Archive physique ou archive électronique : que choisir ?
Le choix ne change pas les délais légaux de conservation : il change seulement le coût, le temps de recherche et le risque de perte.
Răspuns scurt
- Les délais légaux de conservation sont identiques dans les deux cas.
- L'archive physique coûte en espace et en temps de recherche ; l'archive électronique coûte en indexation au départ.
- Pour la plupart des entreprises, la solution pratique est mixte : les documents courants sous forme électronique, ceux soumis à l'obligation d'original papier conservés en dépôt.
- Le passage au numérique commence par la nomenclature archivistique, pas par le scanner.
Ce que dit la loi (en bref)
- La loi n° 16/1996 sur les Archives nationales : les obligations incombent au créateur des documents, quel que soit le support choisi.
- La loi n° 135/2007 relative à l'archivage électronique des documents fixe les conditions dans lesquelles le document conservé sous forme électronique bénéficie d'un régime propre.
- La loi comptable n° 82/1991 et l'Arrêté (OMFP) n° 2634/2015 : les délais applicables aux documents financiers-comptables ne changent pas lors de la numérisation.
- Le Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), art. 5, paragraphe 1, point e) : les données personnelles sont éliminées à l'expiration du délai, dans les deux formes d'archive.
Comparatif sur des critères pratiques
| Critère | Archive physique | Archive électronique |
|---|---|---|
| Espace occupé | environ 10 classeurs par mètre linéaire d'étagère | aucun espace physique |
| Temps de recherche | de quelques minutes à plusieurs heures | quelques secondes, grâce à l'OCR |
| Copie de sauvegarde | difficile à réaliser | automatique, sur deux sites |
| Accès à distance | non | oui, limité selon le rôle |
| Coût principal | dépôt et manutention | indexation et OCR au départ |
Exemples pratiques
- Une entreprise de 25 salariés numérise l'archive des trois dernières années, environ 18 000 pages, et libère deux armoires de dépôt.
- Un dossier demandé lors d'un contrôle est retrouvé en 10 secondes, contre 20 à 30 minutes de recherche en dépôt.
- Les états de paie, avec un délai de 50 ans, sont conservés électroniquement, avec une copie de sauvegarde sur deux sites différents.
- Une entreprise qui loue un dépôt à 400 lei par mois amortit le coût de la numérisation en environ deux ans.
Erreurs fréquentes
- On numérise tout, y compris des documents dont le délai de conservation a déjà expiré.
- On détruit le papier avant de vérifier si l'original est obligatoire pour ce type de document.
- La nomenclature n'est pas établie avant la numérisation, et l'archive numérique devient tout aussi chaotique que l'archive physique.
- Il n'existe aucune copie de sauvegarde : un seul disque signifie un seul point de défaillance.
- La numérisation se fait sans OCR, ce qui fait perdre exactement l'avantage principal.
Comment 4docs vous aide
- Import en masse de l'ancienne archive, avec OCR appliqué automatiquement.
- Nomenclature et inventaire générés à partir de la structure par fonds et type de document.
- Délais de conservation et alertes d'expiration pour chaque catégorie.
- Accès à distance, limité selon le rôle, et liens à durée de vie limitée pour les tiers.