Conditions Générales d'Utilisation

1. Acceptation des Conditions

En accédant au Service ou en l'utilisant, vous confirmez avoir lu et accepté les présentes Conditions. Si vous n'êtes pas d'accord, veuillez ne pas utiliser le Service.

2. Éligibilité et comptes

Vous devez avoir la capacité juridique de conclure un contrat. Vous êtes responsable de la confidentialité des identifiants de votre compte ainsi que de toutes les activités effectuées par l'intermédiaire de votre compte.

3. Description du Service

Le Service est une plateforme de gestion électronique des documents d'entreprise (GED), proposée en tant que logiciel en tant que service (SaaS). Dans les limites de l'offre souscrite, le Service comprend : l'archivage électronique des documents selon une structure de fonds et d'inventaire, un registre électronique avec attribution automatique des numéros d'enregistrement pour le courrier entrant et sortant, un circuit interne de validation des documents, la reconnaissance optique de caractères (OCR) avec recherche en texte intégral, des règles de conservation par catégorie de documents, ainsi que le partage sécurisé avec journal d'accès.

Le Service ne comprend pas la gestion du cycle de vie des contrats et ne comprend pas l'émission ou la validation de signatures électroniques. Ces services sont proposés séparément, au sein du même écosystème, par 4mycontracts.net.

Les fonctionnalités peuvent être modifiées ou mises à jour au fil du temps. Certaines fonctionnalités peuvent être en version bêta et sont fournies « en l'état ».

4. Abonnements, tarifs et paiement

Si le Service est proposé à titre onéreux, vous acceptez de payer les tarifs et frais applicables, tels que décrits sur les pages d'achat ou dans un bon de commande/contrat. Sauf mention contraire, les tarifs ne sont pas remboursables.

Passage à une offre supérieure (upgrade). Vous pouvez passer à tout moment à une offre plus chère, directement depuis le panneau de votre compte. La mise à niveau prend effet immédiatement : les fonctionnalités et les limites de la nouvelle offre s'activent dès que la mise à niveau est confirmée. Pour le cycle de facturation en cours, vous ne payez que la différence de prix entre la nouvelle offre et l'offre actuelle, calculée au prorata des jours restants du cycle, selon la formule : (prix de la nouvelle offre − prix de l'offre actuelle) × (jours restants ÷ nombre total de jours du cycle de facturation en cours). La date de renouvellement ne change pas ; à compter du prochain renouvellement, l'abonnement est facturé au prix intégral de la nouvelle offre. Le montant dû au titre de la mise à niveau est prélevé automatiquement, au moment de la mise à niveau, via le moyen de paiement enregistré pour l'abonnement.

Si vous passez d'une offre prépayée avec un intervalle de facturation plus long (par exemple une offre annuelle), ou si la mise à niveau modifie l'intervalle de facturation, la valeur non utilisée de la période restante est automatiquement convertie en un crédit de services interne rattaché au compte, appliqué aux paiements futurs du nouvel abonnement jusqu'à épuisement ; pendant cette période, il se peut qu'aucun nouveau prélèvement n'intervienne. Le crédit de services ne constitue pas une somme d'argent : il n'a aucune valeur monétaire, n'est pas remboursable, n'est pas transférable et ne peut pas être payé en espèces, conformément au caractère non remboursable des tarifs prévu dans la présente section. Le passage à une offre moins chère (downgrade) s'effectue par l'intermédiaire du service d'assistance clientèle.

Le passage à une offre disposant de moins d'espace d'archive ne supprime pas les documents déjà téléversés. Si le volume de l'archive dépasse la limite de la nouvelle offre, le téléversement de nouveaux documents peut être bloqué jusqu'à la libération d'espace ou jusqu'au retour à une offre adaptée ; les documents existants restent accessibles et exportables.

5. Utilisation autorisée

Vous vous engagez à ne pas :

• enfreindre la loi, les droits d'autrui ou la confidentialité ;
• tenter d'accéder sans autorisation, de scanner ou d'effectuer des tests de sécurité sans autorisation ;
• perturber le fonctionnement du Service (logiciels malveillants, robots, extraction de données, attaques de type déni de service) ;
• décompiler, effectuer de l'ingénierie inverse ou contourner les limitations techniques, sauf dans les cas autorisés par la loi ;
• téléverser dans le Service des documents que vous n'avez pas le droit légal de stocker ou de traiter.

6. Documents et contenus du client

Vous conservez les droits sur les documents, métadonnées et contenus téléversés ou générés dans le Service (les « Données du Client »). Vous accordez au Prestataire une licence limitée pour héberger, traiter, transmettre et afficher les Données du Client uniquement aux fins de la fourniture et de l'amélioration du Service et de la conformité légale.

La détermination des catégories de documents, des délais de conservation applicables et des droits d'accès reste de votre responsabilité. Le Prestataire applique les règles de conservation que vous configurez, mais ne vérifie ni ne garantit leur exactitude juridique pour votre activité.

