Häufig gestellte Fragen zum Dokumentenmanagement

Es bedeutet, dass das elektronisch archivierte Dokument einem Dritten gegenüber — Kontrollbehörde, Gericht, Prüfer — geltend gemacht werden kann, weil nachgewiesen werden kann, dass es seit der Archivierung nicht verändert wurde. Praktisch sind vier Dinge notwendig: die sichere Identifizierung des Dokuments (kryptografischer Fingerabdruck / Hash), ein Zeitstempel, der den Moment der Archivierung festlegt, verpflichtende Metadaten, die das Dokument beschreiben, und ein Zugriffsprotokoll, das zeigt, wer was damit gemacht hat. Das Rahmengesetz in Rumänien ist Gesetz 135/2007 über die Archivierung von Dokumenten in elektronischer Form, neu veröffentlicht.

Das hängt vom Dokumenttyp ab, und hier ist Vorsicht geboten. Gesetz 135/2007 sieht eine Regelung vor, bei der das archivierte elektronische Dokument dieselben Wirkungen wie das Original erzeugt, doch diese Regelung setzt einen von der zuständigen Behörde akkreditierten Verwalter des elektronischen Archivs voraus. 4docs bereitet die Dokumente genau für diese Regelung vor — Fingerabdruck, Zeitstempel, Metadaten, vollständiges Protokoll —, ersetzt aber nicht die Akkreditierung. Für Dokumente, bei denen das Gesetz ausdrücklich die Aufbewahrung des Papieroriginals verlangt, empfehlen wir ein gemischtes Archiv: Das Original wird aufbewahrt, und 4docs wird zum Werkzeug, mit dem Sie es in Sekunden finden.

Es ist die Liste der Dokumentenkategorien, die das Unternehmen erstellt, jede mit ihrer eigenen Aufbewahrungsfrist. Das Nationalarchivgesetz 16/1996 verlangt es von Erstellern und Inhabern von Dokumenten, und es ist praktisch das Rückgrat des Archivs: Ohne es können Sie weder rechtfertigen, warum Sie ein Dokument gelöscht haben, noch warum Sie ein anderes noch aufbewahren. In 4docs ist das Aktenverzeichnis konfigurierbar, und die Aufbewahrungsfrist wird automatisch auf jedes neue Dokument dieser Kategorie angewandt.

Nein. Nach der Archivierung wird die Datei unveränderbar: Jede Korrektur erfolgt über eine neue, mit der vorherigen verknüpfte Version, und die ursprüngliche Version bleibt im Archiv erhalten. Jede Version hat ihren eigenen kryptografischen Fingerabdruck, sodass jederzeit überprüft werden kann, dass die heute heruntergeladene Datei bitgenau identisch mit der vor drei Jahren archivierten ist.

Innerhalb der Europäischen Union, auf der eigenen Infrastruktur des 4b2b-Ökosystems, mit Verschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand sowie mit täglichen Sicherungskopien. Wir übertragen die Dokumente nicht außerhalb der EU.

Nein. 4docs ist ein Dokumentenmanagementsystem: Archiv, Dokumentenregister, interner Umlauf, OCR, Aufbewahrung. Der Vertragslebenszyklus und die digitale Signatur werden von einer separaten Anwendung im Ökosystem abgedeckt, 4mycontracts.net — für Verträge und digitale Signatur ist das der richtige Ort. Der dort unterschriebene Vertrag kann hier archiviert werden, mit seiner Aufbewahrungsfrist und den Zugriffsrechten des Unternehmens.

Jedes Dokument, das ins Unternehmen hinein- oder herausgeht, erhält eine eindeutige Registriernummer, automatisch vergeben, in streng aufsteigender Reihenfolge, zusammen mit Datum und Uhrzeit. Die Nummer kann nicht wiederverwendet und nicht übersprungen werden: Wird ein Eintrag storniert, bleibt er im Register mit dem Vermerk „storniert" sichtbar, genau wie eine durchgestrichene Zeile in einem Papierregister. Sie können getrennte Register pro Arbeitsstelle oder pro Typ (Eingang, Ausgang, intern) führen, jedes mit eigener Serie und optionalem jährlichen Reset.

