Termini e condizioni

1. Accettazione dei Termini

Accedendo al Servizio o utilizzandolo, Lei conferma di aver letto e di accettare i presenti Termini. Se non è d'accordo, non utilizzi il Servizio.

2. Idoneità e account

Deve avere la capacità legale di stipulare un contratto. Lei è responsabile della riservatezza delle credenziali del proprio account e di tutte le attività svolte tramite il Suo account.

3. Descrizione del Servizio

Il Servizio è una piattaforma di gestione documentale aziendale (DMS), offerta come software fornito come servizio (SaaS). Nei limiti del piano contrattuale sottoscritto, il Servizio include: l'archiviazione elettronica dei documenti su una struttura di fondo e inventario, il registro di protocollo elettronico con assegnazione automatica dei numeri di protocollo per la corrispondenza in entrata e in uscita, il circuito interno di approvazione dei documenti, il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) con ricerca full-text, le regole di conservazione per categoria di documenti e la condivisione sicura con registro degli accessi.

Il Servizio non include la gestione del ciclo di vita dei contratti e non include l'emissione o la convalida di firme elettroniche. Tali servizi sono offerti separatamente, all'interno dello stesso ecosistema, da 4mycontracts.net.

Le funzionalità possono essere modificate o aggiornate nel tempo. Alcune funzionalità possono essere in versione beta e sono fornite «così come sono».

4. Abbonamenti, tariffe e pagamento

Se il Servizio è offerto a pagamento, Lei accetta di pagare le tariffe e i costi applicabili, come descritti nelle pagine di acquisto o in un modulo d'ordine/contratto. Salvo diversa indicazione, le tariffe non sono rimborsabili.

Passaggio a un piano superiore (upgrade). Può passare in qualsiasi momento a un piano con prezzo più elevato, direttamente dal pannello dell'account. L'upgrade produce effetto immediato: le funzionalità e i limiti del nuovo piano si attivano non appena l'upgrade è confermato. Per il ciclo di fatturazione in corso, Lei paga solo la differenza di prezzo tra il nuovo piano e il piano attuale, calcolata proporzionalmente ai giorni residui del ciclo, secondo la formula: (prezzo del nuovo piano − prezzo del piano attuale) × (giorni residui ÷ numero totale di giorni del ciclo di fatturazione in corso). La data di rinnovo non cambia; a partire dal rinnovo successivo, l'abbonamento viene fatturato al prezzo intero del nuovo piano. La differenza dovuta per l'upgrade viene addebitata automaticamente, al momento dell'upgrade, tramite il metodo di pagamento salvato per l'abbonamento.

Se passa da un piano prepagato con un intervallo di fatturazione più lungo (ad esempio un piano annuale), o se l'upgrade modifica l'intervallo di fatturazione, il valore non utilizzato del periodo residuo viene convertito automaticamente in un credito di servizio interno associato all'account, applicato ai pagamenti futuri del nuovo abbonamento fino a esaurimento; durante questo periodo potrebbe non verificarsi alcun nuovo addebito. Il credito di servizio non rappresenta denaro: non ha valore in contanti, non è rimborsabile, non è trasferibile e non può essere corrisposto in denaro, coerentemente con il carattere non rimborsabile delle tariffe previsto nella presente sezione. Il passaggio a un piano con prezzo inferiore (downgrade) avviene tramite il servizio di assistenza clienti.

Il passaggio a un piano con spazio di archivio inferiore non elimina i documenti già caricati. Se il volume dell'archivio supera il limite del nuovo piano, il caricamento di nuovi documenti può essere bloccato fino alla liberazione di spazio o fino al ritorno a un piano adeguato; i documenti esistenti restano accessibili ed esportabili.

5. Uso consentito

Lei si impegna a non:

• violare la legge, i diritti di terzi o la riservatezza;
• tentare accessi non autorizzati, scansioni o test di sicurezza senza autorizzazione;
• compromettere il funzionamento del Servizio (malware, bot, scraping, attacchi di tipo DoS);
• decompilare, effettuare reverse engineering o eludere limitazioni tecniche, salvo nei casi consentiti dalla legge;
• caricare nel Servizio documenti che non ha il diritto legale di conservare o trattare.

6. Documenti e contenuti del cliente

Lei conserva i diritti sui documenti, sui metadati e sui contenuti caricati o generati nel Servizio (i «Dati del Cliente»). Lei concede al Fornitore una licenza limitata per ospitare, trattare, trasmettere e visualizzare i Dati del Cliente esclusivamente ai fini della fornitura e del miglioramento del Servizio e per la conformità legale.

La determinazione delle categorie di documenti, dei termini di conservazione applicabili e dei diritti di accesso resta di Sua competenza. Il Fornitore applica le regole di conservazione che Lei configura, ma non verifica né garantisce la loro correttezza giuridica per la Sua attività.

