Qu'est-ce que l'archivage électronique des documents ?
L'archivage électronique consiste à conserver, de façon organisée et pendant le délai légal, les documents de l'entreprise sous format numérique.
Răspuns scurt
- L'archivage électronique signifie conserver les documents de l'entreprise sous format numérique, de façon structurée et avec un délai de conservation défini pour chaque type.
- Ce n'est pas la même chose que « je scanne et je mets les fichiers dans un dossier » : une véritable archive dispose d'une nomenclature archivistique, d'un inventaire et d'un suivi des accès.
- Le format numérique ne change pas les délais légaux — ceux-ci se calculent par type de document, pas par support.
- Le cadre principal en Roumanie est la loi n° 16/1996, complétée par la loi n° 135/2007 pour les documents conservés sous forme électronique.
Ce que dit la loi (en bref)
- La loi n° 16/1996 sur les Archives nationales : toute entreprise est créatrice et détentrice de documents et établit sa propre nomenclature archivistique.
- La loi n° 135/2007 relative à l'archivage électronique des documents (republiée) réglemente le régime de l'archivage sous forme électronique et le rôle de l'administrateur d'archives électroniques.
- La loi comptable n° 82/1991 fixe, comme règle générale, 10 ans pour les registres et les pièces justificatives et 50 ans pour les états de paie.
- L'Arrêté (OMFP) n° 2634/2015 du ministre des Finances publiques prévoit, pour une partie des documents financiers-comptables, un délai plus court, de 5 ans.
- Le Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), art. 5, paragraphe 1, point e) : les données personnelles ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire au regard des finalités.
Exemples pratiques
- Une entreprise de 40 salariés numérise 12 classeurs de décisions internes, les indexe par année et par service, et libère trois étagères de dépôt.
- Un bon de livraison reçu par e-mail est enregistré directement au format numérique, avec un numéro d'enregistrement, et n'est plus imprimé.
- Le dossier d'un salarié est clos à son départ, mais l'état de paie correspondant reste dans l'archive pendant 50 ans.
- Une autorisation de fonctionnement délivrée en 2019 se retrouve en 2026 sous la même forme, avec tout son historique d'accès.
Erreurs fréquentes
- L'archive est en réalité un dossier partagé : sans nomenclature, sans inventaire, sans délais.
- Les documents sont numérisés sans OCR : ils existent donc dans l'archive, mais ne peuvent pas être retrouvés par leur contenu.
- La suppression se fait « quand le disque est plein », pas à l'expiration du délai légal.
- Personne ne peut dire qui a ouvert ou téléchargé un document, ni quand.
- Le papier est détruit avant de vérifier si l'original est obligatoire pour ce type de document.
Comment 4docs vous aide
- Vous structurez l'archive par fonds, inventaire et type de document, exactement comme dans la nomenclature de l'entreprise.
- Chaque fichier reçoit un délai de conservation et une date d'expiration calculée automatiquement.
- Vous effectuez une recherche dans le contenu des documents numérisés, pas seulement dans le nom du fichier.
- Le journal d'accès indique qui a consulté, téléchargé ou partagé chaque document.
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