Was bedeutet rechtsgültige Archivierung?
Ein digital aufbewahrtes Dokument hat nur dann Wert, wenn Sie nachweisen können, dass es nach der Erfassung nicht verändert wurde.
Răspuns scurt
- Rechtsgültige Archivierung bedeutet, dass das digital aufbewahrte Dokument genau wie das Original als Beweismittel verwendet werden kann.
- Der Referenzrahmen in Rumänien ist Gesetz 135/2007 über die Archivierung von Dokumenten in elektronischer Form.
- Die Grundvoraussetzungen sind die Unversehrtheit des Dokuments, die Identifizierung der Quelle, die Zugriffsaufzeichnung und die Aufbewahrung während der gesamten gesetzlichen Frist.
- Das Gesetz sieht auch die Rolle eines akkreditierten Verwalters des elektronischen Archivs vor, für Situationen, in denen dies ausdrücklich verlangt wird.
Eine vorsichtige Formulierung ist hier wichtig: Prüfen Sie für jeden Dokumenttyp, ob das Gesetz die Aufbewahrung des Papieroriginals oder die Hinterlegung bei einem akkreditierten Verwalter des elektronischen Archivs vorschreibt.
Was das Gesetz sagt (kurz)
- Gesetz 135/2007 (neu veröffentlicht) legt die Regelung für das in elektronischer Form archivierte Dokument und die Rolle des Verwalters des elektronischen Archivs fest.
- Gesetz 16/1996 schreibt die Pflichten des Dokumentenerstellers unabhängig vom verwendeten Trägermedium vor.
- Gesetz 82/1991 und OMFP 2634/2015 legen die Fristen für Finanz- und Buchhaltungsdokumente fest, die auch im digitalen Archiv einzuhalten sind.
- Verordnung (EU) 2016/679, Art. 5 Abs. 1 lit. e: Die Aufbewahrung bleibt auf den angegebenen Zweck beschränkt, selbst wenn das Dokument Beweiswert hat.
Praktische Beispiele
- Ein gescanntes Abnahmeprotokoll bleibt nur dann als Beweismittel nützlich, wenn Sie nachweisen können, dass die Datei nach der Erfassung nicht ersetzt wurde.
- In einem Rechtsstreit lautet die erste praktische Frage „wer hatte wann Zugriff auf das Dokument" — die Antwort liefert das Zugriffsprotokoll.
- Eine 2019 genehmigte interne Entscheidung muss 2026 in genau derselben Form auffindbar sein, mit der angehängten Freigabehistorie.
- Eine Genehmigung mit abgelaufener Gültigkeit bleibt bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist im Archiv — sie wird nicht bei Ablauf der Gültigkeit gelöscht.
Häufige Fehler
- „Gescannt" wird mit „rechtsgültig archiviert" verwechselt.
- Das Dokument liegt in einem Ordner, in dem jeder die Datei mit einer neuen Version überschreiben kann.
- Das Papieroriginal wird vernichtet, ohne vorher die Regeln für diesen Dokumenttyp zu prüfen.
- Es gibt kein Protokoll, das die Historie des Dokuments zeigt.
- Die Sicherungskopie wird auf demselben Server wie das Archiv aufbewahrt.
Wie 4docs Ihnen hilft
- Die erfasste Version wird gesperrt: spätere Änderungen werden zu neuen Versionen und überschreiben nicht das Original.
- Vollständiges Zugriffsprotokoll, exportierbar für Kontrollen oder Rechtsstreitigkeiten.
- Struktur nach Bestand und Inventar, gemäß dem Aktenverzeichnis.
- Export der vollständigen Akte, mit Dokumenten und Historie, in einem einzigen Archiv.
Die elektronische Signatur im Sinne der eIDAS-Verordnung 910/2014 ist keine 4docs-Funktion. Für Verträge und digitale Signatur nutzen Sie das dedizierte Produkt: 4mycontracts.net