Foire aux questions sur la gestion documentaire

Cela signifie que le document archivé électroniquement peut être opposé à un tiers — organe de contrôle, tribunal, auditeur — car il est possible de démontrer qu'il n'a pas été modifié depuis son archivage. En pratique, quatre éléments sont nécessaires : l'identification fiable du document (empreinte cryptographique / hachage), un horodatage qui fixe le moment de l'archivage, des métadonnées obligatoires qui décrivent le document, et un journal d'accès qui indique qui a fait quoi avec lui. En France, le cadre est donné par l'article 1379 du Code civil sur la copie fiable, et par les normes NF Z42-013 / ISO 14641 qui décrivent ce qu'un système d'archivage électronique doit garantir.

Cela dépend du type de document, et la prudence est de mise. L'article 1379 du Code civil donne à la copie fiable la même force probante que l'original, et pour les factures papier l'arrêté du 22 mars 2017 (art. A102 B-2 du LPF) fixe les conditions : reproduction à l'identique sans retouche d'image, compression sans perte, PDF/A, empreinte et horodatage. 4docs prépare les documents exactement dans ces conditions. En revanche, pour les actes dont la loi impose la conservation de l'original papier — actes notariés, titres, certains originaux sociaux — notre recommandation reste l'archive mixte : l'original est conservé, et 4docs devient l'outil qui vous permet de le retrouver en quelques secondes.

C'est la liste des typologies de documents que l'entreprise produit, chacune avec sa durée d'utilité administrative (DUA) et son sort final : conservation, élimination ou tri. C'est la logique de la norme NF ISO 15489 sur les documents d'activité, et c'est en pratique la colonne vertébrale de l'archive : sans lui, vous ne pouvez justifier ni pourquoi vous avez supprimé un document, ni pourquoi vous en conservez un autre — ce que le RGPD attend d'une durée de conservation limitée. Dans 4docs, le plan de classement est configurable, et la DUA s'applique automatiquement à chaque nouveau document de la typologie.

Non. Une fois archivé, le fichier devient non modifiable : toute correction se fait via une nouvelle version, liée à la précédente, et la version initiale reste dans l'archive. Chaque version possède sa propre empreinte cryptographique, ce qui permet de vérifier à tout moment que le fichier téléchargé aujourd'hui est identique bit à bit à celui archivé il y a trois ans.

Dans l'Union européenne, sur l'infrastructure propre de l'écosystème 4b2b, avec chiffrement en transit et au repos, et avec des sauvegardes quotidiennes. Nous ne transférons pas les documents en dehors de l'UE.

Non. 4docs est un système de gestion documentaire : archive, registre, circuit interne, OCR, conservation. Le cycle de vie des contrats et la signature numérique sont couverts par une application distincte de l'écosystème, 4mycontracts.net — pour les contrats et la signature numérique, c'est là l'endroit approprié. Le contrat signé là-bas peut être archivé ici, avec son délai de conservation et les droits d'accès de l'entreprise.

Chaque document entrant ou sortant de l'entreprise reçoit un numéro d'enregistrement unique, attribué automatiquement, dans un ordre strictement croissant, avec la date et l'heure. Le numéro ne peut être ni réutilisé ni sauté : si un enregistrement est annulé, il reste visible dans le registre avec la mention « annulé », exactement comme une ligne barrée dans un registre papier. Vous pouvez avoir des registres distincts par point de travail ou par type (entrées, sorties, interne), chacun avec sa propre série et une remise à zéro annuelle optionnelle.

Oui. Chaque registre dispose d'une adresse e-mail dédiée : les messages envoyés ou transférés vers celle-ci entrent automatiquement dans le registre, avec les pièces jointes extraites comme documents distincts et l'expéditeur renseigné à partir de l'en-tête du message. Le corps du message est conservé comme document autonome, afin de ne pas perdre le contexte.

Oui. Le registre s'exporte en PDF ou XLSX sur n'importe quelle période, filtré par département, expéditeur, destinataire ou catégorie. Pour les envois, vous pouvez générer des bordereaux de remise, avec la liste des documents, les destinataires et la signature de réception du coursier ou du mandataire.

Seuls les utilisateurs ayant le rôle de responsable du registre, et uniquement par une annulation motivée — jamais par suppression. Le motif, l'auteur et le moment restent dans le journal. Les autres utilisateurs peuvent seulement enregistrer de nouveaux documents et consulter ce qu'ils ont le droit de voir.

Le parcours interne que suit un document depuis sa réception jusqu'à sa résolution : qui le reçoit, qui le vise, qui l'approuve et dans quel délai. Vous définissez le circuit une seule fois par catégorie de document — par exemple, facture reçue : magasin → chef de département → service financier — et les nouveaux documents de cette catégorie démarrent automatiquement sur ce parcours.

Chaque étape a un délai. Lorsque le délai approche, le responsable reçoit une notification ; lorsqu'il est dépassé, le document apparaît dans la liste des retards du coordinateur, avec le nombre de jours de retard. À tout moment, vous pouvez voir la carte du circuit : les étapes franchies, qui a validé et quand, l'étape en cours et qui la détient.

Non, et cette distinction compte. La validation dans le circuit est une action interne enregistrée dans le journal — utilisateur authentifié, moment, décision, observations — utilisée comme preuve du parcours interne. Ce n'est pas une signature électronique au sens du règlement eIDAS 910/2014. Lorsque vous avez besoin d'une signature ayant une valeur juridique vis-à-vis de tiers, vous utilisez 4mycontracts.net.

Oui. Chaque utilisateur peut désigner un remplaçant pour une période donnée, et les documents qui lui seraient parvenus sont automatiquement redirigés vers le remplaçant. La délégation apparaît dans le journal : il reste consigné que la validation a été donnée par délégation, par qui et pour quelle période.

Sur des documents imprimés, numérisés bien droits à 300 dpi et en roumain avec diacritiques, la précision au niveau des caractères dépasse habituellement 98 %. Elle diminue nettement sur des numérisations à 150 dpi, sur des photographies inclinées, sur du papier thermique décoloré (tickets de caisse) et sur des formulaires comportant des cachets par-dessus le texte. L'écriture manuscrite n'est pas reconnue de façon fiable, et nous ne la traitons pas comme telle. Pour les documents nativement numériques (PDF généré, non numérisé), l'OCR ne s'applique pas — le texte est extrait directement, sans perte.

Vous pouvez corriger manuellement le texte indexé, sans toucher au fichier original — la correction n'affecte que la couche de recherche. Les documents avec un score de reconnaissance faible sont signalés automatiquement, afin que vous sachiez où regarder ; pour un lot important, vous pouvez les filtrer et les retraiter après une meilleure nouvelle numérisation.

N'importe quel mot du contenu du document, pas seulement dans le nom du fichier : un numéro de facture, un nom de personne, un numéro d'identification fiscale, un montant, une expression tirée d'un procès-verbal. La recherche combine le texte avec des filtres sur les métadonnées — catégorie, plage de dates, département, émetteur, numéro d'enregistrement — et tient compte des diacritiques, de sorte que « proces verbal » et « procès-verbal » retrouvent le même document.

Non. Les résultats sont filtrés selon vos droits : un document que vous n'êtes pas autorisé à voir n'apparaît pas dans la liste et ne vous est signalé d'aucune manière. Sinon, la recherche deviendrait une voie de fuite d'informations sur l'existence de documents confidentiels.

La règle générale de la loi comptable n° 82/1991 est de 10 ans pour les registres comptables et les pièces justificatives, calculés à partir de la clôture de l'exercice financier au cours duquel ils ont été établis. L'exception la plus difficile à retenir : les états de paie sont conservés 50 ans, car ils servent à établir les droits à la retraite. Pour une partie des documents financiers-comptables, les règlements d'application (OMFP 2634/2015) prévoient un délai réduit, de 5 ans. Dans 4docs, le délai est attaché à la catégorie — vous n'avez pas à le retenir vous-même.

Lorsque le délai de conservation d'un document expire, celui-ci ne disparaît pas automatiquement. Il entre dans une liste de propositions d'élimination, que le responsable de l'archive examine et approuve — exactement la logique du procès-verbal de sélection de l'archivistique classique. Après approbation, le fichier est définitivement supprimé, et seule reste dans l'archive la trace du fait qu'il a existé et qu'il a été éliminé : catégorie, période, date, qui a approuvé.

Le droit à l'effacement (art. 17 RGPD) n'est pas absolu : il ne s'applique pas lorsque le traitement est nécessaire à l'exécution d'une obligation légale de conservation. En pratique, un CV reçu spontanément et conservé « pour l'avenir » doit être supprimé sur demande ; un état de paie ou une facture, non, car le délai légal prévaut. 4docs vous aide à traiter correctement la demande : vous recherchez tous les documents contenant la personne, vous consultez pour chacun le fondement et le délai, vous supprimez ce qui peut l'être et vous documentez, de façon motivée, ce qui reste. La réponse motivée constitue elle-même la preuve de conformité.

