Il percorso si definisce una volta sola, non per ogni documento
Ogni azienda ha regole proprie: una fattura ricevuta viene verificata dalla persona che ha effettuato l'ordine, poi dal reparto finanziario; una richiesta di necessità che supera una certa soglia sale alla direzione; una nota interna del personale passa dalle risorse umane. Queste regole esistono già, ma di solito solo nella testa di poche persone. In 4docs.net le scrive una volta sola, sotto forma di percorsi attivati automaticamente dal tipo di documento, dal reparto che lo avvia o dal suo valore. Da quel momento in poi, il sistema instrada correttamente ogni volta, anche quando la persona che "sapeva come si fa" è in ferie o ha lasciato l'azienda.
Approvazione in parallelo o in sequenza, secondo quanto richiede la realtà
Non tutti i documenti devono passare per una catena. Spesso vuole che due reparti guardino contemporaneamente, per guadagnare giorni — è il caso delle verifiche indipendenti, che non dipendono l'una dall'altra. Altre volte l'ordine è essenziale: prima la verifica tecnica, solo dopo quella finanziaria, perché la seconda si basa sulla prima. La piattaforma supporta entrambi i modelli e le loro combinazioni, con passaggi opzionali e passaggi condizionati. Ogni approvatore vede il documento, gli allegati e le osservazioni degli altri e registra la propria decisione direttamente in piattaforma, senza scaricare né reinviare nulla.
Scadenze, promemoria ed escalation
Un percorso senza scadenze si trasforma rapidamente nella stessa e-mail dimenticata, solo con un'altra interfaccia. Per questo ogni passaggio ha una propria scadenza, e il responsabile riceve un promemoria prima della scadenza. Se il termine passa, la regola di escalation può far salire automaticamente la decisione al superiore o avvisare l'iniziatore. L'effetto pratico non è punire chi ritarda, ma la visibilità: la direzione vede su un unico schermo dove si accumulano i ritardi e può intervenire sulla causa — un reparto sottodimensionato, un percorso troppo lungo, un passaggio che non era necessario.
Cosa resta dopo che il documento è stato approvato
Alla fine del percorso, il documento non scompare in una cartella: passa nell'archivio elettronico, nella categoria del titolario a cui corrisponde, con il relativo termine di conservazione e con l'intera cronologia delle approvazioni allegata. Questo significa che, tra due anni, in occasione di una verifica, potrà mostrare non solo il documento, ma anche il suo percorso: chi lo ha avviato, chi lo ha approvato, quando e con quali osservazioni. Se il documento deve anche essere firmato con valore giuridico, la firma avviene al di fuori di 4docs — per i contratti e la firma digitale, si veda la piattaforma sorella 4mycontracts.net.
