Archivio fisico o archivio elettronico: cosa scegli?
La scelta non cambia i termini legali di conservazione: cambia solo il costo, il tempo di ricerca e il rischio di perdita.
Răspuns scurt
- I termini legali di conservazione sono identici in entrambe le varianti.
- L'archivio fisico costa spazio e tempo di ricerca; l'archivio elettronico costa indicizzazione all'inizio.
- Per la maggior parte delle aziende la soluzione pratica è mista: i documenti correnti in digitale, quelli con obbligo di originale cartaceo in deposito.
- Il passaggio al digitale inizia con il titolario di classificazione, non con lo scanner.
Cosa dice la legge (in breve)
- Legge 16/1996: gli obblighi ricadono sul creatore dei documenti, indipendentemente dal supporto scelto.
- La Legge 135/2007 stabilisce le condizioni in base alle quali il documento conservato in forma elettronica ha un regime proprio.
- Legge 82/1991 e OMFP 2634/2015: i termini per i documenti contabili-finanziari non cambiano con la digitalizzazione.
- Regolamento (UE) 2016/679, art. 5, par. 1, lett. e): i dati personali vengono eliminati alla scadenza del termine, in entrambe le varianti di archivio.
Confronto su criteri pratici
| Criterio | Archivio fisico | Archivio elettronico |
|---|---|---|
| Spazio occupato | circa 10 raccoglitori per metro di scaffale | nessuno spazio fisico |
| Tempo di ricerca | da minuti a ore | secondi, con l'OCR |
| Copia di backup | difficile da realizzare | automatica, in due sedi |
| Accesso da remoto | no | sì, limitato in base al ruolo |
| Costo principale | deposito e movimentazione | indicizzazione e OCR all'inizio |
Esempi pratici
- Un'azienda con 25 dipendenti scansiona l'archivio degli ultimi tre anni, circa 18.000 pagine, e libera due armadi di deposito.
- Un fascicolo richiesto in un controllo si trova in 10 secondi, contro 20–30 minuti di ricerca in deposito.
- I prospetti paga, con termine di 50 anni, vengono conservati in digitale, con copia di backup in due sedi diverse.
- Un'azienda con un deposito affittato a 400 lei al mese recupera il costo della digitalizzazione in circa due anni.
Errori frequenti
- Si scansiona tutto, compresi i documenti il cui termine di conservazione è già scaduto.
- Si distrugge la carta prima di verificare se l'originale è obbligatorio per quel tipo di documento.
- Non si redige il titolario prima della scansione, e l'archivio digitale diventa caotico quanto quello fisico.
- Non esiste alcuna copia di backup: un unico disco significa un unico punto di guasto.
- Si digitalizza senza OCR, perdendo esattamente il vantaggio principale.
Come ti aiuta 4docs
- Importazione massiva dell'archivio vecchio, con OCR applicato automaticamente.
- Titolario e inventario generati dalla struttura per fondo e tipo di documento.
- Termini di conservazione e avvisi di scadenza per ogni categoria.
- Accesso da remoto, limitato in base al ruolo, e link a scadenza per terzi.