La suppression des documents à l'expiration du délai de conservation ne s'exécute pas automatiquement : les propositions d'élimination sont soumises à l'approbation d'un utilisateur désigné par vous. Une fois approuvée, la suppression est définitive et irréversible ; seule la mention au journal du fait que le document a existé et a été éliminé subsiste dans l'archive.

7. Protection des données

En ce qui concerne les documents et les données à caractère personnel téléversés dans le Service, vous avez la qualité de responsable du traitement, et le Prestataire celle de sous-traitant, au sens du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD). La signature d'un accord de traitement des données (DPA) peut être nécessaire.

Vous êtes responsable de disposer d'une base légale pour l'introduction des données personnelles dans le Service et pour le traitement des demandes des personnes concernées, y compris les demandes de suppression fondées sur l'art. 17 du RGPD. Le Service met à votre disposition les outils de recherche, de vérification des délais de conservation et de suppression nécessaires pour répondre à ces demandes.

Les données sont stockées sur une infrastructure située dans l'Union européenne et ne sont pas transférées en dehors de celle-ci.

8. Valeur juridique des documents archivés

Le Service applique aux documents archivés des mesures techniques d'intégrité — empreinte cryptographique, gestion des versions immuable, horodatage et journal d'accès — destinées à étayer la preuve qu'un document n'a pas été modifié depuis son archivage.

Le Prestataire n'a pas la qualité d'administrateur d'archive électronique accrédité au sens de la Loi n° 135/2007 relative à l'archivage des documents sous forme électronique (republiée). L'utilisation du Service ne vous exonère pas des obligations légales de conservation des documents et ne remplace pas, en elle-même, l'obligation de conserver l'original sur support papier lorsque la loi l'impose, y compris en vertu de la Loi n° 16/1996 des Archives Nationales ou de la Loi comptable n° 82/1991.

Les informations relatives aux délais légaux de conservation publiées sur 4docs.net ont un caractère indicatif et ne constituent pas un conseil juridique.

9. Droits de propriété intellectuelle

Le Prestataire et ses concédants de licence détiennent tous les droits de propriété intellectuelle sur le Service (logiciel, design, marques, etc.). Les présentes Conditions ne vous confèrent aucun droit de propriété sur le Service.

10. Services tiers

Le Service peut intégrer des services tiers et d'autres applications de l'écosystème. Le Prestataire n'est pas responsable des services tiers, de leurs conditions, de leur disponibilité ou de leur sécurité.

11. Disponibilité et assistance

Nous déployons des efforts raisonnables pour assurer la disponibilité, mais nous ne garantissons pas un fonctionnement ininterrompu. Tout niveau de service (SLA) ne s'applique que s'il a été expressément convenu par écrit.

12. Suspension, résiliation et restitution de l'archive

Nous pouvons suspendre ou résilier l'accès si vous enfreignez les Conditions, si la loi l'exige, ou pour protéger le Service et ses utilisateurs. Vous pouvez cesser d'utiliser le Service à tout moment.

À la résiliation de l'abonnement, nous mettons à votre disposition un export complet des documents et de l'index des métadonnées, disponible pendant 30 jours à compter de la date de résiliation. Passé ce délai, les données sont définitivement supprimées de nos systèmes de production. Il vous incombe de télécharger l'export dans ce délai, en particulier pour les documents que la loi vous oblige à continuer de conserver.

13. Exclusions de garanties

LE SERVICE EST FOURNI « EN L'ÉTAT » ET « SELON SA DISPONIBILITÉ ». DANS LA MESURE MAXIMALE PERMISE PAR LA LOI, LE PRESTATAIRE DÉCLINE TOUTE GARANTIE, Y COMPRIS LES GARANTIES DE QUALITÉ MARCHANDE, D'ADÉQUATION À UN USAGE PARTICULIER ET DE NON-CONTREFAÇON DES DROITS DE TIERS.

Les résultats de la reconnaissance optique de caractères (OCR) dépendent de la qualité des documents numérisés et sont fournis en tant qu'outil d'indexation et de recherche ; ils ne constituent pas une transcription garantie du contenu du document.

14. Limitation de responsabilité

Dans la mesure maximale permise par la loi, le Prestataire n'est pas responsable des dommages indirects, accessoires, spéciaux, consécutifs ou punitifs, ni des pertes de profits, de revenus, de données ou de réputation.

15. Indemnisation

Vous acceptez d'indemniser le Prestataire et de le tenir indemne de toute réclamation résultant de votre utilisation du Service, des Données du Client ou d'une violation des Conditions ou de la loi.

16. Modifications

Nous pouvons mettre à jour les Conditions. La version mise à jour sera publiée sur 4docs.net et s'appliquera à compter de la date indiquée.

17. Loi applicable et litiges

Les Conditions sont régies par le droit Romania. Les tribunaux compétents du siège du Prestataire auront compétence exclusive, sauf dans les cas où une loi impérative en dispose autrement.

18. Contact

Pour toute notification légale ou question : [email protected].