Guide : la gestion documentaire en entreprise
Huit réponses courtes aux questions que se pose toute entreprise qui met de l'ordre dans ses documents : ce que vous conservez, pendant combien de temps, et comment le retrouver rapidement.
La gestion documentaire, c'est quatre choses : vous enregistrez les documents à leur arrivée, vous les faites suivre un circuit interne, vous les archivez de façon structurée et vous les éliminez à échéance.
Les fondements légaux sont les mêmes pour toute entreprise en Roumanie : la loi n° 16/1996 pour l'archive, la loi n° 135/2007 pour la forme électronique, la loi n° 82/1991 et l'Arrêté (OMFP) n° 2634/2015 pour les délais applicables aux documents financiers-comptables, et le Règlement (UE) 2016/679 pour les données personnelles.
Chaque page ci-dessous répond à une seule question, en moins de deux minutes de lecture.
Archivage et valeur légale
Ce que signifie une archive numérique correctement construite, et quand le document conservé électroniquement tient lieu d'original.
Qu'est-ce que l'archivage électronique des documents ?
L'archivage électronique consiste à conserver, de façon organisée et pendant le délai légal, les documents de l'entreprise sous format numérique.
Que signifie un archivage à valeur légale ?
Un document conservé numériquement n'a de valeur que si vous pouvez prouver qu'il n'a pas été modifié après son enregistrement.
Archive physique ou archive électronique : que choisir ?
Le choix ne change pas les délais légaux de conservation : il change seulement le coût, le temps de recherche et le risque de perte.
Délais de conservation et conformité
Combien de temps conserver chaque document et comment concilier les délais légaux avec les obligations du RGPD.
Combien de temps conserve-t-on les documents comptables ?
Le délai de conservation se détermine par type de document et figure dans la nomenclature archivistique de l'entreprise.
Comment définir la politique de conservation des documents conforme au RGPD ?
La politique de conservation, c'est un délai écrit pour chaque type de document et une suppression qui a effectivement lieu.
Le flux quotidien des documents
Comment les documents entrent dans l'entreprise, par où ils circulent et comment les retrouver une fois arrivés dans l'archive.
Comment organiser le registre électronique de l'entreprise ?
Le registre électronique est la porte d'entrée des documents dans l'entreprise et la première étape vers l'archive.
Comment fonctionne l'OCR sur les documents numérisés ?
L'OCR transforme une page numérisée, simple image au départ, en un document dans lequel vous pouvez rechercher n'importe quel mot.
Comment organiser le circuit interne de validation des documents dans une entreprise ?
Un bon circuit interne de validation repose sur trois éléments : un document enregistré, des étapes claires et un délai pour chaque étape.
Les modules 4docs
Les six modules qui couvrent les sujets de ce guide.
Archivage électronique
Archive numérique structurée par fonds et inventaire, avec des délais de conservation par type de document.
Registre électronique
Entrées et sorties dans un registre unique, avec numéro d'enregistrement attribué automatiquement et bordereaux d'expédition.
Circuit interne de validation des documents
Routage interne par service, validation avec délai et responsable nommément désigné pour chaque étape.
OCR et recherche plein texte
Numérisation avec reconnaissance de texte et recherche dans le contenu des documents, pas seulement dans les noms de fichiers.
Conservation et RGPD
Délais légaux de conservation, alertes d'expiration, suppression à échéance et registre des éliminations.
Partage sécurisé
Droits d'accès selon le rôle, liens à durée de vie limitée pour les tiers et journal d'accès complet.
Mettez de l'ordre dans l'archive de votre entreprise
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