Logiciel GED et archivage à valeur probante pour les entreprises françaises
Une GED pensée pour le droit français, qui commence par la méthode et non par un dossier partagé. 4docs enregistre le courrier arrivée/départ avec un chrono automatique, fait viser les documents dans un parapheur électronique, les verse ensuite dans un archivage électronique à valeur probante, puis applique la DUA et le sort final de chaque typologie. Vous retrouvez une pièce de 2018 en tapant un montant ou un nom de fournisseur écrit dans le texte du document — pas dans le nom du fichier.
- Plan de classement et DUA — Code de commerce, art. L123-22
- Recherche plein texte dans le contenu des documents
- Purge à échéance, conforme au RGPD
Qu'est-ce qu'un logiciel de GED (gestion électronique des documents) ?
Un logiciel de GED est l'application dans laquelle une entreprise tient tous ses documents sous forme électronique : elle les enregistre, les classe, les fait viser, les recherche par leur contenu et les conserve exactement le temps requis. Il remplace la combinaison habituelle classeurs, dossier partagé et chrono tenu à la main sur un tableur.
4docs.net est un logiciel de ce type, pensé pour le droit français : archivage électronique, gestion électronique du courrier avec chrono automatique, circuit de validation, recherche dans le texte des PDF et durées d'utilité administrative suivies depuis le référentiel de conservation.
Ce que vous pouvez faire avec 4docs.net
Six choses concrètes, faites depuis la même application, sans exporter de fichiers d'un outil à l'autre.
Vous archivez électroniquement, pas dans un dossier partagé
Les documents sont versés dans un archivage électronique avec empreinte SHA-256 vérifiable, rangés par plan de classement — pas dans une arborescence au nom de la personne qui a scanné.
Vous tenez le courrier arrivée et départ
Chaque pli reçoit un chrono automatique, un service affectataire et un délai de réponse ; les bordereaux de remise sortent directement du registre.
Vous faites valider dans un circuit interne
Vous décidez qui vise, dans quel ordre et sous quel délai. Le document ne se perd plus entre deux bureaux, et la relance part toute seule.
Vous cherchez dans le texte, pas dans le nom du fichier
Les PDF avec texte sont cherchables : vous retrouvez une pièce en tapant un montant, un nom de fournisseur ou une référence écrite dans le document.
Vous respectez les durées légales de conservation
Chaque typologie porte sa DUA — dix ans pour les pièces comptables (C. com. art. L123-22), six ans au titre de l'article L102 B du LPF — suivie automatiquement jusqu'à l'échéance.
Vous donnez un accès, pas une copie par e-mail
Habilitations par rôle et liens à durée limitée ; chaque consultation reste inscrite au journal d'accès.
Ce que vous y gagnez, et ce à quoi il faut vous attendre
Avantages
- Vous retrouvez n'importe quelle pièce en quelques secondes, scans anciens compris, parce que la recherche porte sur le contenu et non sur le nom du fichier.
- Le numéro d'enregistrement est attribué automatiquement : le chrono tenu en parallèle sur un tableur disparaît.
- Les durées d'utilité administrative sont suivies par l'application, pas par la mémoire du collègue qui part à la retraite.
- Les documents ne circulent plus en pièces jointes : une seule version fait foi, avec son historique complet.
- En cas de contrôle fiscal ou d'audit, vous sortez immédiatement la liste des pièces, qui les a ouvertes et quand.
- Les mètres linéaires de stockage et les allers-retours vers le tiers-archiveur diminuent nettement.
Limites à connaître
- La reprise de l'existant demande du temps : la numérisation et l'indexation du papier restent un vrai chantier, mené en interne ou confié à un prestataire de numérisation.
- Les scans sans couche de texte ne sont pas cherchables ; pour les documents manuscrits, les papiers thermiques décolorés ou les scans en basse résolution, une relecture humaine reste nécessaire.
- Le plan de classement se réfléchit une fois, sérieusement. Improvisé, il rend la recherche aussi pénible qu'avant.
- Numériser ne vaut copie fiable que dans les règles : pour les factures papier, l'arrêté du 22 mars 2017 impose une reproduction fidèle et sans altération, dont l'entreprise doit pouvoir démontrer la fiabilité ; le logiciel ne remplace pas cette procédure. Et certains originaux — actes notariés, titres — se conservent toujours physiquement.
Comment fonctionne 4docs.net, en 4 étapes
Vous construisez votre plan de classement
Vous décrivez vos typologies documentaires — facture fournisseur, bulletin de paie, PV de réception de chantier, courrier réglementaire — et le référentiel de conservation attache à chacune sa durée d'utilité administrative et son sort final. Vous partez d'un modèle aligné sur l'article L123-22 du Code de commerce et l'article L102 B du LPF, puis vous l'ajustez à votre activité.
Vous enregistrez le courrier et versez les documents
Chaque pli entrant ou sortant reçoit un numéro d'enregistrement chrono, une date et un service affectataire. Les PDF avec couche de texte sont cherchables, montants et références compris ; un scan sans couche de texte doit être vérifié à la main.
Vous les faites valider dans le circuit interne
Vous définissez le circuit de validation par service. Chaque étape porte un responsable et un délai, et l'état du document se voit en temps réel — sans relancer personne par e-mail.
