Allgemeine Geschäftsbedingungen

1. Annahme der Bedingungen

Durch den Zugriff auf oder die Nutzung des Dienstes bestätigen Sie, dass Sie diese Bedingungen gelesen haben und ihnen zustimmen. Wenn Sie nicht einverstanden sind, nutzen Sie den Dienst nicht.

2. Berechtigung und Konten

Sie müssen geschäftsfähig sein, um einen Vertrag abzuschließen. Sie sind verantwortlich für die Vertraulichkeit Ihrer Kontodaten und für alle Aktivitäten, die über Ihr Konto durchgeführt werden.

3. Beschreibung des Dienstes

Der Dienst ist eine Plattform für das Dokumentenmanagement von Unternehmen (DMS), die als Software-as-a-Service (SaaS) angeboten wird. Im Rahmen des vertraglich vereinbarten Plans umfasst der Dienst: die elektronische Archivierung von Dokumenten nach einer Bestands- und Inventarstruktur, ein elektronisches Dokumentenregister mit automatischer Vergabe von Registriernummern für Ein- und Ausgang, ein internes Freigabeverfahren für Dokumente, die optische Zeichenerkennung (OCR) mit Volltextsuche, Aufbewahrungsregeln nach Dokumentkategorien sowie die sichere Freigabe mit Zugriffsprotokoll.

Der Dienst umfasst nicht die Verwaltung des Vertragslebenszyklus und nicht die Ausstellung oder Validierung elektronischer Signaturen. Diese Dienste werden gesondert, innerhalb desselben Ökosystems, von 4mycontracts.net angeboten.

Die Funktionen können im Laufe der Zeit geändert oder aktualisiert werden. Einige Funktionen können sich in der Beta-Version befinden und werden „wie besehen" bereitgestellt.

4. Abonnements, Gebühren und Zahlung

Wird der Dienst kostenpflichtig angeboten, verpflichten Sie sich, die geltenden Gebühren und Entgelte zu zahlen, wie auf den Kaufseiten oder in einem Bestellformular/Vertrag beschrieben. Sofern nicht anders angegeben, sind Gebühren nicht erstattungsfähig.

Wechsel zu einem höheren Plan (Upgrade). Sie können jederzeit direkt im Kontobereich zu einem teureren Plan wechseln. Das Upgrade wird sofort wirksam: Die Funktionen und Grenzen des neuen Plans werden aktiviert, sobald das Upgrade bestätigt ist. Für den laufenden Abrechnungszyklus zahlen Sie nur die Preisdifferenz zwischen dem neuen und dem aktuellen Plan, tagesgenau berechnet nach der Formel: (Preis des neuen Plans − Preis des aktuellen Plans) × (verbleibende Tage ÷ Gesamtzahl der Tage des aktuellen Abrechnungszyklus). Das Verlängerungsdatum ändert sich nicht; ab der nächsten Verlängerung wird das Abonnement zum vollen Preis des neuen Plans abgerechnet. Der beim Upgrade fällige Differenzbetrag wird automatisch zum Zeitpunkt des Upgrades über die für das Abonnement hinterlegte Zahlungsmethode eingezogen.

Wenn Sie von einem vorausbezahlten Plan mit längerem Abrechnungsintervall (zum Beispiel einem Jahresplan) wechseln oder wenn das Upgrade das Abrechnungsintervall ändert, wird der nicht genutzte Wert des verbleibenden Zeitraums automatisch in ein internes, dem Konto zugeordnetes Dienstguthaben umgewandelt, das auf künftige Zahlungen des neuen Abonnements angerechnet wird, bis es aufgebraucht ist; in diesem Zeitraum kann es sein, dass keine neue Abbuchung erfolgt. Das Dienstguthaben stellt kein Geld dar: Es hat keinen Bargeldwert, ist nicht erstattungsfähig, nicht übertragbar und kann nicht in bar ausgezahlt werden, im Einklang mit der in diesem Abschnitt festgelegten Nichterstattungsfähigkeit der Gebühren. Der Wechsel zu einem günstigeren Plan (Downgrade) erfolgt über den Kundensupport.

