Combien de temps conserve-t-on les documents comptables ?
Le délai de conservation se détermine par type de document et figure dans la nomenclature archivistique de l'entreprise.
Răspuns scurt
- Les registres et les pièces justificatives se conservent, comme règle générale, 10 ans à compter de la clôture de l'exercice financier (loi n° 82/1991).
- Les états de paie se conservent 50 ans, car ils servent à établir les droits à pension.
- Pour une partie des documents financiers-comptables, le délai est de 5 ans (Arrêté (OMFP) n° 2634/2015).
- Le délai court à partir de la clôture de l'exercice financier, et non à partir de la date figurant sur le document.
Ce que dit la loi (en bref)
- La loi comptable n° 82/1991 : 10 ans pour les registres et les pièces justificatives, 50 ans pour les états de paie.
- L'Arrêté (OMFP) n° 2634/2015 du ministre des Finances publiques : pour une partie des documents financiers-comptables, le délai de conservation est de 5 ans.
- La loi n° 16/1996 sur les Archives nationales : l'entreprise établit sa nomenclature archivistique, c'est-à-dire la liste des types de documents avec le délai de chacun.
- Le Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), art. 5, paragraphe 1, point e) : une fois le délai légal expiré, les données personnelles ne sont plus conservées « au cas où ».
- Les délais peuvent être modifiés par des actes normatifs ultérieurs, et certains documents obéissent à des règles particulières — confirmez la liste définitive avec l'expert-comptable de l'entreprise.
Exemples pratiques
- Le registre-journal de l'exercice 2026 se conserve, comme règle générale, jusqu'à la fin de l'année 2036.
- L'état de paie de janvier 2026 reste dans l'archive jusqu'en 2076, même si l'entreprise se réorganise entretemps.
- Une pièce justificative avec un délai de 5 ans, émise en mars 2026, ne peut être éliminée qu'après le 31 décembre 2031.
- Lors d'un contrôle, l'inspecteur demande le document de 2018 : si le délai est de 10 ans, l'entreprise doit pouvoir le présenter jusqu'en 2028.
Erreurs fréquentes
- Un seul délai, « 10 ans », est appliqué à tous les types de documents.
- Les états de paie sont détruits avec le reste du dossier du personnel, alors qu'ils ont un délai de 50 ans.
- Les documents sont conservés indéfiniment : ce n'est pas de la prudence, c'est un risque de non-conformité au RGPD.
- Le délai est calculé à partir de la date du document, et non à partir de la clôture de l'exercice financier.
- La nomenclature archivistique n'a pas été mise à jour depuis des années, alors que l'entreprise a ajouté de nouveaux types de documents.
Comment 4docs vous aide
- Nomenclature avec un délai de conservation configuré pour chaque type de document.
- La date d'expiration est calculée automatiquement à partir de la clôture de l'exercice financier.
- Vous recevez une alerte lorsqu'un dossier entre dans le mois où il peut être éliminé.
- Les documents sortis de l'archive restent consignés dans un registre des éliminations.