Che cos'è l'archiviazione elettronica dei documenti?
L'archiviazione elettronica è la conservazione organizzata, per il termine di legge, dei documenti aziendali in formato digitale.
Răspuns scurt
- L'archiviazione elettronica significa conservare i documenti dell'azienda in formato digitale, in modo strutturato e con un termine di conservazione stabilito per ogni tipologia.
- Non è la stessa cosa di "scansiono e metto i file in una cartella": un archivio vero ha un titolario di classificazione, un inventario e la tracciabilità degli accessi.
- Il formato digitale non cambia i termini legali — questi si calcolano in base al tipo di documento, non al supporto.
- Il quadro normativo principale in Romania è la Legge 16/1996, integrata dalla Legge 135/2007 per i documenti conservati in forma elettronica.
Cosa dice la legge (in breve)
- Legge 16/1996 (Legge sugli Archivi Nazionali): ogni azienda è creatrice e detentrice di documenti e redige il proprio titolario di classificazione.
- La Legge 135/2007 (ripubblicata) disciplina l'archiviazione dei documenti in forma elettronica e il ruolo dell'amministratore di archivio elettronico.
- La Legge sulla contabilità n. 82/1991 stabilisce, come regola generale, 10 anni per i registri e i documenti giustificativi e 50 anni per i prospetti paga.
- L'OMFP 2634/2015 prevede per una parte dei documenti contabili-finanziari un termine più breve, di 5 anni.
- Il Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), art. 5, par. 1, lett. e): i dati personali non vengono conservati più a lungo di quanto necessario per la finalità.
Esempi pratici
- Un'azienda con 40 dipendenti scansiona 12 raccoglitori di decisioni interne, li indicizza per anno e reparto e libera tre scaffali di deposito.
- Un documento di trasporto ricevuto via e-mail viene registrato direttamente in digitale, con numero di protocollo, e non viene più stampato.
- Il fascicolo di un dipendente si chiude alla sua uscita, ma il prospetto paga corrispondente resta in archivio 50 anni.
- Un'autorizzazione di funzionamento rilasciata nel 2019 si ritrova nel 2026 nella stessa forma, con tutta la cronologia degli accessi.
Errori frequenti
- L'archivio è in realtà una cartella condivisa: senza titolario, senza inventario, senza termini.
- I documenti vengono scansionati senza OCR, quindi esistono in archivio ma non si possono trovare in base al contenuto.
- La cancellazione avviene "quando si riempie il disco", non alla scadenza del termine legale.
- Nessuno può dire chi ha aperto o scaricato un documento e quando.
- Si distrugge la carta prima di verificare se per quel tipo di documento l'originale è obbligatorio.
Come ti aiuta 4docs
- Strutturi l'archivio per fondo, inventario e tipo di documento, esattamente come nel titolario dell'azienda.
- Ogni file riceve un termine di conservazione e una data di scadenza calcolata automaticamente.
- Cerchi nel contenuto dei documenti scansionati, non solo nel nome del file.
- Il registro degli accessi mostra chi ha visualizzato, scaricato o condiviso ogni documento.
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