¿Cómo organizar el registro electrónico de entrada y salida de la empresa?
El registro de entrada y salida es la puerta por la que los documentos entran en la empresa y el primer paso hacia el archivo.
Respuesta breve
- Define un único registro de entrada y salida para toda la empresa.
- Cada documento recibido o enviado obtiene un número de registro único, en orden cronológico.
- El número se asigna automáticamente en el momento del registro y ya no se puede modificar.
- El documento registrado se asigna a una persona responsable, con un plazo de respuesta.
- Al terminar su circuito, el documento pasa al archivo con todo su historial.
Qué dice la ley (en resumen)
- El registro de entrada y salida es obligatorio para las Administraciones públicas (art. 16 de la Ley 39/2015); una empresa privada no está obligada, pero adopta el modelo porque da un orden correlativo y una fecha fehaciente de recepción.
- Los asientos habituales son los mismos que exige la Administración: número, fecha y hora, remitente o destinatario, tipo de documento y extracto del contenido. Es la pauta que conviene copiar.
- Cuando un escrito abre un plazo (un requerimiento, una reclamación), la fecha de entrada registrada es la que permite demostrar cuándo empezó a correr.
- RGPD, arts. 5 y 32: el registro contiene datos personales (nombres, direcciones, a veces el DNI), así que el acceso se limita por rol.
Ejemplos prácticos
- Una carta de la Agencia Tributaria recibida el 3 de marzo obtiene el número E-412/2026 y se asigna ese mismo día a administración.
- Una empresa con tres centros de trabajo usa un único registro, con series de numeración distintas por centro.
- Una relación de envío agrupa los 18 sobres remitidos el mismo día y queda adjunta al registro de salida.
- Una reclamación con plazo de respuesta de 30 días genera un aviso automático el día 25.
Errores frecuentes
- Cada departamento lleva su propio registro en una hoja de cálculo, y aparecen números duplicados.
- Se reservan números por adelantado y quedan huecos imposibles de justificar en una inspección.
- Los documentos que llegan en formato electrónico no se registran nunca.
- El registro no muestra quién recogió el documento ni en qué fecha.
- Toda la plantilla puede ver el registro, aunque contiene datos personales.
Cómo te ayuda 4docs
- El número de registro se asigna automáticamente, sin huecos ni duplicados.
- Entradas y salidas conviven en el mismo registro, filtrable por año, departamento o remitente.
- Las relaciones de envío se generan a partir de una selección de documentos.
- El documento registrado entra directamente en el circuito interno de aprobación.