Der Wechsel zu einem Plan mit weniger Archivspeicher löscht bereits hochgeladene Dokumente nicht. Übersteigt der Umfang des Archivs die Grenze des neuen Plans, kann das Hochladen neuer Dokumente blockiert werden, bis Speicherplatz freigegeben wird oder bis Sie zu einem geeigneten Plan zurückkehren; bestehende Dokumente bleiben zugänglich und exportierbar.

5. Zulässige Nutzung

Sie verpflichten sich, Folgendes zu unterlassen:

• gegen das Gesetz, die Rechte Dritter oder die Vertraulichkeit zu verstoßen;
• unbefugten Zugriff, Scanning oder Sicherheitstests ohne Erlaubnis zu versuchen;
• den Betrieb des Dienstes zu stören (Malware, Bots, Scraping, DoS-Angriffe);
• den Dienst zu dekompilieren, zurückzuentwickeln oder technische Beschränkungen zu umgehen, außer soweit gesetzlich zulässig;
• Dokumente in den Dienst hochzuladen, zu deren Speicherung oder Verarbeitung Sie nicht rechtlich berechtigt sind.

6. Dokumente und Inhalte des Kunden

Sie behalten die Rechte an den Dokumenten, Metadaten und Inhalten, die in den Dienst hochgeladen oder darin erzeugt werden („Kundendaten"). Sie räumen dem Anbieter eine beschränkte Lizenz ein, die Kundendaten ausschließlich zum Zweck der Bereitstellung und Verbesserung des Dienstes sowie zur Erfüllung rechtlicher Pflichten zu hosten, zu verarbeiten, zu übertragen und anzuzeigen.

Die Festlegung der Dokumentkategorien, der geltenden Aufbewahrungsfristen und der Zugriffsrechte obliegt weiterhin Ihnen. Der Anbieter wendet die von Ihnen konfigurierten Aufbewahrungsregeln an, überprüft und garantiert jedoch nicht deren rechtliche Richtigkeit für Ihre Geschäftstätigkeit.

Die Löschung von Dokumenten bei Ablauf der Aufbewahrungsfrist erfolgt nicht automatisch: Vernichtungsvorschläge bedürfen der Freigabe durch einen von Ihnen benannten Benutzer. Nach der Freigabe ist die Löschung endgültig und unwiderruflich; im Archiv verbleibt lediglich die Protokollaufzeichnung, dass das Dokument existierte und vernichtet wurde.

7. Datenschutz

In Bezug auf die in den Dienst hochgeladenen Dokumente und personenbezogenen Daten sind Sie der Verantwortliche und der Anbieter der Auftragsverarbeiter im Sinne der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO). Der Abschluss einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) kann erforderlich sein.

Sie sind dafür verantwortlich, über eine Rechtsgrundlage für die Eingabe personenbezogener Daten in den Dienst zu verfügen sowie für die Bearbeitung von Anträgen betroffener Personen, einschließlich Löschanträgen nach Art. 17 DSGVO. Der Dienst stellt Ihnen die zur Beantwortung dieser Anträge erforderlichen Such-, Fristprüfungs- und Löschwerkzeuge zur Verfügung.

Die Daten werden auf Infrastruktur innerhalb der Europäischen Union gespeichert und nicht außerhalb davon übertragen.

8. Rechtlicher Wert der archivierten Dokumente

Der Dienst wendet auf archivierte Dokumente technische Integritätsmaßnahmen an — kryptografischer Fingerabdruck, unveränderliche Versionierung, Zeitstempel und Zugriffsprotokoll —, die dazu dienen, den Nachweis zu unterstützen, dass ein Dokument seit der Archivierung nicht verändert wurde.

Der Anbieter ist kein akkreditierter Verwalter des elektronischen Archivs im Sinne des Gesetzes Nr. 135/2007 über die Archivierung von Dokumenten in elektronischer Form (neu veröffentlicht). Die Nutzung des Dienstes befreit Sie nicht von den gesetzlichen Pflichten zur Aufbewahrung von Dokumenten und ersetzt für sich genommen nicht die Pflicht, das Papieroriginal dort aufzubewahren, wo das Gesetz dies vorschreibt, einschließlich nach dem Nationalarchivgesetz Nr. 16/1996 oder dem Buchhaltungsgesetz Nr. 82/1991.