Ja. Jedes Register hat eine eigene E-Mail-Adresse: Dorthin gesendete oder weitergeleitete Nachrichten gelangen automatisch ins Dokumentenregister, wobei Anhänge als eigenständige Dokumente extrahiert und der Absender aus dem Nachrichtenkopf übernommen wird. Der Nachrichtentext wird als eigenständiges Dokument aufbewahrt, damit der Kontext nicht verloren geht.

Ja. Das Register wird für jeden Zeitraum als PDF oder XLSX exportiert, gefiltert nach Abteilung, Absender, Empfänger oder Kategorie. Für Versendungen können Sie Übergabescheine erzeugen, mit der Liste der Dokumente, den Empfängern und der Empfangsunterschrift des Kuriers oder Bevollmächtigten.

Nur Benutzer mit der Rolle des Registerverantwortlichen, und nur durch eine begründete Stornierung — nicht durch Löschung. Der Grund, der Autor und der Zeitpunkt bleiben im Protokoll. Die übrigen Benutzer können nur neue Dokumente erfassen und einsehen, wozu sie berechtigt sind.

Der interne Weg, den ein Dokument vom Eingang bis zur Erledigung durchläuft: wer es empfängt, wer es prüft, wer es genehmigt und in welcher Zeit. Sie definieren den Umlauf einmal pro Dokumentkategorie — zum Beispiel eingehende Rechnung: Lager → Abteilungsleiter → Finanzabteilung — und neue Dokumente dieser Kategorie starten automatisch auf diesem Weg.

Jeder Schritt hat eine Frist. Wenn sich die Frist nähert, erhält der Verantwortliche eine Benachrichtigung; ist sie überschritten, erscheint das Dokument auf der Verzögerungsliste des Koordinators, mit der Anzahl der Verzugstage. Sie können jederzeit die Umlaufkarte einsehen: die durchlaufenen Schritte, wer wann freigegeben hat, den aktuellen Schritt und wer ihn gerade bearbeitet.

Nein, und dieser Unterschied ist wichtig. Die Freigabe im Umlauf ist eine im Protokoll erfasste interne Handlung — authentifizierter Benutzer, Zeitpunkt, Entscheidung, Anmerkungen — die als Nachweis des internen Ablaufs dient. Sie ist keine elektronische Signatur im Sinne der eIDAS-Verordnung 910/2014. Wenn Sie eine rechtsverbindliche Unterschrift gegenüber Dritten benötigen, nutzen Sie 4mycontracts.net.

Ja. Jeder Benutzer kann für einen Zeitraum einen Vertreter festlegen, und Dokumente, die ihn erreicht hätten, werden automatisch an den Vertreter weitergeleitet. Die Delegation ist im Protokoll ersichtlich: Es bleibt festgehalten, dass die Freigabe im Rahmen einer Delegation erteilt wurde, von wem und für welchen Zeitraum.

Bei gedruckten Dokumenten, gerade bei 300 dpi gescannt und auf Rumänisch mit diakritischen Zeichen, liegt die Genauigkeit auf Zeichenebene üblicherweise über 98 %. Sie sinkt spürbar bei Scans mit 150 dpi, bei schräg fotografierten Aufnahmen, bei verblasstem Thermopapier (Kassenbons) und bei Formularen mit Stempeln über dem Text. Handschrift wird nicht zuverlässig erkannt, und wir behandeln sie auch nicht als solche. Bei nativ digitalen Dokumenten (erzeugtes PDF, kein Scan) wird kein OCR angewandt — der Text wird direkt und ohne Verluste extrahiert.

Sie können den indexierten Text manuell korrigieren, ohne die Originaldatei anzutasten — die Korrektur betrifft nur die Suchebene. Dokumente mit niedrigem Erkennungswert werden automatisch markiert, damit Sie wissen, wo Sie nachsehen müssen; bei einem großen Stapel können Sie sie filtern und nach einem besseren erneuten Scan neu verarbeiten.

