Guida: la gestione dei documenti in azienda
Otto risposte brevi alle domande che si pone ogni azienda che mette ordine nei propri documenti: cosa conservi, per quanto tempo lo conservi e come lo trovi rapidamente.
La gestione dei documenti significa quattro cose: li registri all'ingresso, li instradi in un circuito interno, li archivi in modo strutturato e li elimini a scadenza.
I riferimenti sono gli stessi per ogni azienda in Italia: il CAD (D.Lgs. 82/2005) e le Linee guida AgID per la conservazione digitale a norma, l'art. 2220 del codice civile e l'art. 22 del DPR 600/1973 per i termini, e il GDPR per i dati personali.
Ogni pagina qui sotto risponde a una singola domanda, in meno di due minuti di lettura.
Archiviazione e valore legale
Che cosa significa un archivio digitale costruito correttamente e quando il documento conservato elettronicamente sostituisce l'originale.
Che cos'è l'archiviazione elettronica dei documenti?
L'archiviazione elettronica è la conservazione organizzata, per il termine di legge, dei documenti aziendali in formato digitale.
Che cosa significa conservazione digitale a norma?
Un documento conservato in digitale ha valore solo se puoi dimostrare che non è stato modificato dopo la registrazione.
Archivio fisico o archivio elettronico: cosa scegli?
La scelta non cambia i termini legali di conservazione: cambia solo il costo, il tempo di ricerca e il rischio di perdita.
Termini di conservazione e conformità
Per quanto tempo conservi ogni documento e come concili i termini legali con gli obblighi del GDPR.
Per quanto tempo si conservano i documenti contabili?
Il termine di conservazione si stabilisce per tipo di documento e viene inserito nel titolario di classificazione e nel manuale di conservazione dell'azienda.
Come stabilisci la politica di conservazione dei documenti conforme al GDPR?
La politica di conservazione significa un termine scritto per ogni tipo di documento e una cancellazione che avviene davvero.
Il flusso quotidiano dei documenti
Come entrano i documenti in azienda, dove circolano e come li trovi una volta arrivati in archivio.
Come organizzi il registro di protocollo elettronico dell'azienda?
Il registro di protocollo elettronico è la porta d'ingresso dei documenti in azienda e il primo passo verso l'archivio.
Come si cercano i documenti scansionati?
Una pagina scansionata è solo un'immagine: si trova per le sue parole solo se ha uno strato di testo. Il riconoscimento automatico (OCR) è disponibile solo per il rumeno.
Come organizzi il circuito documentale in un'azienda?
Un buon circuito ha tre elementi: documento registrato, passaggi chiari e un termine per ogni passaggio.
I moduli 4docs
I sei moduli che coprono gli argomenti di questa guida.
Archiviazione elettronica
Archivio digitale strutturato per fondo e inventario, con termini di conservazione per tipo di documento.
Registro di protocollo elettronico
Entrate e uscite in un unico registro, con numero di protocollo assegnato automaticamente e distinte di spedizione.
Circuito documentale
Instradamento interno per reparti, approvazione con termine e responsabile nominale per ogni passaggio.
Ricerca a testo integrale e livello di testo
Scansione con riconoscimento del testo e ricerca nel contenuto dei documenti, non solo nei nomi dei file.
Conservazione e GDPR
Termini legali di conservazione, avvisi di scadenza, eliminazione a termine e registro delle eliminazioni.
Condivisione sicura
Diritti di accesso in base al ruolo, link a scadenza per terzi e registro completo degli accessi.
Metti ordine nell'archivio della tua azienda
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