Par des délais de conservation attachés aux catégories, et non aux documents individuels. L'art. 5, § 1, point e) du RGPD exige que les données ne soient pas conservées plus longtemps que nécessaire ; en pratique, cela signifie pouvoir montrer, pour chaque catégorie, combien de temps vous la conservez et pourquoi. Les rapports de 4docs listent exactement cela, avec les documents ayant dépassé leur délai mis en évidence séparément.

Oui. Vous pouvez placer une suspension de conservation (« blocage légal ») sur un document ou sur tout un dossier : tant qu'elle est active, le document ne peut pas être proposé à l'élimination, que le délai ait expiré ou non. La suspension, son motif et son auteur restent consignés dans le journal.

Les droits sont accordés par rôle et par catégorie de document, et non fichier par fichier. Un comptable voit les catégories financières, un responsable du personnel voit les dossiers du personnel, un directeur voit tout ce qui relève de son département. Au-delà de cela, vous pouvez restreindre davantage les dossiers sensibles à des personnes nommément désignées. Chaque consultation, téléchargement ou partage est enregistré dans le journal d'accès.

Oui, via un lien sécurisé : vous définissez la date d'expiration, si le destinataire peut seulement consulter ou aussi télécharger, et éventuellement un mot de passe. Après expiration, le lien cesse de fonctionner, et le journal conserve qui l'a créé, à qui il a été envoyé et combien de fois il a été ouvert. Vous pouvez révoquer un lien à tout moment, avant son expiration.

L'utilisateur, l'action (consultation, téléchargement, modification de métadonnées, partage, suppression), le document, le moment et l'adresse IP. Le journal ne peut être ni modifié ni supprimé par les utilisateurs, il s'exporte pour audit et est conservé au moins pendant la durée de vie du document auquel il se rapporte.

Oui. 4docs fait partie de l'écosystème 4b2b : le même compte, les mêmes droits d'accès et la même facture pour toutes les applications que vous utilisez. Les documents générés dans d'autres applications de l'écosystème peuvent arriver directement dans l'archive, avec la catégorie et le délai de conservation appliqués automatiquement.

Oui. Le programme d'affiliation vous donne un code de parrainage unique et une commission mensuelle récurrente sur l'abonnement de chaque entreprise qui s'inscrit par votre intermédiaire, pendant toute la durée de son abonnement.

D'un compte et des documents que vous possédez déjà — numérisés ou nativement numériques (PDF, DOCX, XLSX, JPG, e-mails exportés). Lors de l'activation, nous établissons ensemble le plan de classement archivistique de l'entreprise (les catégories de documents et le délai de conservation de chacune), la structure par fonds et inventaire, puis nous importons l'archive existante. Vous n'avez pas besoin d'un scanner professionnel pour commencer : vous pouvez aussi téléverser des photos prises avec votre téléphone, l'OCR les traite de la même façon.

En deux étapes. D'abord la numérisation : vous numérisez par catégories (factures reçues, bons de livraison, procès-verbaux, correspondance, dossiers du personnel), à un minimum de 300 dpi pour que l'OCR donne de bons résultats. Ensuite l'indexation : lors du téléversement, 4docs extrait automatiquement le texte et vous propose la catégorie, la date et l'émetteur, et vous confirmez. Les documents papier originaux restent sous votre responsabilité — si la loi exige la conservation de l'original, la copie électronique ne le remplace pas automatiquement.

Un seul abonnement mensuel ou annuel, en lei, dimensionné selon l'espace d'archive, le nombre d'utilisateurs et le volume de pages traitées par OCR. Vous ne payez ni par document téléversé, ni par recherche, ni par document envoyé dans le circuit. Le paiement s'effectue par carte ou par virement bancaire sur la base d'une facture proforma.

Oui, à tout moment. Lors du passage à un plan supérieur, la valeur restante de l'abonnement en cours est déduite proportionnellement, calculée au jour près. Lors du passage à un plan inférieur, le changement s'applique à partir de la période d'abonnement suivante, afin que vous ne perdiez pas d'espace d'archive en milieu de mois payé.

Nous exportons l'intégralité de votre archive : les fichiers originaux, plus un index dans un format ouvert (CSV/XML) avec toutes les métadonnées — catégorie, numéro d'enregistrement, date, émetteur, délai de conservation — afin que vous puissiez reconstituer l'archive dans un autre système. L'export reste disponible pendant 30 jours après la fin de l'abonnement ; passé ce délai, les données sont définitivement supprimées.