Che cosa significa archiviazione con valore legale?
Un documento conservato in digitale ha valore solo se puoi dimostrare che non è stato modificato dopo la registrazione.
Răspuns scurt
- L'archiviazione con valore legale significa che il documento conservato in digitale può essere usato come prova, esattamente come l'originale.
- Il quadro di riferimento in Romania è la Legge 135/2007 sull'archiviazione dei documenti in forma elettronica.
- Le condizioni di base sono l'integrità del documento, l'identificazione della fonte, la tracciabilità degli accessi e la conservazione per l'intera durata del termine legale.
- La legge prevede anche il ruolo dell'amministratore di archivio elettronico accreditato, per le situazioni in cui è richiesto espressamente.
La formulazione prudente è importante: verifica per ogni tipo di documento se la legge impone la conservazione dell'originale cartaceo o il deposito presso un amministratore di archivio elettronico accreditato.
Cosa dice la legge (in breve)
- La Legge 135/2007 (ripubblicata) stabilisce il regime del documento archiviato in forma elettronica e il ruolo dell'amministratore di archivio elettronico.
- La Legge 16/1996 impone gli obblighi del creatore di documenti indipendentemente dal supporto utilizzato.
- La Legge 82/1991 e l'OMFP 2634/2015 fissano i termini per i documenti contabili-finanziari, che devono essere rispettati anche nell'archivio digitale.
- Regolamento (UE) 2016/679, art. 5, par. 1, lett. e): la conservazione resta limitata alla finalità dichiarata, anche se il documento ha valore probatorio.
Esempi pratici
- Un verbale di collaudo scansionato resta utile come prova solo se puoi dimostrare che il file non è stato sostituito dopo la registrazione.
- In una controversia, la prima domanda pratica è "chi ha avuto accesso al documento e quando" — la risposta viene dal registro degli accessi.
- Una decisione interna approvata nel 2019 deve ritrovarsi nel 2026 esattamente nella stessa forma, con la cronologia delle approvazioni allegata.
- Un'autorizzazione con validità scaduta resta in archivio fino al compimento del termine di conservazione, non viene cancellata alla scadenza.
Errori frequenti
- Si confonde "scansionato" con "archiviato con valore legale".
- Il documento si trova in una cartella dove chiunque può sovrascrivere il file con una nuova versione.
- Si distrugge l'originale cartaceo senza la verifica preliminare delle regole per quel tipo di documento.
- Non esiste alcun registro che mostri la cronologia del documento.
- La copia di backup viene tenuta sullo stesso server dell'archivio.
Come ti aiuta 4docs
- La versione registrata viene bloccata: le modifiche successive diventano nuove versioni, non sovrascrivono l'originale.
- Registro degli accessi completo, esportabile per un controllo o una controversia.
- Struttura per fondo e inventario, conforme al titolario di classificazione.
- Esportazione del fascicolo completo, con documenti e cronologia, in un unico archivio.
La firma elettronica ai sensi del Regolamento eIDAS 910/2014 non è una funzione di 4docs. Per contratti e firma digitale usa il prodotto dedicato: 4mycontracts.net