Per quanto tempo si conservano i documenti contabili?
Il termine di conservazione si stabilisce per tipo di documento e viene inserito nel titolario di classificazione dell'azienda.
Răspuns scurt
- I registri e i documenti giustificativi si conservano, come regola generale, 10 anni dalla chiusura dell'esercizio finanziario (Legge 82/1991).
- I prospetti paga si conservano 50 anni, perché servono a stabilire i diritti pensionistici.
- Per una parte dei documenti contabili-finanziari il termine è di 5 anni (OMFP 2634/2015).
- Il termine decorre dalla chiusura dell'esercizio finanziario, non dalla data riportata sul documento.
Cosa dice la legge (in breve)
- Legge sulla contabilità n. 82/1991: 10 anni per i registri e i documenti giustificativi, 50 anni per i prospetti paga.
- OMFP 2634/2015: per una parte dei documenti contabili-finanziari il termine di conservazione è di 5 anni.
- Legge 16/1996: l'azienda redige il proprio titolario di classificazione, cioè l'elenco delle tipologie di documenti con il relativo termine.
- Regolamento (UE) 2016/679, art. 5, par. 1, lett. e): dopo la scadenza del termine legale, i dati personali non vengono più conservati "per ogni evenienza".
- I termini possono essere modificati da atti normativi successivi e alcuni documenti hanno regole speciali — conferma l'elenco definitivo con il commercialista dell'azienda.
Esempi pratici
- Il registro giornale relativo all'esercizio 2026 si conserva, come regola generale, fino alla fine del 2036.
- Il prospetto paga di gennaio 2026 resta in archivio fino al 2076, anche se nel frattempo l'azienda si riorganizza.
- Un documento giustificativo con termine di 5 anni, emesso a marzo 2026, può essere eliminato solo dopo il 31 dicembre 2031.
- In un controllo, l'ispettore richiede il documento del 2018: se il termine è di 10 anni, l'azienda deve poterlo presentare fino al 2028.
Errori frequenti
- Si applica un unico termine, "10 anni", a tutte le tipologie di documenti.
- I prospetti paga vengono distrutti insieme al resto del fascicolo del personale, pur avendo un termine di 50 anni.
- I documenti si conservano all'infinito: non è prudenza, è rischio di non conformità al GDPR.
- Il termine si calcola dalla data del documento, non dalla chiusura dell'esercizio finanziario.
- Il titolario di classificazione non viene aggiornato da anni, pur essendo state aggiunte nuove tipologie di documenti.
Come ti aiuta 4docs
- Titolario con termine di conservazione configurato per ogni tipo di documento.
- La data di scadenza si calcola automaticamente dalla chiusura dell'esercizio finanziario.
- Ricevi un avviso quando un fascicolo entra nel mese in cui può essere eliminato.
- I documenti eliminati dall'archivio restano registrati in un apposito registro delle eliminazioni.