Comment organiser le registre électronique de l'entreprise ?
Le registre électronique est la porte d'entrée des documents dans l'entreprise et la première étape vers l'archive.
Răspuns scurt
- Vous mettez en place un registre unique d'entrée-sortie pour toute l'entreprise.
- Chaque document reçu ou expédié reçoit un numéro d'enregistrement unique, dans l'ordre chronologique.
- Le numéro est attribué automatiquement au moment de l'enregistrement et ne peut plus être modifié par la suite.
- Le document enregistré est confié à une personne responsable, avec un délai de réponse.
- À la fin du circuit, le document passe automatiquement dans l'archive, avec tout son historique.
Ce que dit la loi (en bref)
- La loi n° 16/1996 sur les Archives nationales impose la tenue des documents au niveau du créateur : le registre électronique est le premier maillon de ce suivi.
- La loi n° 135/2007 relative à l'archivage électronique des documents permet que le document enregistré soit conservé sous forme électronique, dans le respect des conditions fixées par la loi.
- Le Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) : le registre contient des données personnelles (noms, adresses, parfois numéros d'identification personnels), l'accès est donc limité selon le rôle.
- Les documents financiers-comptables qui passent par le registre restent soumis aux délais de la loi comptable n° 82/1991 et de l'Arrêté (OMFP) n° 2634/2015.
Exemples pratiques
- Un courrier reçu d'une autorité le 3 mars reçoit le numéro 412/03.03.2026 et est attribué le jour même.
- Une entreprise avec trois points de travail utilise un registre unique, mais avec des séries distinctes par point de travail.
- Un bordereau d'expédition regroupe 18 plis envoyés le même jour et est joint au registre.
- Une demande avec un délai de réponse de 30 jours reçoit une alerte automatique au bout de 25 jours.
Erreurs fréquentes
- Chaque service tient son propre registre dans un tableur, ce qui produit des numéros en double.
- Les numéros sont attribués à l'avance et laissent des trous impossibles à justifier lors d'un contrôle.
- Les documents reçus par e-mail ne sont pas enregistrés du tout.
- Le registre n'indique pas qui a pris en charge le document ni à quelle date.
- Le registre est visible pour toute l'entreprise, alors qu'il contient des données personnelles.
Comment 4docs vous aide
- Le numéro d'enregistrement est attribué automatiquement, sans trou et sans doublon.
- Les entrées et les sorties se trouvent dans le même registre, filtrable par année, service ou expéditeur.
- Les bordereaux d'expédition sont générés à partir d'une sélection de documents.
- Le document enregistré entre directement dans le circuit interne de validation.