Jedes Wort im Inhalt des Dokuments, nicht nur im Dateinamen: eine Rechnungsnummer, einen Personennamen, eine Steuernummer, einen Betrag, eine Formulierung aus einem Protokoll. Die Suche kombiniert den Text mit Metadatenfiltern — Kategorie, Datumsbereich, Abteilung, Aussteller, Registriernummer — und berücksichtigt diakritische Zeichen, sodass „das Protokoll" und „das protokoll" dasselbe Dokument finden.

Nein. Die Ergebnisse werden nach Ihren Rechten gefiltert: Ein Dokument, das Sie nicht einsehen dürfen, erscheint nicht in der Liste und wird Ihnen in keiner Form angezeigt. Andernfalls würde die Suche zu einem Weg, über den Informationen über die Existenz vertraulicher Dokumente durchsickern könnten.

Die allgemeine Regel aus dem Buchhaltungsgesetz Nr. 82/1991 lautet 10 Jahre für Buchhaltungsregister und Belege, berechnet ab Abschluss des Geschäftsjahres, in dem sie erstellt wurden. Die am schwersten zu merkende Ausnahme: Lohn- und Gehaltslisten werden 50 Jahre aufbewahrt, weil sie zur Feststellung der Rentenansprüche dienen. Für einen Teil der Finanz- und Buchhaltungsdokumente sehen die Durchführungsvorschriften (OMFP 2634/2015) eine verkürzte Frist von 5 Jahren vor. In 4docs wird die Frist der Kategorie zugeordnet — Sie müssen sie sich nicht merken.

Wenn die Aufbewahrungsfrist eines Dokuments abläuft, verschwindet es nicht automatisch. Es gelangt in eine Liste von Vernichtungsvorschlägen, die der Archivverantwortliche überprüft und freigibt — genau die Logik des klassischen archivarischen Auswahlprotokolls. Nach der Freigabe wird die Datei endgültig gelöscht, und im Archiv bleibt nur die Aufzeichnung, dass sie existierte und vernichtet wurde: Kategorie, Zeitraum, Datum, wer freigegeben hat.

Das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) ist nicht absolut: Es gilt nicht, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht erforderlich ist. Praktisch muss ein unaufgefordert eingegangener und „für die Zukunft" aufbewahrter Lebenslauf auf Antrag gelöscht werden; eine Lohn- und Gehaltsliste oder eine Rechnung dagegen nicht, weil die gesetzliche Frist Vorrang hat. 4docs hilft Ihnen, den Antrag korrekt zu bearbeiten: Sie suchen alle Dokumente, die die Person betreffen, sehen für jedes die Grundlage und die Frist, löschen, was gelöscht werden kann, und dokumentieren begründet, was bleibt. Die begründete Antwort ist selbst der Nachweis der Konformität.

Durch Aufbewahrungsfristen, die den Kategorien und nicht den einzelnen Dokumenten zugeordnet sind. Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO verlangt, dass Daten nicht länger als nötig aufbewahrt werden; in der Praxis bedeutet das, für jede Kategorie zeigen zu können, wie lange Sie sie aufbewahren und warum. Die Berichte in 4docs listen genau das auf, wobei Dokumente, die ihre Frist überschritten haben, gesondert hervorgehoben werden.

Ja. Sie können eine Aufbewahrungssperre („Legal Hold") auf ein Dokument oder eine ganze Akte legen: Solange sie aktiv ist, kann das Dokument nicht zur Vernichtung vorgeschlagen werden, unabhängig davon, ob die Frist abgelaufen ist. Die Sperre, der Grund und wer sie eingerichtet hat, bleiben im Protokoll erhalten.

Die Rechte werden nach Rolle und Dokumentkategorie vergeben, nicht Datei für Datei. Ein Buchhalter sieht die Finanzkategorien, ein Personalverantwortlicher sieht die Personalakten, ein Direktor sieht alles, was zu seiner Abteilung gehört. Darüber hinaus können Sie sensible Akten zusätzlich auf namentlich benannte Personen beschränken. Jede Ansicht, jeder Download und jede Freigabe wird im Zugriffsprotokoll erfasst.

