Dokumentenmanagement im 4b2b-Ökosystem
4docs ist das Archiv des Ökosystems: Hier landen die Dokumente, die die übrigen Anwendungen erzeugen – mit Registriernummer, Position im Aktenplan und Aufbewahrungsfrist. Ein Konto, dieselben Rechte, dieselbe Volltextsuche überall.
Dokumente und Archiv
4mycontracts.net→
Vertragslebenszyklus und elektronische Signatur laufen in der Schwestermarke 4mycontracts.net. 4docs erstellt und unterzeichnet keine Verträge – aber das dort fertig unterschriebene Dokument kommt hier ins Archiv, mit Dokumentart, Aufbewahrungsfrist und Rechtekonzept.
4b2b.net→
Der Hub des Ökosystems: Hier verwalten Sie Konto, Abonnement und Benutzer. Die einmal vergebenen Rollen gelten auch im Dokumentenarchiv.
Betrieb und Team
4myprojects.net→
Projektunterlagen – Abnahmeprotokolle, Berichte, Schriftverkehr mit dem Auftraggeber – werden in 4docs archiviert und bleiben auffindbar, wenn das Projekt längst abgeschlossen ist und das Team ein anderes.
4softhr.net→
Personalunterlagen gehören ins HR-System, ihre Fristen zählen jedoch zu den längsten im Unternehmen – etwa sechs Jahre für das Lohnkonto nach § 41 EStG. 4docs führt sie unter denselben Aufbewahrungsregeln wie das übrige Archiv, mit eingeschränktem Zugriff für die berechtigten Personen.
Infrastruktur und Kommunikation
4notify.net→
Benachrichtigungen laufen automatisch: ein Vorgang, der die Freigabefrist reißt, eine abgelaufene Aufbewahrungsfrist, ein Aussonderungsvorschlag, der auf Freigabe wartet. Per E-Mail oder SMS an die zuständige Person.
4hosting.net→
Das Archiv läuft auf der Infrastruktur des Ökosystems innerhalb der EU, mit Verschlüsselung und täglichen Sicherungen. Ihre Dokumente verlassen den europäischen Rechtsraum nicht.
Alle Apps im 4b2b-Ökosystem
Jede App löst einen eigenen Bedarf und funktioniert auch eigenständig. Öffnen Sie eine davon: