Software di gestione documentale per le aziende italiane
Classifichi per titolario, non per cartelle. Ogni documento in entrata e in uscita riceve un numero di protocollo automatico, ogni iter approvativo ha una scadenza per passaggio e ogni tipologia documentale porta con sé la propria durata di conservazione. La ricerca full text legge il testo dei documenti digitali e dei PDF con testo: trovi un DDT del 2019 cercando l'importo o il nome del fornitore. Le scansioni senza testo vanno verificate a mano prima di entrare nella ricerca.
- Titolario e conservazione a norma (Linee guida AgID)
- Ricerca nel testo dei documenti
- Scarto a scadenza — art. 2220 c.c. e GDPR
Che cos'è un sistema di gestione documentale (DMS)?
Un sistema di gestione documentale è l'applicazione in cui un'azienda tiene tutti i suoi documenti in formato elettronico: li registra, li classifica per titolario, li manda su un iter approvativo, li cerca per contenuto e li conserva esattamente per il tempo dovuto. Sostituisce la combinazione abituale fra faldoni, una cartella di rete e un registro tenuto in Excel.
4docs.net è un sistema di questo tipo, pensato per la prassi italiana: archiviazione elettronica per titolario, registro con numerazione automatica, iter approvativi con scadenza, ricerca nel testo dei PDF e durate di conservazione seguite per tipologia documentale.
Che cosa puoi fare con 4docs.net
Sei cose concrete, che fai dalla stessa applicazione, senza esportare file da una parte all'altra.
Archivi per titolario, non per cartelle
Organizzi per fondo, ufficio e tipologia documentale. Ogni tipologia porta con sé la propria durata di conservazione e la propria regola di scarto.
Tieni il registro in entrata e in uscita
Numero di registro automatico, data, ufficio assegnatario e responsabile, e distinta di trasmissione generata dal registro.
Metti i documenti su un iter approvativo
Decidi chi approva, in che ordine e in quanti giorni. Il documento non si perde più fra due scrivanie.
Cerchi nel testo, non nel nome dei file
Con il testo presente nel PDF ritrovi un documento partendo da un importo, da una partita IVA o dal nome di un fornitore; le scansioni senza testo vanno verificate a mano.
Rispetti i tempi di conservazione
Tempi di conservazione per tipologia documentale, con proposta di eliminazione alla scadenza — non una sorpresa il giorno della verifica.
Dai accesso profilato, non copie per e-mail
Condividi con diritti per profilo e link a scadenza, e ogni apertura resta nel log di audit.
Che cosa guadagni e a che cosa devi prepararti
Vantaggi
- Ritrovi qualsiasi documento in pochi secondi, comprese le scansioni vecchie, perché la ricerca entra nel contenuto.
- Il numero di registro si assegna da solo: sparisce il registro parallelo tenuto a mano in Excel.
- Le durate di conservazione le segue il sistema, non la memoria di un collega.
- I documenti smettono di circolare come allegati: resta una sola versione, con la sua cronologia.
- Lo spazio di deposito fisico e il costo di trasporto all'archivio esterno si riducono in modo sensibile.
- In caso di verifica hai subito l'elenco dei documenti, chi li ha aperti e quando.
Limiti da mettere in conto
- La migrazione dell'archivio storico richiede tempo: scansione e indicizzazione della carta restano lavoro vero, fatto internamente o affidato a un service di scansione.
- Le scansioni senza strato di testo non sono ricercabili: su documenti scritti a mano, carte sbiadite o scansioni a bassa risoluzione serve comunque un controllo umano.
- Il titolario va pensato una volta, con criterio. Se lo improvvisi, ritrovare i documenti resta difficile come prima.
- La conservazione digitale ha ruoli e regole propri (Linee guida AgID, CAD — D.Lgs. 82/2005): il software aiuta, ma non sostituisce la nomina del responsabile della conservazione né la scelta di quali originali cartacei continuare a tenere.
Come funziona 4docs.net, in 4 passaggi
Costruisci il titolario di classificazione
Elenchi le tipologie documentali che circolano davvero — DDT, ordini, contratti ricevuti, corrispondenza, verbali — e a ciascuna assegni la durata di conservazione e la regola di scarto. Parti da un modello impostato sull'art. 2220 del Codice Civile e lo adatti alla tua azienda.
Carichi o scansioni i documenti
Ogni documento riceve numero di registro, data, ufficio assegnatario e responsabile. L'archivio corrente entra subito; i faldoni storici si scansionano a lotti e il testo che portano diventa cercabile solo se ha uno strato di testo o viene verificato a mano.
Lo mandi sull'iter approvativo
Per ogni tipologia stabilisci chi approva, in che ordine e in quanti giorni. Da lì in poi vedi a che passaggio è fermo il documento e da quanto tempo, senza rincorrere le e-mail per capire dove si è bloccato.
Lo conservi per il tempo dovuto, poi lo scarti in modo documentato
Alla scadenza il sistema propone lo scarto. L'eliminazione avviene su decisione e resta registrata nel log di audit, insieme a chi ha aperto il documento.
4docs.net a confronto con gli altri modi di tenere l'archivio aziendale
Ogni soluzione ha il suo posto. La tabella qui sotto confronta quello che conta davvero quando cerchi un documento vecchio, o il giorno in cui arriva una verifica.
| Criterio | 4docs.net | Cartella di rete o NAS | Registro cartaceo o Excel | Cloud generico (SharePoint, Drive, Dropbox) | DMS classico installato in azienda |
|---|---|---|---|---|---|
| Numero di registro automatico | Sì, in entrata e in uscita | No | Manuale | No | Sì |
| Ricerca dentro il contenuto del documento | Sì, sul testo dei PDF | Solo sul nome del file | No, si cerca nel registro | Parziale, di norma solo sui file già testuali | Di solito un modulo a parte, con licenza propria |
| Durate di conservazione seguite automaticamente | Sì, in base al titolario | No | Annotate a mano | No | Sì, dopo configurazione |
| Iter approvativo con scadenza per passaggio | Sì, incluso | Per e-mail, senza tracciamento | No | Approvazioni di base, senza scadenza per passaggio | Sì |
| Log di audit sul singolo documento | Sì, a ogni apertura | Limitato ai permessi di cartella | No | Parziale | Sì |
| Che cosa serve per partire | Un account e il titolario dell'azienda | Niente — ma il disordine resta | Niente — ma nulla è ricercabile | Licenze, configurazione e un amministratore | Server, licenze, progetto di implementazione |
SharePoint e i DMS installati in azienda coprono esigenze simili, ma richiedono licenze, configurazione e un amministratore dedicato, e il deposito esterno resta utile per gli originali cartacei da conservare fisicamente. Firma elettronica e ciclo di vita dei contratti non rientrano in questo confronto: sono il mestiere del brand fratello 4mycontracts.net.
Leggi la guida: la gestione documentale in aziendaDove si accumulano più documenti
Il volume di carta non è uguale ovunque. Nei settori qui sotto un documento difficile da trovare costa tempo fatturabile, una sanzione o un giorno di ritardo. Per ciascuno, 4docs.net risolve una cosa diversa.
Scopri i serviziStudi commercialisti e consulenti del lavoro
Il fascicolo di ogni cliente resta completo e ricercabile, senza scaffali di faldoni e senza archivio in cantina.
Edilizia e impiantistica
Permessi, verbali di collaudo e documentazione di cantiere restano legati alla commessa a cui appartengono.
Trasporti e logistica
DDT e documenti di trasporto si ritrovano dal numero o da quello che c'è scritto dentro, non dallo scatolone in magazzino.
Sanità e strutture socio-sanitarie
I documenti della struttura e degli assistiti hanno accesso per profilo, e ogni apertura resta nel log di audit.
Enti locali e società partecipate
Il protocollo in entrata e in uscita numera da solo e i termini di risposta si seguono senza rincorrere nessuno.
Manifattura e metalmeccanica
Schede tecniche, rapporti di qualità e istruzioni di lavoro circolano solo nell'ultima revisione approvata.
Commercio e distribuzione
I documenti dei fornitori e quelli dei punti vendita entrano nello stesso registro, chiunque li scansioni.
Servizi professionali
Fascicoli di progetto, verbali e corrispondenza si archiviano per cliente, con cronologia completa.
4docs.net nella rete 4b2b
L'archivio documentale della tua azienda si affianca alle applicazioni che usi già: i documenti si caricano dal pannello o si importano da una cartella, ricevono numero, scadenza e iter di approvazione, e gli avvisi su scadenze e approvazioni arrivano via SMS o WhatsApp, solo se hai scelto di attivarli. Vedi tutte le piattaforme 4b2b
- Entra da più canaliUn PDF scansionato, un file caricato nel pannello, un import in blocco da cartella o un link di deposito con cui un mittente invia un file — il documento finisce nello stesso registro, con lo stesso numero di protocollo.
- Resta una sola versioneGli allegati smettono di girare. I colleghi ricevono il link al documento, con i diritti di accesso del proprio profilo, e la cronologia resta intera.
- Le scadenze non passano inosservateI termini di conservazione e le scadenze sono visibili nel pannello. Se attivi gli avvisi, l'azienda riceve un SMS o un messaggio WhatsApp prima che una scadenza arrivi a termine.
Ritrovi il documento da quello che c'è scritto dentro, non dal nome del file
La ricerca copre il testo già presente in ogni documento: file digitali e PDF con livello di testo. Le scansioni senza livello di testo non vengono lette automaticamente e richiedono un livello di testo o una verifica manuale. Cerchi un importo, una partita IVA o il nome di un fornitore letto su un foglio di cinque anni fa e ottieni il documento, la pagina e il fascicolo in cui si trova — compresi i file digitali caricati prima di passare a 4docs.net.
La ricerca lavora solo sui documenti a cui il tuo profilo ha diritto di accesso.
Programma di affiliazione
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