Ja, über einen gesicherten Link: Sie legen das Ablaufdatum fest, ob der Empfänger nur ansehen oder auch herunterladen kann, sowie optional ein Passwort. Nach Ablauf funktioniert der Link nicht mehr, und im Protokoll bleibt festgehalten, wer ihn erstellt hat, an wen er gesendet wurde und wie oft er geöffnet wurde. Sie können einen Link jederzeit widerrufen, auch vor Ablauf.

Den Benutzer, die Aktion (Ansicht, Download, Änderung der Metadaten, Freigabe, Löschung), das Dokument, den Zeitpunkt und die IP-Adresse. Das Protokoll kann von Benutzern nicht bearbeitet oder gelöscht werden, wird für Prüfungen exportiert und mindestens für die Lebensdauer des betreffenden Dokuments aufbewahrt.

Ja. 4docs ist Teil des 4b2b-Ökosystems: derselbe Account, dieselben Zugriffsrechte und dieselbe Rechnung für alle von Ihnen genutzten Anwendungen. Dokumente, die in anderen Ökosystem-Anwendungen erzeugt werden, können direkt ins Archiv gelangen, mit automatisch angewandter Kategorie und Aufbewahrungsfrist.

Ja. Das Partnerprogramm gibt Ihnen einen eindeutigen Empfehlungscode und eine monatlich wiederkehrende Provision aus dem Abonnement jedes Unternehmens, das sich über Sie anmeldet, für die gesamte Dauer seines Abonnements.

Ein Konto und die Dokumente, die Sie bereits haben — gescannt oder nativ digital (PDF, DOCX, XLSX, JPG, exportierte E-Mails). Bei der Aktivierung legen wir gemeinsam das Aktenverzeichnis des Unternehmens fest (die Dokumentkategorien und die jeweilige Aufbewahrungsfrist), die Bestands- und Inventarstruktur, und importieren dann das bestehende Archiv. Sie brauchen keinen professionellen Scanner, um zu beginnen: Sie können auch mit dem Handy gemachte Fotos hochladen, OCR verarbeitet sie genauso.

In zwei Schritten. Zuerst die Digitalisierung: Sie scannen nach Kategorien (eingehende Rechnungen, Lieferscheine, Protokolle, Korrespondenz, Personalakten), mit mindestens 300 dpi, damit OCR gute Ergebnisse liefert. Dann die Indexierung: Beim Hochladen extrahiert 4docs automatisch den Text und schlägt Ihnen Kategorie, Datum und Aussteller vor, und Sie bestätigen. Die originalen Papierdokumente bleiben in Ihrer Verantwortung — wenn das Gesetz die Aufbewahrung des Originals verlangt, ersetzt die elektronische Kopie es nicht automatisch.

Ein einziges monatliches oder jährliches Abonnement, in Lei, bemessen nach Archivspeicher, Anzahl der Benutzer und dem Volumen der per OCR verarbeiteten Seiten. Sie zahlen nicht pro hochgeladenem Dokument, pro Suche oder pro in den Umlauf gesendetem Dokument. Die Zahlung erfolgt per Karte oder Banküberweisung auf Basis einer Proformarechnung.

Ja, jederzeit. Beim Wechsel zu einem höheren Plan wird der verbleibende Wert des aktuellen Abonnements anteilig, tagesgenau berechnet, abgezogen. Beim Wechsel zu einem niedrigeren Plan gilt die Änderung ab der nächsten Abonnementperiode, damit Sie mitten in einem bezahlten Monat keinen Archivspeicher verlieren.

Wir exportieren Ihr gesamtes Archiv für Sie: die Originaldateien, plus einen Index in einem offenen Format (CSV/XML) mit allen Metadaten — Kategorie, Registriernummer, Datum, Aussteller, Aufbewahrungsfrist —, damit Sie das Archiv in einem anderen System wiederherstellen können. Der Export bleibt 30 Tage nach Beendigung des Abonnements verfügbar; danach werden die Daten endgültig gelöscht.