Wie lange werden Buchhaltungsdokumente aufbewahrt? Gesetzliche Fristen

Wie lange werden Buchhaltungsdokumente aufbewahrt?

Die Aufbewahrungsfrist wird pro Dokumenttyp festgelegt und in das Aktenverzeichnis des Unternehmens eingetragen.

Răspuns scurt

Register und Belege werden als allgemeine Regel 10 Jahre ab Abschluss des Geschäftsjahres aufbewahrt (Gesetz 82/1991).
Lohn- und Gehaltslisten werden 50 Jahre aufbewahrt, weil sie zur Feststellung der Rentenansprüche dienen.
Für einen Teil der Finanz- und Buchhaltungsdokumente beträgt die Frist 5 Jahre (OMFP 2634/2015).
Die Frist läuft ab dem Abschluss des Geschäftsjahres, nicht ab dem Datum auf dem Dokument.

Buchhaltungsgesetz 82/1991: 10 Jahre für Register und Belege, 50 Jahre für Lohn- und Gehaltslisten.
OMFP 2634/2015: Für einen Teil der Finanz- und Buchhaltungsdokumente beträgt die Aufbewahrungsfrist 5 Jahre.
Gesetz 16/1996: Das Unternehmen erstellt sein Aktenverzeichnis, also die Liste der Dokumenttypen mit der jeweiligen Frist.
Verordnung (EU) 2016/679, Art. 5 Abs. 1 lit. e: Nach Ablauf der gesetzlichen Frist werden personenbezogene Daten nicht mehr „für alle Fälle" aufbewahrt.
Die Fristen können sich durch spätere Rechtsvorschriften ändern, und einige Dokumente unterliegen besonderen Regeln — bestätigen Sie die endgültige Liste mit dem Buchhalter des Unternehmens.

Das Journalregister für das Geschäftsjahr 2026 wird als allgemeine Regel bis Ende 2036 aufbewahrt.
Die Lohn- und Gehaltsliste vom Januar 2026 bleibt bis 2076 im Archiv, selbst wenn sich das Unternehmen zwischenzeitlich umstrukturiert.
Ein Beleg mit einer Frist von 5 Jahren, ausgestellt im März 2026, darf erst nach dem 31. Dezember 2031 vernichtet werden.
Bei einer Kontrolle verlangt der Prüfer das Dokument aus dem Jahr 2018: Beträgt die Frist 10 Jahre, muss das Unternehmen es bis 2028 vorlegen können.

Es wird eine einzige Frist von „10 Jahren" auf alle Dokumenttypen angewandt.
Lohn- und Gehaltslisten werden zusammen mit dem Rest der Personalakte vernichtet, obwohl sie eine Frist von 50 Jahren haben.
Dokumente werden unbegrenzt aufbewahrt: Das ist keine Vorsicht, sondern ein DSGVO-Konformitätsrisiko.
Die Frist wird ab dem Dokumentdatum statt ab dem Abschluss des Geschäftsjahres berechnet.
Das Aktenverzeichnis wurde seit Jahren nicht aktualisiert, obwohl das Unternehmen neue Dokumenttypen hinzugefügt hat.

Aktenverzeichnis mit einer für jeden Dokumenttyp konfigurierten Aufbewahrungsfrist.
Das Ablaufdatum wird automatisch ab dem Abschluss des Geschäftsjahres berechnet.
Sie erhalten eine Warnung, wenn eine Akte den Monat erreicht, in dem sie vernichtet werden kann.
Aus dem Archiv entfernte Dokumente bleiben in einem Vernichtungsregister festgehalten.