Die auf 4docs.net veröffentlichten Informationen zu gesetzlichen Aufbewahrungsfristen dienen nur zur Orientierung und stellen keine Rechtsberatung dar.

9. Rechte am geistigen Eigentum

Der Anbieter und seine Lizenzgeber halten alle Rechte am geistigen Eigentum am Dienst (Software, Design, Marken usw.). Diese Bedingungen räumen Ihnen keine Eigentumsrechte am Dienst ein.

10. Dienste Dritter

Der Dienst kann Dienste Dritter und andere Anwendungen des Ökosystems integrieren. Der Anbieter haftet nicht für Dienste Dritter, deren Bedingungen, Verfügbarkeit oder Sicherheit.

11. Verfügbarkeit und Support

Wir bemühen uns angemessen um Verfügbarkeit, garantieren jedoch keinen unterbrechungsfreien Betrieb. Etwaige Service-Level (SLA) gelten nur, wenn sie ausdrücklich schriftlich vereinbart wurden.

12. Aussetzung, Beendigung und Rückgabe des Archivs

Wir können den Zugang aussetzen oder beenden, wenn Sie gegen die Bedingungen verstoßen, wenn das Gesetz dies vorschreibt oder zum Schutz des Dienstes und seiner Nutzer. Sie können die Nutzung des Dienstes jederzeit beenden.

Bei Beendigung des Abonnements stellen wir Ihnen einen vollständigen Export der Dokumente und des Metadatenindex zur Verfügung, der 30 Tage ab dem Datum der Beendigung verfügbar ist. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten endgültig von unseren Produktivsystemen gelöscht. Es liegt in Ihrer Verantwortung, den Export innerhalb dieser Frist herunterzuladen, insbesondere für Dokumente, die Sie nach dem Gesetz weiterhin aufbewahren müssen.

13. Gewährleistungsausschluss

DER DIENST WIRD „WIE BESEHEN" UND „JE NACH VERFÜGBARKEIT" BEREITGESTELLT. IM GESETZLICH MAXIMAL ZULÄSSIGEN UMFANG SCHLIESST DER ANBIETER JEGLICHE GEWÄHRLEISTUNG AUS, EINSCHLIESSLICH DER MARKTGÄNGIGKEIT, DER EIGNUNG FÜR EINEN BESTIMMTEN ZWECK UND DER NICHTVERLETZUNG VON RECHTEN DRITTER.

Die Ergebnisse der optischen Zeichenerkennung (OCR) hängen von der Qualität der gescannten Dokumente ab und werden als Indexierungs- und Suchwerkzeug bereitgestellt; sie stellen keine garantierte Wiedergabe des Dokumentinhalts dar.

14. Haftungsbeschränkung

Im gesetzlich maximal zulässigen Umfang haftet der Anbieter nicht für indirekte, zufällige, besondere, Folge- oder Strafschäden sowie nicht für entgangenen Gewinn, Einnahmen, Daten oder Reputationsverluste.

15. Freistellung

Sie verpflichten sich, den Anbieter von Ansprüchen freizustellen und schadlos zu halten, die sich aus Ihrer Nutzung des Dienstes, den Kundendaten oder einem Verstoß gegen die Bedingungen oder das Gesetz ergeben.

16. Änderungen

Wir können die Bedingungen aktualisieren. Die aktualisierte Fassung wird auf 4docs.net veröffentlicht und gilt ab dem angegebenen Datum.

17. Anwendbares Recht und Streitigkeiten

Die Bedingungen unterliegen dem Recht von Romania. Die am Sitz des Anbieters zuständigen Gerichte haben ausschließliche Zuständigkeit, sofern zwingendes Recht nichts anderes vorschreibt.

18. Kontakt

Für rechtliche Mitteilungen oder Fragen: [email protected].