Come organizzi il registro di protocollo elettronico dell'azienda?
Il registro di protocollo elettronico è la porta d'ingresso dei documenti in azienda e il primo passo verso l'archivio.
Răspuns scurt
- Stabilisci un unico registro di entrata e uscita per tutta l'azienda.
- Ogni documento ricevuto o inviato riceve un numero di protocollo univoco, in ordine cronologico.
- Il numero viene assegnato automaticamente al momento della registrazione e non può più essere modificato in seguito.
- Il documento registrato viene assegnato a una persona responsabile, con un termine di risposta.
- Alla fine del circuito, il documento passa automaticamente in archivio, con tutta la sua cronologia.
Cosa dice la legge (in breve)
- La Legge 16/1996 richiede la tracciabilità dei documenti a livello del creatore: il registro di protocollo è il primo anello di questa tracciabilità.
- La Legge 135/2007 consente che il documento registrato venga conservato in forma elettronica, nel rispetto delle condizioni previste dalla legge.
- Regolamento (UE) 2016/679: il registro contiene dati personali (nome, indirizzo, in alcuni casi il codice fiscale personale), quindi l'accesso è limitato in base al ruolo.
- I documenti contabili-finanziari che passano dal registro di protocollo restano soggetti ai termini della Legge 82/1991 e dell'OMFP 2634/2015.
Esempi pratici
- Una lettera ricevuta da un'autorità il 3 marzo riceve il numero 412/03.03.2026 ed è assegnata lo stesso giorno.
- Un'azienda con tre punti di lavoro usa un unico registro, ma con serie distinte per punto di lavoro.
- Una distinta di spedizione raggruppa 18 buste inviate lo stesso giorno e viene allegata al registro.
- Una richiesta con termine di risposta di 30 giorni riceve un avviso automatico al venticinquesimo giorno.
Errori frequenti
- Ogni reparto tiene il proprio registro in un foglio di calcolo, il che produce numeri duplicati.
- I numeri vengono assegnati in anticipo e lasciano vuoti impossibili da giustificare in un controllo.
- I documenti ricevuti via e-mail non vengono registrati affatto.
- Il registro non mostra chi ha ritirato il documento e in quale data.
- Il registro è visibile a tutta l'azienda, pur contenendo dati personali.
Come ti aiuta 4docs
- Il numero di protocollo viene assegnato automaticamente, senza vuoti e senza duplicati.
- Entrate e uscite risiedono nello stesso registro, filtrabile per anno, reparto o mittente.
- Le distinte di spedizione si generano da una selezione di documenti.
- Il documento registrato entra direttamente nel circuito interno di approvazione.