Wie gestalten Sie den Dokumentenumlauf in einem Unternehmen?
Ein guter Umlauf hat drei Elemente: ein erfasstes Dokument, klare Schritte und eine Frist für jeden Schritt.
Răspuns scurt
- Sie gehen vom erfassten Dokument aus: Ohne Registriernummer gibt es keinen Umlauf.
- Sie definieren die Schritte — wer empfängt, wer prüft, wer genehmigt, wer archiviert.
- Jeder Schritt hat eine Frist und eine namentlich benannte verantwortliche Person, nicht eine ganze Abteilung.
- Am Ende geht das Dokument automatisch mit der gesamten Freigabehistorie ins Archiv über.
Was das Gesetz sagt (kurz)
- Gesetz 16/1996: Das Dokument muss am Ende des Umlaufs auffindbar sein und mit festgelegter Aufbewahrungsfrist an das Archiv übergeben werden.
- Gesetz 135/2007: Die Freigabehistorie ist Teil des in elektronischer Form aufbewahrten Dokuments.
- Verordnung (EU) 2016/679: Der Zugriff im Umlauf wird nur den am jeweiligen Schritt beteiligten Personen gewährt, nicht dem gesamten Unternehmen.
- Finanz- und Buchhaltungsdokumente, die den Umlauf durchlaufen, unterliegen weiterhin den Fristen aus Gesetz 82/1991 und OMFP 2634/2015.
Praktische Beispiele
- Eingehende Rechnung: Dokumentenregister → Prüfung durch den Einkaufsverantwortlichen → Zahlungsfreigabe → Archiv, mit einer Gesamtfrist von 5 Arbeitstagen.
- Urlaubsantrag: direkter Vorgesetzter (1 Tag) → Personalabteilung (1 Tag) → Personalakte.
- Interne Entscheidung: Ausarbeitung → juristische Prüfung (2 Tage) → Genehmigung durch den Geschäftsführer → Mitteilung an die Abteilungen.
- Ein Warenbegleitschein erreicht gleichzeitig das Lager und den Einkauf, auf zwei parallelen Zweigen des Umlaufs.
Häufige Fehler
- Der Umlauf findet per E-Mail statt, sodass niemand weiß, bei wem das Dokument gerade liegt.
- Die Schritte haben keine Frist, und Dokumente bleiben wochenlang liegen.
- Die Genehmigung wird von einer Gruppe statt von einer Person verlangt, wodurch die Verantwortung verwässert wird.
- Das genehmigte Dokument bleibt im Posteingang liegen und gelangt nie ins Archiv.
- Es gibt keine Vertretungsregelung während des Urlaubs, sodass der Umlauf zum Stillstand kommt.
Wie 4docs Ihnen hilft
- Konfigurierbare Umläufe nach Dokumenttyp, mit sequenziellen oder parallelen Schritten.
- Frist und Warnung für jeden Schritt, plus ein Bericht über verspätete Dokumente.
- Automatische Vertretung bei Abwesenheit der verantwortlichen Person.
- Automatische Archivierung am Ende, mit der am Dokument angehängten Freigabehistorie.
Handelt es sich bei dem umlaufenden Dokument um einen Vertrag, der auch digital unterschrieben werden muss, nutzen Sie das dedizierte Produkt im Ökosystem: 4mycontracts.net