert und nachvollziehbar abgelegt, geordnet nach Aktenplan — nicht in einem Ordnerbaum, der nach der Person benannt ist, die gerade gescannt hat.
Sie führen den digitalen Posteingang und -ausgang
Jedes Schriftstück bekommt eine automatische Registriernummer, eine zuständige Abteilung und eine Bearbeitungsfrist; Übergabelisten entstehen direkt aus dem Register.
Sie schicken Dokumente in einen Freigabeworkflow
Sie bestimmen, wer prüft, in welcher Reihenfolge und in welcher Frist. Das Dokument geht nicht mehr zwischen zwei Schreibtischen verloren.
Sie suchen im Text, nicht im Dateinamen
Digitale Dokumente mit Text finden Sie über einen Betrag, einen Lieferantennamen oder eine Nummer, die im Dokument steht.
Sie halten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ein
Jede Dokumentart trägt ihre Frist: zehn Jahre für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und Rechnungen seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz, sechs Jahre für Geschäftsbriefe.
Sie geben Zugriff, keine Kopie per E-Mail
Rechte nach Rolle und Links mit Ablaufdatum; jede einzelne Öffnung bleibt im Zugriffsprotokoll stehen.
Was Sie gewinnen — und worauf Sie sich einstellen sollten
Vorteile
- Sie finden jeden Beleg in Sekunden, alte Scans eingeschlossen, weil im Inhalt gesucht wird und nicht im Dateinamen.
- Die Registriernummer vergibt das System: das nebenher in Excel geführte Eingangsbuch entfällt.
- Die Aufbewahrungsfristen überwacht die Anwendung, nicht das Gedächtnis der Kollegin, die nächstes Jahr in Rente geht.
- Dokumente kreisen nicht mehr als E-Mail-Anhänge: es gilt eine Fassung, mit vollständiger Historie.
- Bei einer Betriebsprüfung liegt sofort auf dem Tisch, welche Unterlagen es gibt, wer sie geöffnet hat und wann.
- Regalmeter im Haus und Fahrten zum externen Archiv gehen deutlich zurück.
Grenzen, die Sie kennen sollten
- Die Übernahme des Altbestands kostet Zeit: Scannen und Indexieren der Papierakten bleibt echte Arbeit, intern erledigt oder an einen Scandienstleister vergeben.
- Scans deutscher Dokumente werden derzeit nicht per OCR erkannt — ohne Textebene bleibt die Suche auf Metadaten und eine menschliche Prüfung angewiesen.
- Den Aktenplan denkt man einmal richtig durch. Improvisiert bleibt das Wiederfinden so mühsam wie vorher.
- Ersetzendes Scannen ist an Bedingungen geknüpft: die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation, Orientierung gibt die BSI TR-03138 (RESISCAN). Und Jahresabschlüsse sowie die Eröffnungsbilanz dürfen nach § 147 Abs. 2 AO nicht allein als Bildwiedergabe aufbewahrt werden — sie bleiben im Original.
So funktioniert 4docs.net in 4 Schritten
Sie bauen Ihren Aktenplan auf
Sie beschreiben Ihre Dokumentarten — Eingangsrechnung, Lieferschein, Personalakte, Abnahmeprotokoll, behördlicher Schriftverkehr — und hinterlegen zu jeder die Aufbewahrungsfrist. Sie starten mit einer Vorlage entlang § 147 AO und § 257 HGB und passen sie an Ihr Unternehmen an.
Sie erfassen den Posteingang und laden Dokumente hoch
Jedes ein- und ausgehende Schriftstück erhält automatisch eine Registriernummer, ein Datum und eine zuständige Abteilung. Gescannte Belege werden nicht automatisch durchsuchbar: Die Texterkennung (OCR) gibt es derzeit nur für rumänischsprachige Dokumente. Für deutsche Scans braucht es eine Textebene oder eine Prüfung von Hand.
Sie geben es im Freigabeworkflow frei
Sie legen den Freigabeweg je Abteilung fest. Jeder Schritt hat eine verantwortliche Person und eine Frist, und der Stand des Dokuments ist in Echtzeit sichtbar — ohne jemandem per E-Mail hinterherzulaufen.
Sie bewahren fristgerecht auf und löschen danach nachvollziehbar
Läuft die Frist ab, schlägt das System die Löschung vor. Gelöscht wird auf Entscheidung, entlang Ihres Löschkonzepts, und der Vorgang bleibt im Zugriffsprotokoll vermerkt. Das Löschen folgt dem Grundsatz der Speicherbegrenzung der DSGVO.
4docs.net im Vergleich zu den anderen Wegen, das Firmenarchiv zu führen
Jede Lösung hat ihren Platz. Die Tabelle unten vergleicht genau das, worauf es ankommt, wenn Sie einen alten Beleg suchen — oder wenn die Betriebsprüfung vor der Tür steht.
