Domande frequenti sulla gestione documentale

Significa che il documento archiviato elettronicamente può essere fatto valere nei confronti di un terzo — organo di controllo, tribunale, revisore — perché si può dimostrare che non è stato modificato dal momento dell'archiviazione. In pratica sono necessarie quattro cose: l'identificazione sicura del documento (impronta crittografica / hash), una marca temporale che fissa il momento dell'archiviazione, metadati obbligatori che descrivono il documento e un registro degli accessi che mostra chi ha fatto cosa con esso. La legge quadro in Romania è la Legge n. 135/2007 sull'archiviazione dei documenti in forma elettronica, ripubblicata.

Dipende dal tipo di documento, e qui serve prudenza. La Legge n. 135/2007 prevede un regime in cui il documento elettronico archiviato produce gli stessi effetti dell'originale, ma tale regime presuppone un amministratore di archivio elettronico accreditato dall'autorità competente. 4docs prepara i documenti esattamente per questo regime — impronta, marca temporale, metadati, registro completo — ma non si sostituisce all'accreditamento. Per i documenti per cui la legge richiede espressamente la conservazione dell'originale cartaceo, la nostra raccomandazione è un archivio misto: l'originale viene conservato, e 4docs diventa lo strumento con cui lo trova in pochi secondi.

È l'elenco delle categorie di documenti che l'azienda crea, ciascuna con il proprio termine di conservazione. La Legge sugli Archivi Nazionali n. 16/1996 lo richiede ai creatori e ai detentori di documenti, ed è, in pratica, la spina dorsale dell'archivio: senza di esso non può giustificare perché ha eliminato un documento né perché ne conserva un altro. In 4docs il titolario è configurabile, e il termine di conservazione si applica automaticamente a ogni nuovo documento di quella categoria.

No. Una volta archiviato, il file diventa non modificabile: qualsiasi correzione viene effettuata tramite una nuova versione, collegata a quella precedente, mentre la versione iniziale resta nell'archivio. Ogni versione ha la propria impronta crittografica, quindi è possibile verificare in qualsiasi momento che il file scaricato oggi sia identico bit per bit a quello archiviato tre anni fa.

Nell'Unione Europea, sull'infrastruttura propria dell'ecosistema 4b2b, con crittografia in transito e a riposo e con backup giornalieri. Non trasferiamo i documenti al di fuori dell'UE.

No. 4docs è un sistema di gestione documentale: archivio, registro di protocollo, circuito interno, OCR, conservazione. Il ciclo di vita dei contratti e la firma digitale sono coperti da un'applicazione separata dell'ecosistema, 4mycontracts.net — per i contratti e la firma digitale, quello è il posto giusto. Il contratto firmato lì può essere archiviato qui, con il suo termine di conservazione e i diritti di accesso dell'azienda.

Ogni documento in entrata o in uscita dall'azienda riceve un numero di protocollo unico, assegnato automaticamente, in ordine strettamente crescente, insieme alla data e all'ora. Il numero non può essere riutilizzato né saltato: se una registrazione viene annullata, resta visibile nel registro con la dicitura «annullato», esattamente come una riga barrata in un registro cartaceo. Può avere registri separati per punto di lavoro o per tipo (entrate, uscite, interno), ciascuno con la propria serie e con reset annuale opzionale.

Sì. Ogni registro dispone di un indirizzo e-mail dedicato: i messaggi inviati o inoltrati a quell'indirizzo entrano automaticamente nel registro di protocollo, con gli allegati estratti come documenti separati e il mittente compilato a partire dall'intestazione del messaggio. Il corpo del messaggio viene conservato come documento a sé stante, per non perdere il contesto.

Sì. Il registro si esporta in PDF o XLSX per qualsiasi periodo, filtrato per dipartimento, mittente, destinatario o categoria. Per le spedizioni può generare distinte di consegna, con l'elenco dei documenti, i destinatari e la firma di ricevuta del corriere o dell'incaricato.

Solo gli utenti con il ruolo di responsabile del registro di protocollo, e solo tramite un annullamento motivato — mai tramite eliminazione. Il motivo, l'autore e il momento restano nel registro degli accessi. Gli altri utenti possono solo registrare nuovi documenti e consultare ciò che hanno il diritto di vedere.

