Ce que signifie concrètement une archive électronique bien construite
La différence entre un dossier partagé et une archive électronique ne tient pas à l'espace de stockage, mais à la structure. Une archive a une nomenclature : la liste des catégories de documents que l'entreprise crée ou reçoit, chacune avec son propre délai de conservation. Elle a un fonds — l'ensemble des documents créés par l'entreprise — réparti en inventaires, généralement par année et par service. Et elle a une unité archivistique : le dossier qui regroupe les documents du même type sur une période donnée. 4docs.net reproduit exactement cette logique sous forme numérique. Lorsque vous téléversez un document, vous choisissez sa catégorie dans la nomenclature, et la plateforme calcule automatiquement où il doit être classé et combien de temps il doit être conservé. Le résultat est une archive qui reste ordonnée d'elle-même, au lieu de se dégrader à mesure qu'elle grandit.
Comment intégrer à la plateforme l'archive que vous avez déjà
Presque aucune entreprise ne part de zéro : il existe des dossiers physiques en dépôt, des numérisations éparpillées dans des dossiers, des pièces jointes restées dans la messagerie de quelqu'un. La migration commence par un état des lieux de ce que vous avez : quelles catégories de documents existent, sur quelles années, dans quel volume. Les documents numériques sont téléversés en masse, avec une correspondance entre les noms des dossiers existants et les catégories de la nomenclature, de sorte que l'ancienne structure ne soit pas perdue, mais traduite. Les documents papier sont numérisés progressivement, en commençant par ceux consultés fréquemment et par ceux dont le délai de conservation approche. Pour chaque unité archivistique, la référence physique est également conservée — étagère, boîte, dossier — afin que vous puissiez passer directement du résultat de recherche au document papier, tant qu'il existe encore.
Le magasin ne disparaît pas quand l'archive se numérise
La loi roumaine sur les Archives nationales n'exige pas seulement de savoir CE QUE vous conservez, mais aussi OÙ. Tant que les dossiers papier existent, quelqu'un doit pouvoir dire immédiatement dans quelle boîte, sur quel rayonnage et dans quel magasin se trouve une unité archivistique — et c'est exactement ce que vérifie un contrôle. Dans 4docs.net, le magasin est une structure réelle : magasin, salle, rayonnage, tablette, boîte, chacun avec son code et, si vous le souhaitez, sa capacité déclarée, afin qu'une boîte ne reçoive pas plus qu'elle ne contient. Chaque boîte peut imprimer son étiquette, avec la liste des unités qu'elle renferme. Lorsqu'un dossier quitte le magasin, il part avec une fiche : qui l'a pris, pour quoi faire, jusqu'à quand — et les dossiers non restitués à temps apparaissent séparément, car un dossier parti et jamais revenu est la seule manière dont une archive perd réellement des documents. La consultation sur place est enregistrée séparément du prêt proprement dit, parce que le risque n'est pas le même. Et les mouvements entre un service et l'archive, vers les Archives nationales ou vers un magasin externe sous contrat sont consignés par procès-verbal de remise, avec la liste des unités et le nombre de feuillets — et non par des courriels et de la mémoire.
Combien de temps chaque document doit être conservé
Les délais ne sont pas uniformes et ne peuvent pas être devinés. La loi comptable (la loi n° 82/1991) exige, en règle générale, la conservation des registres et des pièces justificatives pendant 10 ans, et des états de salaires pendant 50 ans — car c'est à partir d'eux que l'ancienneté professionnelle est reconstituée. Pour une partie des documents financiers-comptables, la réglementation prévoit un délai plus court, de 5 ans (l'Arrêté OMFP n° 2634/2015). D'autres catégories ont des délais fixés par la nomenclature approuvée par l'entreprise, selon la logique de la loi sur les Archives nationales (la loi n° 16/1996). Dans 4docs.net, le délai est une propriété de la catégorie, pas du fichier : vous le définissez une seule fois dans la nomenclature et il s'applique automatiquement à tous les documents qui y entrent, et l'alerte d'expiration arrive avant, pas après.
La valeur juridique du document archivé électroniquement
Une numérisation déposée dans un dossier n'a pas, en elle-même, de valeur probante. La loi n° 135/2007, qui régit l'archivage des documents sous forme électronique, conditionne la valeur juridique à un cadre précis : le document archivé doit être intègre, identifiable, accompagné de métadonnées et accessible pendant toute la durée de conservation, et la gestion de l'archive électronique doit se faire dans les conditions prévues par la loi. 4docs.net vous apporte la partie qui relève de la discipline interne : métadonnées obligatoires, empreinte d'intégrité calculée lors du téléversement, journal d'accès et conservation appliquée automatiquement. Pour les documents pour lesquels la loi exige une signature, la signature se fait séparément — pour la gestion des contrats et la signature électronique, voir la plateforme sœur 4mycontracts.net.