| Kriterium | 4docs.net | Ordner auf Server oder Netzlaufwerk | SharePoint | Papierarchiv beim externen Dienstleister | Klassisches DMS im eigenen Haus |
|---|---|---|---|---|---|
| Automatische Registriernummer | Ja, bei jedem Eingang und jedem Ausgang | Nein — von Hand geführt, meist in einer Tabelle | Ja, aber nur mit eigener Einrichtung | Ja, im Posteingangsbuch auf Papier | Ja |
| Suche im Inhalt des Dokuments | Ja, bei digitalen Dokumenten mit Text | Nur über den Dateinamen | Ja, in den Plänen mit Indizierung | Nein — gesucht wird im Übergabeverzeichnis | Meist ein eigenes Modul, separat lizenziert |
| Aufbewahrungsfristen automatisch überwacht | Ja, anhand des Aktenplans | Nein | Ja, über Aufbewahrungsrichtlinien, die eine Administration einrichtet | Ja, geführt vom Archivdienstleister | Ja, nach Einrichtung |
| Freigabeworkflow mit Fristen | Ja, enthalten | Per E-Mail, ohne Nachverfolgung | Ja, mit separat gebauten Automatisierungen | Nein | Ja |
| Zugriffsprotokoll je Dokument | Ja, bei jeder Öffnung | Auf die Ordnerrechte beschränkt | Ja | Ausleihbuch auf Papier | Ja |
| Was der Start voraussetzt | Ein Konto und den Aktenplan des Unternehmens | Nichts — die Unordnung bleibt | Lizenzen, Einrichtung und eine zuständige Administration | Einlagerungsvertrag, Transport, Wartezeit bei Anforderung | Server, Lizenzen, Einführungsprojekt |
SharePoint und im eigenen Haus installierte DMS decken ähnliche Anforderungen ab, setzen aber Lizenzen, eine Einrichtung und eine zuständige Administration voraus. Das externe Archiv bleibt für die Unterlagen sinnvoll, die in Papier bleiben müssen — Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanz etwa dürfen nach § 147 Abs. 2 AO nicht allein als Bildwiedergabe aufbewahrt werden. Elektronische Signatur und Vertragslebenszyklus gehören nicht in diesen Vergleich: dafür steht die Schwestermarke 4mycontracts.net.
Zum Leitfaden: Dokumentenmanagement im UnternehmenWo die meisten Dokumente zusammenkommen
Das Papieraufkommen ist nicht überall gleich. In den Branchen unten kostet ein unauffindbarer Beleg abrechenbare Zeit, ein Bußgeld oder einen Tag Verzug. Für jede löst 4docs.net etwas anderes.
Zu den LeistungenSteuerberatung und Wirtschaftsprüfung
Die Mandantenakte bleibt vollständig und durchsuchbar — ohne Regalmeter Ordner und ohne Archiv im Keller.
Bau und Handwerk
Genehmigungen, Abnahmeprotokolle und Bautagebücher bleiben an dem Projekt hängen, zu dem sie gehören.
Transport und Logistik
Lieferscheine und Frachtpapiere findet man über die Nummer oder über das, was darin steht — nicht über den Karton im Lager.
Gesundheits- und Sozialwesen
Unterlagen der Einrichtung und der Betreuten haben Zugriff nach Rolle, und jede Öffnung bleibt im Protokoll stehen.
Öffentliche Verwaltung
Der digitale Posteingang und -ausgang vergibt seine Nummern selbst, und Bearbeitungsfristen laufen automatisch mit.
Industrie und Fertigung
Datenblätter, Prüfberichte und Arbeitsanweisungen zirkulieren nur in der zuletzt freigegebenen Fassung.
Handel und Filialbetriebe
Lieferantenbelege und Unterlagen aus den Filialen laufen in dasselbe Register, ganz gleich, wer sie einscannt.
Professionelle Dienstleistungen
Projektakten, Protokolle und Schriftverkehr werden je Kunde archiviert, mit vollständiger Historie.
4docs.net im 4b2b-Netzwerk
Das Dokumentenarchiv steht neben den Anwendungen, die Sie bereits nutzen: Dokumente werden im Panel hochgeladen oder aus einem Ordner importiert, erhalten eine Nummer, eine Frist und einen Freigabeweg, und Erinnerungen zu Fristen und Freigaben kommen per SMS oder WhatsApp – nur wenn Sie dem ausdrücklich zugestimmt haben. Alle 4b2b-Plattformen ansehen
- Es kommt aus mehreren Wegen hereinEin gescanntes PDF, eine im Panel hochgeladene Datei, ein Massenimport aus einem Ordner oder ein Upload-Link, über den ein Absender eine Datei übermittelt — das Dokument landet im selben Register, mit derselben Registriernummer.
- Es bleibt eine einzige VersionAnhänge kreisen nicht mehr. Kollegen erhalten einen Link zum Dokument, mit den Rechten ihrer Rolle, und die Historie bleibt vollständig.
- Fristen bleiben im BlickAufbewahrungsfristen und Fälligkeiten sind im Panel sichtbar. Wenn Sie die Benachrichtigungen aktivieren, erhält das Unternehmen vor Ablauf einer Frist eine SMS oder eine WhatsApp-Nachricht.
Sie finden das Dokument über seinen Inhalt, nicht über den Dateinamen
Die Suche umfasst den Text, der bereits im Dokument steht: digitale Dateien und PDFs mit Textebene. Scans ohne Textebene werden nicht automatisch gelesen und brauchen eine Textebene oder eine manuelle Prüfung. Sie tippen einen Betrag, einen Lieferantennamen oder eine Nummer von einem fünf Jahre alten Blatt ein und erhalten das Dokument, die Seite und die Akte, in der es liegt — auch für digitale Dateien, die vor Ihrem Wechsel zu 4docs.net hochgeladen wurden.
Gesucht wird ausschließlich in Dokumenten, auf die Ihre Rolle Zugriff hat.
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