Il percorso interno che un documento compie dalla ricezione alla risoluzione: chi lo riceve, chi lo esamina, chi lo approva ed entro quanto tempo. Definisce il circuito una sola volta per categoria di documento — per esempio fattura ricevuta: magazzino → capo dipartimento → ufficio finanziario — e i nuovi documenti di quella categoria partono automaticamente su quel percorso.

Ogni passaggio ha una scadenza. Quando la scadenza si avvicina, il responsabile riceve una notifica; quando viene superata, il documento compare nell'elenco dei ritardi del coordinatore, con il numero di giorni di ritardo. In qualsiasi momento può vedere la mappa del circuito: i passaggi completati, chi ha approvato e quando, il passaggio corrente e chi lo detiene.

No, e la distinzione è importante. L'approvazione nel circuito è un'azione interna registrata nel log — utente autenticato, momento, decisione, osservazioni — usata come prova del percorso interno. Non è una firma elettronica ai sensi del Regolamento eIDAS n. 910/2014. Quando ha bisogno di una firma con valore giuridico nei confronti di terzi, utilizza 4mycontracts.net.

Sì. Ogni utente può impostare un sostituto per un periodo, e i documenti che gli sarebbero arrivati vengono instradati automaticamente al sostituto. La delega è visibile nel registro: resta annotato che l'approvazione è stata data per delega, da chi e per quale periodo.

Sui documenti stampati, scansionati dritti a 300 dpi e in rumeno con i segni diacritici, l'accuratezza a livello di carattere è di norma superiore al 98%. Diminuisce sensibilmente sulle scansioni a 150 dpi, sulle fotografie inclinate, sulla carta termica sbiadita (scontrini) e sui moduli con timbri sopra il testo. La scrittura a mano non viene riconosciuta in modo affidabile e non la trattiamo come tale. Per i documenti nativamente digitali (PDF generato, non scansionato) l'OCR non si applica — il testo viene estratto direttamente, senza perdite.

Può correggere manualmente il testo indicizzato senza toccare il file originale — la correzione riguarda solo lo strato di ricerca. I documenti con un punteggio di riconoscimento basso vengono contrassegnati automaticamente, così sa dove guardare; per un lotto numeroso, può filtrarli e rielaborarli dopo una nuova scansione migliore.

Qualsiasi parola contenuta nel documento, non solo nel nome del file: un numero di fattura, il nome di una persona, una partita IVA, un importo, una frase tratta da un verbale. La ricerca combina il testo con i filtri sui metadati — categoria, intervallo di date, dipartimento, emittente, numero di protocollo — e tiene conto dei segni diacritici, quindi «processo verbale» e «processo-verbale» trovano lo stesso documento.

No. I risultati sono filtrati in base ai Suoi diritti: un documento che non è autorizzato a vedere non compare nell'elenco e non Le viene segnalato in alcun modo. Altrimenti, la ricerca diventerebbe una via di fuga di informazioni sull'esistenza di documenti riservati.

La regola generale della Legge sulla contabilità n. 82/1991 è di 10 anni per i registri contabili e i documenti giustificativi, calcolati dalla chiusura dell'esercizio finanziario in cui sono stati redatti. L'eccezione più difficile da ricordare: i libri paga si conservano per 50 anni, perché servono a determinare i diritti pensionistici. Per una parte dei documenti finanziario-contabili, i regolamenti attuativi (OMFP n. 2634/2015) prevedono un termine ridotto, di 5 anni. In 4docs il termine è associato alla categoria — non deve ricordarlo Lei.

Quando il termine di conservazione di un documento scade, questo non scompare automaticamente. Entra in un elenco di proposte di eliminazione, che il responsabile dell'archivio esamina e approva — esattamente la logica del verbale di selezione dell'archivistica classica. Dopo l'approvazione, il file viene eliminato definitivamente, e nell'archivio resta solo la registrazione del fatto che è esistito ed è stato eliminato: categoria, periodo, data, chi ha approvato.

Il diritto alla cancellazione (art. 17 GDPR) non è assoluto: non si applica quando il trattamento è necessario per adempiere a un obbligo legale di conservazione. In pratica, un CV ricevuto spontaneamente e conservato «per il futuro» deve essere cancellato su richiesta; un libro paga o una fattura no, perché il termine legale prevale. 4docs La aiuta a gestire correttamente la richiesta: cerca tutti i documenti che contengono la persona, verifica per ciascuno la base giuridica e il termine, elimina ciò che può essere eliminato e documenta motivatamente ciò che resta. La risposta motivata è essa stessa la prova della conformità.

