Was ist die elektronische Archivierung von Dokumenten?
Die elektronische Archivierung ist die organisierte, rechtskonforme Aufbewahrung der Unternehmensdokumente in digitaler Form.
Răspuns scurt
- Elektronische Archivierung bedeutet, die Dokumente des Unternehmens in digitaler Form aufzubewahren, strukturiert und mit einer für jeden Typ festgelegten Aufbewahrungsfrist.
- Das ist nicht dasselbe wie „ich scanne und lege die Dateien in einen Ordner": Ein echtes Archiv hat ein Aktenverzeichnis, ein Inventar und eine Zugriffsaufzeichnung.
- Das digitale Format ändert die gesetzlichen Fristen nicht — diese werden pro Dokumenttyp berechnet, nicht pro Trägermedium.
- Der Hauptrahmen in Rumänien ist Gesetz 16/1996, ergänzt durch Gesetz 135/2007 für Dokumente, die in elektronischer Form aufbewahrt werden.
Was das Gesetz sagt (kurz)
- Gesetz 16/1996 (Nationalarchivgesetz): Jedes Unternehmen ist Ersteller und Inhaber von Dokumenten und erstellt sein eigenes Aktenverzeichnis.
- Gesetz 135/2007 (neu veröffentlicht) regelt die Archivierung von Dokumenten in elektronischer Form und die Rolle des Verwalters des elektronischen Archivs.
- Das Buchhaltungsgesetz 82/1991 legt als allgemeine Regel 10 Jahre für Register und Belege sowie 50 Jahre für Lohn- und Gehaltslisten fest.
- OMFP 2634/2015 sieht für einen Teil der Finanz- und Buchhaltungsdokumente eine kürzere Frist von 5 Jahren vor.
- Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 5 Abs. 1 lit. e: personenbezogene Daten werden nicht länger aufbewahrt, als es für den Zweck erforderlich ist.
Praktische Beispiele
- Ein Unternehmen mit 40 Mitarbeitern scannt 12 Aktenordner mit internen Entscheidungen, indexiert sie nach Jahr und Abteilung und gibt drei Lagerregale frei.
- Ein per E-Mail eingegangener Warenbegleitschein wird direkt digital mit Registriernummer erfasst und nicht mehr ausgedruckt.
- Die Personalakte eines Mitarbeiters wird bei dessen Ausscheiden geschlossen, aber die zugehörige Lohn- und Gehaltsliste bleibt 50 Jahre im Archiv.
- Eine 2019 ausgestellte Betriebsgenehmigung ist 2026 in derselben Form auffindbar, mit ihrer vollständigen Zugriffshistorie.
Häufige Fehler
- Das Archiv ist in Wirklichkeit ein gemeinsamer Ordner: ohne Aktenverzeichnis, ohne Inventar, ohne Fristen.
- Dokumente werden ohne OCR gescannt, sie existieren also im Archiv, können aber nicht anhand ihres Inhalts gefunden werden.
- Die Löschung erfolgt „wenn die Festplatte voll ist", nicht bei Ablauf der gesetzlichen Frist.
- Niemand kann sagen, wer ein Dokument geöffnet oder heruntergeladen hat und wann.
- Das Papier wird vernichtet, ohne vorher zu prüfen, ob für diesen Dokumenttyp das Original verpflichtend ist.
Wie 4docs Ihnen hilft
- Sie strukturieren das Archiv nach Bestand, Inventar und Dokumenttyp, genau wie im Aktenverzeichnis des Unternehmens.
- Jede Datei erhält eine Aufbewahrungsfrist und ein automatisch berechnetes Ablaufdatum.
- Sie suchen im Inhalt der gescannten Dokumente, nicht nur im Dateinamen.
- Das Zugriffsprotokoll zeigt, wer jedes Dokument angesehen, heruntergeladen oder freigegeben hat.
Der Vertragslebenszyklus und die digitale Signatur sind nicht Teil von 4docs. Für Verträge und digitale Signatur gibt es ein dediziertes Produkt im Ökosystem: 4mycontracts.net