Physisches Archiv oder elektronisches Archiv: Was wählen Sie?
Die Wahl ändert nichts an den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen: Sie ändert nur die Kosten, die Suchzeit und das Verlustrisiko.
Răspuns scurt
- Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind in beiden Varianten identisch.
- Das physische Archiv kostet Platz und Suchzeit; das elektronische Archiv kostet anfängliche Indexierung.
- Für die meisten Unternehmen ist die praktische Lösung eine Mischform: laufende Dokumente elektronisch, solche mit Pflicht zum Papieroriginal im Lager.
- Der Übergang zur Digitalisierung beginnt mit dem Aktenverzeichnis, nicht mit dem Scanner.
Was das Gesetz sagt (kurz)
- Gesetz 16/1996: Die Pflichten obliegen dem Dokumentenersteller, unabhängig vom gewählten Trägermedium.
- Gesetz 135/2007 legt die Bedingungen fest, unter denen das in elektronischer Form aufbewahrte Dokument eine eigene Regelung hat.
- Gesetz 82/1991 und OMFP 2634/2015: Die Fristen für Finanz- und Buchhaltungsdokumente ändern sich bei der Digitalisierung nicht.
- Verordnung (EU) 2016/679, Art. 5 Abs. 1 lit. e: Personenbezogene Daten werden bei Fristablauf in beiden Archivformen vernichtet.
Vergleich nach praktischen Kriterien
| Kriterium | Physisches Archiv | Elektronisches Archiv |
|---|---|---|
| Platzbedarf | etwa 10 Aktenordner pro Regalmeter | kein physischer Platz |
| Suchzeit | Minuten bis Stunden | Sekunden, mit OCR |
| Sicherungskopie | schwer umzusetzen | automatisch, an zwei Standorten |
| Fernzugriff | nein | ja, nach Rolle beschränkt |
| Hauptkosten | Lagerung und Handhabung | Indexierung und OCR am Anfang |
Praktische Beispiele
- Ein Unternehmen mit 25 Mitarbeitern scannt das Archiv der letzten drei Jahre, etwa 18.000 Seiten, und gibt zwei Lagerschränke auf.
- Eine bei einer Kontrolle angeforderte Akte wird in 10 Sekunden gefunden, gegenüber 20–30 Minuten Suche im Lager.
- Lohn- und Gehaltslisten mit einer Frist von 50 Jahren werden elektronisch aufbewahrt, mit Sicherungskopie an zwei verschiedenen Standorten.
- Ein Unternehmen mit einem für 400 Lei pro Monat gemieteten Lager amortisiert die Kosten der Digitalisierung in etwa zwei Jahren.
Häufige Fehler
- Es wird alles gescannt, auch Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist bereits abgelaufen ist.
- Das Papier wird vernichtet, ohne vorher zu prüfen, ob das Original für diesen Dokumenttyp verpflichtend ist.
- Das Aktenverzeichnis wird vor dem Scannen nicht erstellt, sodass das digitale Archiv genauso chaotisch wird wie das physische.
- Es gibt keine Sicherungskopie: eine einzige Festplatte bedeutet einen einzigen Ausfallpunkt.
- Es wird ohne OCR digitalisiert, wodurch genau der Hauptvorteil verloren geht.
Wie 4docs Ihnen hilft
- Massenimport des alten Archivs, mit automatisch angewandtem OCR.
- Aktenverzeichnis und Inventar, erzeugt aus der Struktur nach Bestand und Dokumenttyp.
- Aufbewahrungsfristen und Ablaufwarnungen für jede Kategorie.
- Fernzugriff, nach Rolle beschränkt, sowie befristete Links für Dritte.