Attraverso termini di conservazione associati alle categorie, non ai singoli documenti. L'art. 5, par. 1, lett. e) del GDPR richiede che i dati non siano conservati più a lungo del necessario; in pratica questo significa poter dimostrare, per ogni categoria, per quanto tempo la conserva e perché. I report di 4docs elencano esattamente questo, con i documenti che hanno superato il termine evidenziati separatamente.

Sì. Può applicare una sospensione della conservazione ("legal hold") su un documento o su un intero fascicolo: finché è attiva, il documento non può essere proposto per l'eliminazione, indipendentemente dal fatto che il termine sia scaduto. La sospensione, il motivo e chi l'ha istituita restano nel registro.

I diritti vengono assegnati per ruolo e per categoria di documento, non file per file. Un contabile vede le categorie finanziarie, un responsabile del personale vede i fascicoli del personale, un direttore vede tutto ciò che riguarda il suo dipartimento. Oltre a questo, può limitare ulteriormente i fascicoli sensibili a persone nominate. Ogni visualizzazione, download o condivisione viene registrata nel registro degli accessi.

Sì, tramite link sicuro: stabilisce la data di scadenza, se il destinatario può solo visualizzare o anche scaricare, e facoltativamente una password. Dopo la scadenza il link smette di funzionare, e nel registro resta chi lo ha creato, a chi è stato inviato e quante volte è stato aperto. Può revocare un link in qualsiasi momento, prima della scadenza.

L'utente, l'azione (visualizzazione, download, modifica dei metadati, condivisione, eliminazione), il documento, il momento e l'indirizzo IP. Il registro non può essere modificato né eliminato dagli utenti, è esportabile per audit e viene conservato almeno per la durata di vita del documento a cui si riferisce.

Sì. 4docs fa parte dell'ecosistema 4b2b: lo stesso account, gli stessi diritti di accesso e la stessa fattura per tutte le applicazioni che utilizza. I documenti generati in altre applicazioni dell'ecosistema possono arrivare direttamente nell'archivio, con la categoria e il termine di conservazione applicati automaticamente.

Sì. Il programma di affiliazione Le assegna un codice di segnalazione unico e una commissione mensile ricorrente sull'abbonamento di ogni azienda che si iscrive grazie alla Sua segnalazione, per tutta la durata del suo abbonamento.

Di un account e dei documenti che ha già — scansionati o nativamente digitali (PDF, DOCX, XLSX, JPG, e-mail esportate). All'attivazione stabiliamo insieme il titolario di classificazione dell'azienda (le categorie di documenti e il termine di conservazione di ciascuna), la struttura per fondo e inventario, poi importiamo l'archivio esistente. Non ha bisogno di uno scanner professionale per iniziare: può caricare anche foto scattate con il telefono, l'OCR le elabora allo stesso modo.

In due fasi. Prima la digitalizzazione: scansiona per categorie (fatture ricevute, documenti di trasporto, verbali, corrispondenza, fascicoli del personale), a un minimo di 300 dpi affinché l'OCR dia buoni risultati. Poi l'indicizzazione: al caricamento, 4docs estrae automaticamente il testo e Le propone la categoria, la data e l'emittente, e Lei conferma. I documenti cartacei originali restano sotto la Sua responsabilità — se la legge richiede la conservazione dell'originale, la copia elettronica non lo sostituisce automaticamente.

Un unico abbonamento mensile o annuale, in lei, dimensionato in base allo spazio di archivio, al numero di utenti e al volume di pagine elaborate con OCR. Non paga per documento caricato, per ricerca o per documento inviato nel circuito. Il pagamento avviene con carta o tramite bonifico bancario su base di fattura proforma.

Sì, in qualsiasi momento. Nel passaggio a un piano superiore, il valore residuo dell'abbonamento in corso viene detratto proporzionalmente, calcolato in giorni. Nel passaggio a un piano inferiore, la modifica si applica dal periodo di abbonamento successivo, in modo da non perdere spazio di archivio a metà di un mese già pagato.

Le esportiamo l'intero archivio: i file originali, più un indice in formato aperto (CSV/XML) con tutti i metadati — categoria, numero di protocollo, data, emittente, termine di conservazione — in modo che possa ricostruire l'archivio in un altro sistema. L'esportazione resta disponibile per 30 giorni dalla cessazione dell'abbonamento; trascorso questo termine i dati vengono eliminati definitivamente.