Accesso per ruolo, non per persona
I diritti concessi persona per persona sembrano semplici all'inizio e diventano impossibili da gestire dopo il trentesimo dipendente. Il modello che regge è quello basato sui ruoli: definisce cosa può fare un ruolo — ad esempio "responsabile risorse umane" o "economista" — e assegna il ruolo alle persone. Quando qualcuno cambia mansione, ne cambia il ruolo, e i diritti si adeguano da soli. Quando lascia l'azienda, disattiva il suo account e tutti i suoi accessi scompaiono contemporaneamente, compresi quelli concessi ad hoc. Sopra i ruoli si collocano i diritti per reparto e per categoria di documenti, in modo che un manager veda tutto ciò che riguarda la sua area, ma nulla delle zone che non lo riguardano.
Link con scadenza per chi non ha un account
Il revisore esterno, l'avvocato, la banca o un partner hanno occasionalmente bisogno di documenti, ma non hanno bisogno di un account permanente. Per loro, la piattaforma genera link con scadenza: sceglie il documento o il fascicolo, la durata di validità e se consentire il download o solo la visualizzazione. Il link può richiedere una password aggiuntiva e può essere revocato in qualsiasi momento, anche prima della scadenza. A differenza di un allegato e-mail, che sfugge definitivamente al controllo nel momento dell'invio, un link resta suo: vede quante volte è stato utilizzato e può chiuderlo quando la collaborazione è terminata.
Filigrana e registro: dissuasione e prova
Nessuna misura tecnica impedisce una fotografia dello schermo. Ciò che può fare è ridurre la tentazione e conservare la prova. La filigrana applicata alla visualizzazione e al download riporta il nome dell'utente, la data e l'ora — e un documento che continua a circolare rivela da solo la propria provenienza. Il registro degli accessi completa il quadro: ogni apertura, download e condivisione resta registrata, con autore e marcatura temporale. In caso di sospetta fuga di informazioni, la domanda "chi ha avuto accesso a questo documento negli ultimi tre mesi?" riceve una risposta esatta, non un elenco di supposizioni.
Condivisione e conformità al GDPR
Molti dei documenti di un'azienda contengono dati personali: fascicoli del personale, attestati, corrispondenza con i dipendenti, dati dei rappresentanti dei partner. Per questi documenti, il controllo dell'accesso non è una preferenza organizzativa, ma un requisito di conformità. Il principio pratico è la minimizzazione: ogni persona vede rigorosamente ciò che le è necessario per il proprio compito. Il registro degli accessi fornisce la seconda componente richiesta — la capacità di dimostrare chi ha avuto accesso a cosa. Insieme alle regole di conservazione, questi sono i due elementi che un controllo verifica per primi quando chiede come sono protetti i dati del suo archivio.
