Accès par rôle, pas par personne
Les droits accordés personne par personne semblent simples au début et deviennent impossibles à gérer après le trentième salarié. Le modèle qui résiste est celui fondé sur les rôles : vous définissez ce qu'un rôle peut faire — par exemple « responsable ressources humaines » ou « comptable » — et vous attribuez le rôle aux personnes. Lorsque quelqu'un change de poste, vous changez son rôle, et les droits s'ajustent d'eux-mêmes. Lorsqu'il quitte l'entreprise, vous désactivez son compte et tous ses accès disparaissent d'un coup, y compris ceux accordés ponctuellement. Au-dessus des rôles se superposent les droits par service et par catégorie de documents, de sorte qu'un manager voie tout ce qui relève de son périmètre, mais rien des domaines qui ne le concernent pas.
Liens expirables pour ceux qui n'ont pas de compte
L'auditeur externe, l'avocat, la banque ou un partenaire ont occasionnellement besoin de documents, mais pas d'un compte permanent. Pour eux, la plateforme génère des liens à durée limitée : vous choisissez le document ou le dossier, la période de validité et si vous autorisez le téléchargement ou seulement la consultation. Le lien peut exiger un mot de passe supplémentaire et peut être révoqué à tout moment, même avant son expiration. Contrairement à une pièce jointe d'e-mail, qui échappe définitivement à votre contrôle dès son envoi, un lien reste à vous : vous voyez combien de fois il a été consulté et pouvez le fermer une fois la collaboration terminée.
Filigrane et journal : dissuasion et preuve
Aucune mesure technique n'empêche une photographie de l'écran. Ce que vous pouvez faire, c'est réduire la tentation et conserver la preuve. Le filigrane appliqué lors de la consultation et du téléchargement porte le nom de l'utilisateur, la date et l'heure — et un document qui continue de circuler révèle lui-même sa provenance. Le journal d'accès complète le tableau : chaque ouverture, téléchargement et partage reste enregistré, avec son auteur et son horodatage. En cas de suspicion de fuite d'informations, la question « qui a eu accès à ce document au cours des trois derniers mois ? » obtient une réponse exacte, et non une liste de suppositions.
Partage et conformité au RGPD
De nombreux documents d'une entreprise contiennent des données personnelles : dossiers du personnel, attestations, correspondance avec les salariés, données des représentants de partenaires. Pour ces documents, le contrôle d'accès n'est pas une préférence d'organisation, mais une exigence de conformité. Le principe pratique est la minimisation : chaque personne voit strictement ce dont elle a besoin pour sa tâche. Le journal d'accès fournit la seconde composante requise — la capacité de démontrer qui a accédé à quoi. Avec les règles de conservation, ce sont les deux éléments qu'un contrôle vérifie en premier lorsqu'il demande comment les données de votre archive sont protégées.
