Was ein gut aufgebautes elektronisches Archiv konkret bedeutet
Der Unterschied zwischen einem gemeinsamen Ordner und einem elektronischen Archiv liegt nicht im Speicherplatz, sondern in der Struktur. Ein Archiv hat ein Aktenverzeichnis: die Liste der Dokumentenkategorien, die das Unternehmen erstellt oder empfängt, jede mit ihrer eigenen Aufbewahrungsfrist. Es hat einen Bestand — die Gesamtheit der vom Unternehmen erstellten Dokumente — aufgeteilt in Inventare, in der Regel nach Jahr und Abteilung. Und es hat eine Archiveinheit: die Akte, die Dokumente desselben Typs aus einem bestimmten Zeitraum zusammenfasst. 4docs.net bildet genau diese Logik in digitaler Form ab. Wenn Sie ein Dokument hochladen, wählen Sie seine Kategorie aus dem Aktenverzeichnis, und die Plattform berechnet automatisch, wohin es gehört und wie lange es aufbewahrt werden muss. Das Ergebnis ist ein Archiv, das sich von selbst geordnet hält, statt mit dem Wachstum zu verfallen.
Wie Sie Ihr bestehendes Archiv in die Plattform bringen
Fast kein Unternehmen beginnt bei null: Es gibt physische Akten im Lager, Scans verteilt auf Ordner, Anhänge, die im Postfach von jemandem liegen geblieben sind. Die Migration beginnt mit einer Bestandsaufnahme dessen, was Sie haben: welche Dokumentenkategorien existieren, für welche Jahre, in welchem Umfang. Digitale Dokumente werden in großen Mengen hochgeladen, mit einer Zuordnung zwischen den Namen der bestehenden Ordner und den Kategorien des Aktenverzeichnisses, sodass die alte Struktur nicht verloren geht, sondern übertragen wird. Papierdokumente werden schrittweise gescannt, beginnend mit den häufig eingesehenen und den Dokumenten, deren Aufbewahrungsfrist sich dem Ende nähert. Für jede Archiveinheit wird auch der physische Standort — Regal, Karton, Aktenordner — festgehalten, damit Sie vom Suchergebnis direkt zum Papierdokument gelangen, solange es noch existiert.
Das Magazin verschwindet nicht, wenn das Archiv digital wird
Das rumänische Archivgesetz verlangt nicht nur zu wissen, WAS aufbewahrt wird, sondern auch WO. Solange die Papierakten existieren, muss jemand sofort sagen können, in welchem Kasten, in welchem Regal und in welchem Magazin eine Archiveinheit liegt — und genau das wird bei einer Prüfung kontrolliert. In 4docs.net ist das Magazin eine reale Struktur: Magazin, Raum, Regal, Fach, Kasten, jeweils mit Code und, wenn gewünscht, angegebener Kapazität, damit ein Kasten nicht mehr aufnimmt, als hineinpasst. Jeder Kasten kann sein eigenes Etikett mit der Liste der enthaltenen Einheiten drucken. Verlässt eine Akte das Magazin, verlässt sie es mit einem Nachweis: wer sie genommen hat, wozu, bis wann — und nicht fristgerecht zurückgegebene Akten werden gesondert aufgeführt, denn eine Akte, die ging und nie zurückkam, ist die einzige Art, wie ein Archiv wirklich Dokumente verliert. Die Einsichtnahme vor Ort wird getrennt von der eigentlichen Ausleihe erfasst, weil das Risiko nicht dasselbe ist. Und Bewegungen zwischen Abteilung und Archiv, zum Nationalarchiv oder zu einem vertraglich gebundenen externen Magazin werden über Übergabeprotokolle festgehalten, mit der Liste der Einheiten und der Blattzahl — nicht über E-Mails und Erinnerung.
Wie lange jedes Dokument aufbewahrt werden muss
Die Fristen sind nicht einheitlich und lassen sich nicht erraten. Das Buchhaltungsgesetz (Gesetz 82/1991) verlangt in der Regel die Aufbewahrung von Registern und Belegen für 10 Jahre, und Lohn- und Gehaltslisten für 50 Jahre — weil aus ihnen die Beschäftigungsdauer rekonstruiert wird. Für einen Teil der Finanz- und Buchhaltungsdokumente sieht die Regelung eine kürzere Frist von 5 Jahren vor (OMFP 2634/2015). Andere Kategorien haben Fristen, die durch das vom Unternehmen genehmigte Aktenverzeichnis festgelegt werden, nach der Logik des Nationalarchivgesetzes (Gesetz 16/1996). In 4docs.net ist die Frist eine Eigenschaft der Kategorie, nicht der Datei: Sie legen sie einmal im Aktenverzeichnis fest, und sie gilt automatisch für alle Dokumente, die dort einlaufen, wobei die Ablauf-Warnung vorher kommt, nicht danach.
Der rechtliche Wert des elektronisch archivierten Dokuments
Ein in einen Ordner geworfener Scan hat für sich genommen keinen Beweiswert. Das Gesetz 135/2007, das die Archivierung von Dokumenten in elektronischer Form regelt, knüpft den rechtlichen Wert an einen Rahmen: Das archivierte Dokument muss unversehrt, identifizierbar, mit Metadaten versehen und während der gesamten Aufbewahrungsfrist zugänglich sein, und die Verwaltung des elektronischen Archivs erfolgt unter den gesetzlich vorgesehenen Bedingungen. 4docs.net liefert Ihnen den Teil, der die interne Disziplin betrifft: verpflichtende Metadaten, ein beim Hochladen berechneter Integritätsnachweis, ein Zugriffsprotokoll und automatisch angewandte Aufbewahrung. Für Dokumente, bei denen das Gesetz eine Unterschrift verlangt, erfolgt die Unterzeichnung gesondert — für Vertragsverwaltung und digitale Signatur siehe die Schwesterplattform 4mycontracts.net.
