Warum die manuelle Nummerierung zuerst versagt
Ein manuell geführtes Register funktioniert, solange nur eine Person Dokumente erfasst. Sobald es zwei Personen, zwei Arbeitsstellen oder einen Tag mit hohem Aufkommen gibt, treten doppelte Nummern, übersprungene Nummern und rückwirkend „passend gemachte" Einträge auf. Die Folge ist nicht nur kosmetisch: eine Registriernummer, die nicht belegt werden kann, schwächt genau den Nachweis, den sie erbringen soll — dass das Dokument an einem bestimmten Datum im Unternehmen eingegangen ist. Im elektronischen Dokumentenregister wird die Nummer vom System zum Zeitpunkt der Erfassung aus einer für Register und Jahr eindeutigen Folge erzeugt. Sie kann nicht manuell bearbeitet und nicht wiederverwendet werden, und jede Stornierung bleibt als Stornierung sichtbar, nicht als Lücke in der Reihe.
Von der Erfassung zum Verantwortlichen, in einem Schritt
Der häufigste Zeitverlust liegt nicht in der Erfassung selbst, sondern im Weg des Dokuments danach. In 4docs.net ist die Zuweisung Teil des Erfassungsformulars: Sie wählen die Abteilung oder Person und die Frist, und der Verantwortliche erhält das Dokument sofort, samt Anlagen. Die Phase „ich lege es auf den Schreibtisch und sage ihm Bescheid" entfällt. Das Dokument hat vom ersten Moment an einen Eigentümer und ein Datum, bis zu dem es bearbeitet werden muss, und sein Status ist für alle Berechtigten sichtbar. Ist die Angelegenheit komplex und betrifft mehrere Abteilungen, kann das Dokument direkt in ein im Modul für den Dokumentenumlauf konfiguriertes Freigabeverfahren einlaufen.
Fristen, Warnungen und unbeantwortet gebliebene Dokumente
Die Korrespondenz mit Behörden, Partnern und Mitarbeitern ist fast immer mit einer Frist verbunden — manchmal gesetzlich vorgeschrieben, manchmal durch den kaufmännischen Hausverstand. Das elektronische Dokumentenregister übernimmt die Verfolgung dieser Fristen für Sie: Jedes erfasste Dokument hat eine Fälligkeit, und der Verantwortliche erhält die Warnung vorher, nicht danach. Die Geschäftsleitung wiederum erhält eine kurze, im positiven Sinne unbequeme Liste: Dokumente, deren Frist naht, und bereits überfällige Dokumente, gruppiert nach Abteilungen. Die Erfahrung aus Implementierungen zeigt, dass diese eine Liste das Verhalten stärker verändert als jedes schriftliche Verfahren, weil sie das Gespräch von „ich wusste es nicht" zu „ich habe es gesehen und entschieden" verschiebt.
Übergabescheine und die Weitergabe zwischen Abteilungen
Wenn Dokumente zwischen Arbeitsstellen zirkulieren oder einem Kurier übergeben werden, bleibt der Übergabeschein notwendig. Statt jedes Mal neu getippt zu werden, wird er aus der Auswahl der Dokumente erzeugt: Sie wählen, was Sie an wen übergeben, und die Plattform erstellt die nummerierte Liste mit Registriernummer, Absender und Datum. Übergebene Dokumente ändern ihren Status automatisch, sodass das Register die Realität widerspiegelt. Dieselbe Logik gilt auch beim Jahresabschluss: Das Inventar der erfassten Dokumente wird aus dem Register erzeugt, nicht aus der Erinnerung rekonstruiert.
