Wie organisieren Sie das elektronische Dokumentenregister eines Unternehmens?
Das elektronische Dokumentenregister ist das Eingangstor der Dokumente ins Unternehmen und der erste Schritt zum Archiv.
Răspuns scurt
- Sie richten ein einziges Ein- und Ausgangsregister für das gesamte Unternehmen ein.
- Jedes empfangene oder versandte Dokument erhält eine eindeutige Registriernummer in chronologischer Reihenfolge.
- Die Nummer wird automatisch zum Zeitpunkt der Erfassung vergeben und kann danach nicht mehr geändert werden.
- Das erfasste Dokument wird einer verantwortlichen Person mit einer Antwortfrist zugewiesen.
- Am Ende des Ablaufs geht das Dokument automatisch mit seiner gesamten Historie ins Archiv über.
Was das Gesetz sagt (kurz)
- Gesetz 16/1996 verlangt die Erfassung der Dokumente auf Ebene des Erstellers: Das Dokumentenregister ist das erste Glied dieser Erfassung.
- Gesetz 135/2007 erlaubt, das erfasste Dokument in elektronischer Form aufzubewahren, sofern die gesetzlichen Bedingungen eingehalten werden.
- Verordnung (EU) 2016/679: Das Register enthält personenbezogene Daten (Namen, Adressen, in manchen Fällen die persönliche Kennnummer), daher wird der Zugriff nach Rolle beschränkt.
- Finanz- und Buchhaltungsdokumente, die das Register durchlaufen, unterliegen weiterhin den Fristen aus Gesetz 82/1991 und OMFP 2634/2015.
Praktische Beispiele
- Ein am 3. März von einer Behörde eingegangenes Schreiben erhält die Nummer 412/03.03.2026 und wird noch am selben Tag zugewiesen.
- Ein Unternehmen mit drei Arbeitsstellen nutzt ein einziges Register, jedoch mit getrennten Nummernserien pro Arbeitsstelle.
- Ein Versandschein fasst 18 am selben Tag versandte Umschläge zusammen und wird dem Register beigefügt.
- Eine Anfrage mit einer Antwortfrist von 30 Tagen erhält nach 25 Tagen automatisch eine Warnung.
Häufige Fehler
- Jede Abteilung führt ihr eigenes Register in einer Tabellenkalkulation, was zu doppelten Nummern führt.
- Nummern werden im Voraus vergeben, sodass bei einer Kontrolle nicht erklärbare Lücken entstehen.
- Per E-Mail eingegangene Dokumente werden überhaupt nicht erfasst.
- Das Register zeigt nicht, wer das Dokument übernommen hat und an welchem Datum.
- Das Register ist für das gesamte Unternehmen sichtbar, obwohl es personenbezogene Daten enthält.
Wie 4docs Ihnen hilft
- Die Registriernummer wird automatisch vergeben, ohne Lücken und ohne Duplikate.
- Posteingang und -ausgang stehen im selben Register, filterbar nach Jahr, Abteilung oder Absender.
- Versandscheine werden aus einer Auswahl von Dokumenten erzeugt.
- Das erfasste Dokument tritt direkt in das interne Freigabeverfahren ein.