Vous conservez le temps requis, puis vous purgez de façon tracée
À l'échéance de la DUA, l'application propose l'élimination ou la conservation définitive selon le sort final de la typologie. La purge s'exécute sur décision, et l'opération reste inscrite au journal d'accès — ce que suppose une durée de conservation limitée au sens du RGPD.
4docs.net face aux autres façons de tenir l'archive de l'entreprise
Chaque solution a sa place. Le tableau ci-dessous compare exactement ce qui compte le jour où vous cherchez une pièce ancienne, ou le jour où un contrôle arrive.
| Critère | 4docs.net | Dossiers sur serveur ou lecteur partagé | SharePoint | Archives papier chez un tiers-archiveur | GED classique installée en interne |
|---|---|---|---|---|---|
| Numéro d'enregistrement automatique | Oui, à chaque arrivée et chaque départ | Non — tenu à la main, en général sur un tableur | Oui, mais au prix d'un paramétrage dédié | Oui, dans le registre papier | Oui |
| Recherche dans le contenu du document | Oui, sur le texte des PDF | Uniquement sur le nom du fichier | Oui, sur les plans qui incluent l'indexation | Non — on cherche dans le bordereau de versement | En général un module séparé, licencié à part |
| Durées d'utilité administrative suivies automatiquement | Oui, d'après le référentiel de conservation | Non | Oui, via des stratégies de rétention paramétrées par un administrateur | Oui, tenues par le tiers-archiveur | Oui, après paramétrage |
| Circuit de validation avec délais | Oui, inclus | Par e-mail, sans suivi | Oui, avec des automatisations à construire séparément | Non | Oui |
| Journal d'accès par document | Oui, à chaque ouverture | Limité aux droits du dossier | Oui | Registre de communication papier | Oui |
| Ce qu'il faut pour démarrer | Un compte et le plan de classement de l'entreprise | Rien — mais le désordre reste | Licences, paramétrage et un administrateur | Convention de dépôt, transport, délai de mise à disposition | Serveur, licences, projet d'implémentation |
SharePoint et les GED installées en interne couvrent les mêmes besoins, mais supposent des licences, un paramétrage et un administrateur dédié. Le tiers-archiveur reste utile pour les originaux qui doivent être conservés physiquement.
Lire le guide : la gestion documentaire en entrepriseLà où les documents s'accumulent le plus
Le volume de papier n'est pas le même partout. Dans les secteurs ci-dessous, une pièce introuvable coûte du temps facturable, une pénalité ou un jour de retard. Pour chacun, 4docs.net résout autre chose.
Voir les servicesCabinets d'expertise comptable
Le dossier de chaque client reste complet et cherchable, sans rayonnages de classeurs ni archives au sous-sol.
Bâtiment et travaux publics
Permis, PV de réception et documentation de chantier restent rattachés à l'affaire à laquelle ils appartiennent.
Transport et logistique
Lettres de voiture et bons de livraison se retrouvent par leur numéro ou par ce qui est écrit dedans, pas par le carton au fond de l'entrepôt.
Santé et médico-social
Les documents de la structure et ceux des personnes suivies ont un accès par rôle, et chaque consultation reste au journal.
Collectivités et organismes publics
Le courrier arrivée et départ prend son chrono tout seul, et les délais de réponse se suivent sans relancer personne.
Industrie et production
Fiches techniques, rapports de contrôle et instructions de travail ne circulent que dans leur dernière version visée.
Commerce et distribution
Les documents des fournisseurs et ceux des points de vente entrent dans le même registre, quelle que soit la personne qui numérise.
Services professionnels
Dossiers d'affaire, comptes rendus et correspondance s'archivent par client, avec un historique complet.
4docs.net dans l'écosystème 4b2b
L'archive documentaire de l'entreprise se place à côté des applications que vous utilisez déjà : les documents sont déposés depuis l'espace de gestion ou importés depuis un dossier, reçoivent un numéro, une échéance et un circuit de validation, et les rappels d'échéances et de validations vous parviennent par SMS ou WhatsApp, uniquement si vous l'avez accepté. Voir toutes les plateformes 4b2b
- Il entre par plusieurs voiesUn PDF numérisé, un fichier téléversé dans le panneau, un import en lot par dossier ou un lien de dépôt par lequel un correspondant transmet un fichier — le document arrive dans le même registre, avec le même numéro d'enregistrement.
- Il n'en reste qu'une seule versionLes pièces jointes cessent de circuler. Vos collègues reçoivent un lien vers le document, avec les droits de leur rôle, et l'historique reste entier.
- Les échéances ne passent pas inaperçuesLes durées de conservation et les échéances sont visibles dans le panneau. Si vous activez les alertes, l'entreprise reçoit un SMS ou un message WhatsApp avant qu'une échéance n'arrive à terme.
Vous retrouvez le document par ce qui est écrit dedans, pas par le nom du fichier
La recherche porte sur le texte déjà présent dans chaque document : fichiers numériques et PDF avec couche de texte. Les scans sans couche de texte ne sont pas lus automatiquement et demandent une couche de texte ou une vérification manuelle. Vous tapez un montant, un numéro de SIRET ou un nom de fournisseur lu sur une pièce de cinq ans d'âge, et vous obtenez le document, la page et le dossier où il est classé — y compris pour les fichiers numériques déposés avant votre passage à 4docs.net.
La recherche ne porte que sur les documents auxquels votre rôle donne accès.
Programme d'affiliation
Gagnez des commissions récurrentes en recommandant 4docs.net aux entreprises avec lesquelles vous travaillez