Les délais légaux de conservation, en bref
Le point de départ est la loi comptable (la loi n° 82/1991), qui prévoit, en règle générale, la conservation des registres et des pièces justificatives pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice financier, et des états de salaires pendant 50 ans, précisément parce que c'est à partir d'eux que l'ancienneté professionnelle est reconstituée. Pour une partie des documents financiers-comptables, la réglementation prévoit un délai plus court, de 5 ans (l'Arrêté OMFP n° 2634/2015). Les autres catégories — correspondance, notes internes, documentation technique, dossiers du personnel — reçoivent leurs délais par la nomenclature archivistique de l'entreprise, établie selon la logique de la loi n° 16/1996. N'essayez pas de mémoriser ces délais : écrivez-les une seule fois dans la nomenclature et laissez la plateforme les appliquer.
Ce que le RGPD exige en plus des délais de la législation archivistique
Le Règlement (UE) 2016/679 ajoute un principe qui prime sur tous les autres : la limitation de la conservation, prévue à l'art. 5, § 1, point e). Les données personnelles sont conservées sous une forme permettant l'identification des personnes seulement pendant la durée nécessaire à la finalité pour laquelle elles sont traitées. Le droit à l'effacement, prévu à l'art. 17, donne à la personne concernée la possibilité de demander l'élimination de ses données — mais ce droit n'est pas absolu : il cède, entre autres, face aux obligations légales de conservation. Concrètement, si un ancien salarié demande la suppression, l'état de salaires ne peut pas être supprimé, car la loi impose sa conservation. 4docs.net signale explicitement ces situations, afin que votre réponse soit correcte, et non improvisée.
À quoi ressemble, dans la plateforme, la suppression à échéance
La suppression automatique, sans contrôle, est une mauvaise idée : une règle mal configurée peut éliminer une catégorie entière. C'est pourquoi le flux comporte toujours une intervention humaine. Avec un intervalle configurable avant l'expiration, la plateforme génère une liste de propositions : quels documents arrivent à échéance, de quelle catégorie, sur quel fondement. Le responsable révise la liste, exclut ce qui doit encore être conservé (par exemple, un dossier impliqué dans un litige) et approuve le reste. L'élimination produit un procès-verbal indiquant ce qui a été éliminé et sur la base de quelle règle, et le journal conserve la trace. Le document disparaît, la preuve qu'il a été éliminé correctement subsiste.
Les demandes des personnes concernées, centralisées en un seul endroit
Une demande d'accès ou de suppression reçue par e-mail et traitée de mémoire est le point de défaillance le plus fréquent de la conformité. Dans la plateforme, la demande est enregistrée en tant que telle : qui l'a formulée, ce qu'elle sollicite, quand elle a été reçue et jusqu'à quand il faut y répondre. La recherche dans l'archive vous montre où apparaissent les données de la personne concernée, y compris dans les documents numérisés, grâce à l'OCR. La réponse est consignée avec les documents qui l'ont fondée. Lors d'un contrôle, vous n'avez plus besoin de reconstituer ce qui s'est passé huit mois plus tôt : le suivi est là, avec les délais et les décisions.