La cancellazione dei documenti alla scadenza del termine di conservazione non viene eseguita automaticamente: le proposte di eliminazione sono soggette all'approvazione di un utente da Lei designato. Una volta approvata, la cancellazione è definitiva e irreversibile; nell'archivio rimane solo la registrazione nel log del fatto che il documento è esistito ed è stato eliminato.

7. Protezione dei dati

In relazione ai documenti e ai dati personali caricati nel Servizio, Lei riveste la qualità di titolare del trattamento, e il Fornitore quella di responsabile del trattamento, ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR). Potrebbe essere necessaria la sottoscrizione di un accordo sul trattamento dei dati (DPA).

Lei è responsabile di disporre di una base giuridica per l'inserimento dei dati personali nel Servizio e per la gestione delle richieste degli interessati, incluse le richieste di cancellazione fondate sull'art. 17 del GDPR. Il Servizio Le mette a disposizione gli strumenti di ricerca, di verifica dei termini di conservazione e di cancellazione necessari per rispondere a tali richieste.

I dati sono conservati su infrastrutture situate nell'Unione Europea e non vengono trasferiti al di fuori di essa.

8. Valore giuridico dei documenti archiviati

Il Servizio applica ai documenti archiviati misure tecniche di integrità — impronta crittografica, versionamento immutabile, marca temporale e registro degli accessi — destinate a supportare la prova che un documento non è stato modificato dopo l'archiviazione.

Il Fornitore non riveste la qualità di amministratore di archivio elettronico accreditato ai sensi della Legge n. 135/2007 sull'archiviazione dei documenti in forma elettronica (ripubblicata). L'utilizzo del Servizio non La esonera dagli obblighi legali di conservazione dei documenti e non sostituisce, di per sé, l'obbligo di conservare l'originale su supporto cartaceo laddove la legge lo richieda, anche ai sensi della Legge sugli Archivi Nazionali n. 16/1996 o della Legge sulla contabilità n. 82/1991.

Le informazioni sui termini legali di conservazione pubblicate su 4docs.net hanno carattere orientativo e non costituiscono consulenza legale.

9. Diritti di proprietà intellettuale

Il Fornitore e i suoi licenzianti detengono tutti i diritti di proprietà intellettuale sul Servizio (software, design, marchi, ecc.). I presenti Termini non Le conferiscono alcun diritto di proprietà sul Servizio.

10. Servizi di terzi

Il Servizio può integrare servizi di terzi e altre applicazioni dell'ecosistema. Il Fornitore non è responsabile per i servizi di terzi, per i relativi termini, per la loro disponibilità o sicurezza.

11. Disponibilità e assistenza

Adottiamo sforzi ragionevoli per garantire la disponibilità, tuttavia non garantiamo un funzionamento ininterrotto. Eventuali livelli di servizio (SLA) si applicano solo se espressamente concordati per iscritto.

12. Sospensione, cessazione e restituzione dell'archivio

Possiamo sospendere o cessare l'accesso se Lei viola i Termini, se la legge lo impone, o per proteggere il Servizio e i suoi utenti. Lei può cessare l'utilizzo del Servizio in qualsiasi momento.

Alla cessazione dell'abbonamento, Le mettiamo a disposizione un'esportazione completa dei documenti e dell'indice dei metadati, disponibile per 30 giorni dalla data di cessazione. Trascorso tale termine, i dati vengono cancellati definitivamente dai nostri sistemi di produzione. È Sua responsabilità scaricare l'esportazione entro tale termine, in particolare per i documenti che la legge Le impone di continuare a conservare.

13. Esclusioni di garanzia

IL SERVIZIO È FORNITO «COSÌ COM'È» E «SECONDO DISPONIBILITÀ». NELLA MISURA MASSIMA CONSENTITA DALLA LEGGE, IL FORNITORE DECLINA QUALSIASI GARANZIA, INCLUSE LE GARANZIE DI COMMERCIABILITÀ, DI IDONEITÀ A UNO SCOPO PARTICOLARE E DI NON VIOLAZIONE DEI DIRITTI DI TERZI.

I risultati del riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) dipendono dalla qualità dei documenti scansionati e sono forniti come strumento di indicizzazione e ricerca; non costituiscono una trascrizione garantita del contenuto del documento.

14. Limitazione di responsabilità

Nella misura massima consentita dalla legge, il Fornitore non è responsabile per danni indiretti, incidentali, speciali, consequenziali o punitivi, né per perdita di profitti, ricavi, dati o reputazione.

15. Manleva

Lei accetta di manlevare e tenere indenne il Fornitore da pretese derivanti dall'utilizzo del Servizio, dai Dati del Cliente o dalla violazione dei Termini o della legge.

16. Modifiche

Possiamo aggiornare i Termini. La versione aggiornata sarà pubblicata su 4docs.net e si applica dalla data indicata.

17. Legge applicabile e controversie

I Termini sono disciplinati dalla legge Romania. I tribunali competenti presso la sede del Fornitore avranno giurisdizione esclusiva, salvo i casi in cui la legge imperativa disponga diversamente.

18. Contatti

Per comunicazioni legali o domande: [email protected].