Software di gestione documentale per le aziende italiane
Classifichi per titolario, non per cartelle. Ogni documento in entrata e in uscita riceve un numero di protocollo automatico, ogni iter approvativo ha una scadenza per passaggio e ogni tipologia documentale porta con sé la propria durata di conservazione. La ricerca full text entra dentro le scansioni con l'OCR: trovi un DDT del 2019 cercando l'importo o il nome del fornitore scritto sul foglio.
- Titolario di classificazione conforme alla Legge 16/1996
- Ricerca OCR nel contenuto dei documenti scansionati
- Cancellazione a scadenza, conforme al GDPR
Che cos'è un sistema di gestione documentale (DMS)?
Un sistema di gestione documentale è l'applicazione in cui un'azienda tiene tutti i suoi documenti in formato elettronico: li protocolla, li classifica per titolario, li manda su un iter approvativo, li cerca per contenuto e li conserva esattamente per il tempo dovuto. Sostituisce la combinazione abituale fra faldoni, una cartella di rete e un registro tenuto in Excel.
4docs.net è un sistema di questo tipo, pensato per la prassi italiana: archiviazione elettronica per titolario, protocollo informatico con numerazione automatica, iter approvativi con scadenza, OCR e durate di conservazione seguite per tipologia documentale, nell'impianto delle Linee guida AgID e del CAD (D.Lgs. 82/2005).
Che cosa puoi fare con 4docs.net
Sei cose concrete, che fai dalla stessa applicazione, senza esportare file da una parte all'altra.
Archivi per titolario, non per cartelle
Organizzi per fondo, ufficio e tipologia documentale. Ogni tipologia porta con sé la propria durata di conservazione e la propria regola di scarto.
Tieni il protocollo in entrata e in uscita
Numero di protocollo automatico, data, ufficio assegnatario e responsabile, con segnatura sul documento, registro giornaliero e distinta di trasmissione.
Metti i documenti su un iter approvativo
Decidi chi approva, in che ordine e in quanti giorni. Il documento non si perde più fra due scrivanie.
Cerchi nel testo, non nel nome dei file
Le scansioni passano dall'OCR: ritrovi un documento partendo da un importo, da una partita IVA o dal nome di un fornitore scritto sul foglio.
Rispetti i tempi di conservazione
Piano di conservazione per tipologia documentale, con elenco di scarto motivato a fine periodo — non una sorpresa il giorno della verifica.
Dai accesso profilato, non copie per e-mail
Condividi con diritti per profilo e link a scadenza, e ogni apertura resta nel log di audit.
Che cosa guadagni e a che cosa devi prepararti
Vantaggi
- Ritrovi qualsiasi documento in pochi secondi, comprese le scansioni vecchie, perché la ricerca entra nel contenuto.
- Il numero di protocollo si assegna da solo: sparisce il registro parallelo tenuto a mano in Excel.
- Le durate di conservazione le segue il sistema, non la memoria di un collega.
- I documenti smettono di circolare come allegati: resta una sola versione, con la sua cronologia.
- Lo spazio di deposito fisico e il costo di trasporto all'archivio esterno si riducono in modo sensibile.
- In caso di verifica hai subito l'elenco dei documenti, chi li ha aperti e quando.
Limiti da mettere in conto
- La migrazione dell'archivio storico richiede tempo: scansione e indicizzazione della carta restano lavoro vero, fatto internamente o affidato a un service di scansione.
- L'OCR non è infallibile su documenti scritti a mano, su carte sbiadite o su scansioni a bassa risoluzione: lì serve comunque un controllo umano.
- Il titolario va pensato una volta, con criterio. Se lo improvvisi, ritrovare i documenti resta difficile come prima.
- La conservazione a norma è un processo con ruoli e regole propri (Linee guida AgID, CAD — D.Lgs. 82/2005): il software la sostiene, ma non sostituisce la nomina del responsabile della conservazione né la scelta di quali originali cartacei continuare a tenere.
Come funziona 4docs.net, in 4 passaggi
Costruisci il titolario di classificazione
Elenchi le tipologie documentali che circolano davvero — DDT, ordini, contratti ricevuti, corrispondenza, verbali — e a ciascuna assegni la durata di conservazione e la regola di scarto. Parti da un modello impostato sull'art. 2220 del Codice Civile e lo adatti alla tua azienda.
Carichi o scansioni i documenti
Ogni documento riceve numero di protocollo, data, ufficio assegnatario e responsabile. L'archivio corrente entra subito; i faldoni storici si scansionano a lotti e passano dall'OCR, così il testo che contengono diventa cercabile.
Lo mandi sull'iter approvativo
Per ogni tipologia stabilisci chi approva, in che ordine e in quanti giorni. Da lì in poi vedi a che passaggio è fermo il documento e da quanto tempo, senza rincorrere le e-mail per capire dove si è bloccato.
