Guida: la gestione dei documenti in azienda
Otto risposte brevi alle domande che si pone ogni azienda che mette ordine nei propri documenti: cosa conservi, per quanto tempo lo conservi e come lo trovi rapidamente.
La gestione dei documenti significa quattro cose: li registri all'ingresso, li instradi in un circuito interno, li archivi in modo strutturato e li elimini a scadenza.
I riferimenti legali sono gli stessi per ogni azienda in Romania: la Legge 16/1996 per l'archivio, la Legge 135/2007 per la forma elettronica, la Legge 82/1991 e l'OMFP 2634/2015 per i termini dei documenti contabili-finanziari, e il Regolamento (UE) 2016/679 per i dati personali.
Ogni pagina qui sotto risponde a una singola domanda, in meno di due minuti di lettura.
Archiviazione e valore legale
Che cosa significa un archivio digitale costruito correttamente e quando il documento conservato elettronicamente sostituisce l'originale.
Che cos'è l'archiviazione elettronica dei documenti?
L'archiviazione elettronica è la conservazione organizzata, per il termine di legge, dei documenti aziendali in formato digitale.
Che cosa significa archiviazione con valore legale?
Un documento conservato in digitale ha valore solo se puoi dimostrare che non è stato modificato dopo la registrazione.
Archivio fisico o archivio elettronico: cosa scegli?
La scelta non cambia i termini legali di conservazione: cambia solo il costo, il tempo di ricerca e il rischio di perdita.
Termini di conservazione e conformità
Per quanto tempo conservi ogni documento e come concili i termini legali con gli obblighi del GDPR.
Per quanto tempo si conservano i documenti contabili?
Il termine di conservazione si stabilisce per tipo di documento e viene inserito nel titolario di classificazione dell'azienda.
Come stabilisci la politica di conservazione dei documenti conforme al GDPR?
La politica di conservazione significa un termine scritto per ogni tipo di documento e una cancellazione che avviene davvero.
Il flusso quotidiano dei documenti
Come entrano i documenti in azienda, dove circolano e come li trovi una volta arrivati in archivio.
Come organizzi il registro di protocollo elettronico dell'azienda?
Il registro di protocollo elettronico è la porta d'ingresso dei documenti in azienda e il primo passo verso l'archivio.
Come funziona l'OCR sui documenti scansionati?
L'OCR trasforma una pagina scansionata da semplice immagine in un documento in cui puoi cercare qualsiasi parola.
Come organizzi il circuito documentale in un'azienda?
Un buon circuito ha tre elementi: documento registrato, passaggi chiari e un termine per ogni passaggio.
I moduli 4docs
I sei moduli che coprono gli argomenti di questa guida.
Archiviazione elettronica
Archivio digitale strutturato per fondo e inventario, con termini di conservazione per tipo di documento.
Registro di protocollo elettronico
Entrate e uscite in un unico registro, con numero di protocollo assegnato automaticamente e distinte di spedizione.
Circuito documentale
Instradamento interno per reparti, approvazione con termine e responsabile nominale per ogni passaggio.
OCR e ricerca a testo integrale
Scansione con riconoscimento del testo e ricerca nel contenuto dei documenti, non solo nei nomi dei file.
Conservazione e GDPR
Termini legali di conservazione, avvisi di scadenza, eliminazione a termine e registro delle eliminazioni.
Condivisione sicura
Diritti di accesso in base al ruolo, link a scadenza per terzi e registro completo degli accessi.
Metti ordine nell'archivio della tua azienda
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