Lo conservi per il tempo dovuto, poi lo scarti in modo documentato
Alla scadenza il sistema propone lo scarto. L'eliminazione avviene con elenco motivato e resta registrata nel log di audit, insieme a chi ha aperto o scaricato che cosa.
4docs.net a confronto con gli altri modi di tenere l'archivio aziendale
Ogni soluzione ha il suo posto. La tabella qui sotto confronta quello che conta davvero quando cerchi un documento vecchio, o il giorno in cui arriva una verifica.
| Criterio | 4docs.net | Cartella di rete o NAS | Registro cartaceo o Excel | Cloud generico (SharePoint, Drive, Dropbox) | DMS classico installato in azienda |
|---|---|---|---|---|---|
| Numero di protocollo automatico | Sì, in entrata e in uscita | No | Manuale | No | Sì |
| Ricerca dentro il contenuto del documento | Sì, OCR incluso | Solo sul nome del file | No, si cerca nel registro | Parziale, di norma solo sui file già testuali | Di solito un modulo a parte, con licenza propria |
| Durate di conservazione seguite automaticamente | Sì, in base al titolario | No | Annotate a mano | No | Sì, dopo configurazione |
| Iter approvativo con scadenza per passaggio | Sì, incluso | Per e-mail, senza tracciamento | No | Approvazioni di base, senza scadenza per passaggio | Sì |
| Log di audit sul singolo documento | Sì, a ogni apertura | Limitato ai permessi di cartella | No | Parziale | Sì |
| Che cosa serve per partire | Un account e il titolario dell'azienda | Niente — ma il disordine resta | Niente — ma nulla è ricercabile | Licenze, configurazione e un amministratore | Server, licenze, progetto di implementazione |
SharePoint e i DMS installati in azienda coprono esigenze simili, ma richiedono licenze, configurazione e un amministratore dedicato, e il deposito esterno resta utile per gli originali cartacei da conservare fisicamente. Firma elettronica e ciclo di vita dei contratti non rientrano in questo confronto: sono il mestiere del brand fratello 4mycontracts.net.
Leggi la guida: la gestione documentale in aziendaDove si accumulano più documenti
Il volume di carta non è uguale ovunque. Nei settori qui sotto un documento difficile da trovare costa tempo fatturabile, una sanzione o un giorno di ritardo. Per ciascuno, 4docs.net risolve una cosa diversa.
Scopri i serviziStudi commercialisti e consulenti del lavoro
Il fascicolo di ogni cliente resta completo e ricercabile, senza scaffali di faldoni e senza archivio in cantina.
Edilizia e impiantistica
Permessi, verbali di collaudo e documentazione di cantiere restano legati alla commessa a cui appartengono.
Trasporti e logistica
DDT e documenti di trasporto si ritrovano dal numero o da quello che c'è scritto dentro, non dallo scatolone in magazzino.
Sanità e strutture socio-sanitarie
I documenti della struttura e degli assistiti hanno accesso per profilo, e ogni apertura resta nel log di audit.
Enti locali e società partecipate
Il protocollo in entrata e in uscita numera da solo e i termini di risposta si seguono senza rincorrere nessuno.
Manifattura e metalmeccanica
Schede tecniche, rapporti di qualità e istruzioni di lavoro circolano solo nell'ultima revisione approvata.
Commercio e distribuzione
I documenti dei fornitori e quelli dei punti vendita entrano nello stesso registro, chiunque li scansioni.
Servizi professionali
Fascicoli di progetto, verbali e corrispondenza si archiviano per cliente, con cronologia completa.
4docs.net nella rete 4b2b
L'archivio documentale della tua azienda si affianca alle applicazioni che usi già: i documenti entrano dallo scanner, dalla PEC o dallo storage cloud, e tramite API e webhook avvisano i tuoi sistemi quando arriva un nuovo protocollo o quando scade un termine di conservazione — senza reinserire nulla a mano. Vedi tutte le piattaforme 4b2b
- Entra da qualsiasi fonteLo scanner della reception, la posta aziendale, la cartella nel cloud o un import in blocco: il documento finisce nello stesso registro, con lo stesso numero di protocollo.
- Resta una sola versioneGli allegati smettono di girare. I colleghi ricevono il link al documento, con i diritti di accesso del proprio profilo, e la cronologia resta intera.
- Esce dove ti serveCon API e webhook le applicazioni che già usi sanno subito che è arrivato un documento nuovo o che una durata di conservazione è arrivata a scadenza.
Ritrovi il documento da quello che c'è scritto dentro, non dal nome del file
Ogni documento caricato o scansionato passa dal riconoscimento del testo, e il testo riconosciuto entra nell'indice di ricerca. Cerchi un importo, una partita IVA o il nome di un fornitore letto su un foglio di cinque anni fa e ottieni il documento, la pagina e il fascicolo in cui si trova — comprese le scansioni fatte prima di passare a 4docs.net.
La ricerca lavora solo sui documenti a cui il tuo profilo ha diritto di accesso.
Programma di affiliazione
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