¿Tus documentos están repartidos entre carpetas y correos?
Facturas en el escritorio de una persona, finiquitos en un correo antiguo, contratos en un pendrive. Cuando la empresa crece, buscar un documento deja de ser un trámite y se convierte en un costo.
- Cuadro de clasificación por áreas y series
- Búsqueda por texto en documentos que ya tienen texto
- Eliminación al vencimiento, decidida por una persona
¿Qué es un sistema de gestión documental (DMS)?
Un sistema de gestión documental es la aplicación donde una empresa guarda sus documentos en formato electrónico: los registra, los clasifica, los envía a aprobación, los busca por su contenido y los conserva durante el plazo que corresponde a cada tipo de documento. Reemplaza la combinación habitual de carpetas de papel, una carpeta compartida en el computador y un libro de registro llevado en planilla.
4docs.net es un sistema de este tipo, pensado para empresas chilenas: archivo electrónico ordenado por cuadro de clasificación, registro de entrada y salida con numeración automática, circuitos de aprobación con plazo por paso y plazos de conservación controlados por tipo de documento. Los plazos los define la empresa junto a su contador, según la normativa que le aplique.
Qué puede hacer con 4docs.net
Seis funciones concretas, desde la misma aplicación, sin pasar archivos de una herramienta a otra.
Archiva por cuadro de clasificación, no por carpetas
Ordena por área, departamento y tipo de documento. Cada tipo tiene su propio plazo de conservación y su regla al vencer.
Lleva el registro de entrada y salida
Cada documento recibido o enviado recibe número de registro automático, con fecha, hora, departamento y responsable. Sin libro paralelo en planilla.
Envía los documentos a aprobación
Define quién aprueba, en qué orden y en cuántos días. El documento deja de quedarse entre dos escritorios.
Busca dentro del texto de los documentos
Encuentra un documento por un monto, un RUT o el nombre de un proveedor. Funciona sobre los documentos que tienen texto; las imágenes escaneadas necesitan una capa de texto o revisión manual.
Controla los plazos de conservación
Cada tipo de documento tiene su plazo. Al vencer, el sistema propone la eliminación y una persona decide.
Da acceso por rol, no copias por correo
Comparte según permisos por rol y enlaces con fecha de caducidad. Cada apertura queda registrada en el registro de accesos.
Qué gana y qué debe considerar
Ventajas
- Encuentra cualquier documento en segundos, siempre que tenga texto, porque la búsqueda entra en su contenido.
- El número de registro se asigna solo: no hace falta el libro de registro paralelo en planilla.
- Los plazos de conservación los controla el sistema, no la memoria de una persona.
- Los documentos dejan de circular como adjuntos: queda una sola versión, con su historial.
- Se reduce el espacio ocupado por carpetas y el costo de guardar papel en una bodega externa.
- Frente a una fiscalización tiene a mano la lista de documentos, quién los abrió y cuándo.
Límites que conviene conocer
- Migrar el archivo antiguo lleva tiempo: digitalizar e indexar el papel sigue siendo trabajo real, interno o con un proveedor.
- Las imágenes escaneadas no se pueden buscar por su texto sin una capa de texto o revisión manual, y la escritura a mano no es localizable.
- El cuadro de clasificación debe pensarse con criterio. Si se improvisa, encontrar documentos sigue siendo difícil.
- Digitalizar no reemplaza todas las obligaciones: la empresa decide qué originales en papel conserva, cumple los plazos legales y responde por los datos personales según la ley de protección de datos. El software ayuda, pero no reemplaza esas obligaciones.
Cómo funciona 4docs.net, en 4 pasos
Define el cuadro de clasificación
Enumera los tipos de documento que realmente circulan (facturas recibidas, boletas, guías de despacho, contratos, liquidaciones de sueldo, actas) y asigna a cada uno su plazo de conservación y su regla al vencer. Parta de los plazos que indique su contador y ajústelos a su empresa.
Sube o escanea los documentos
Cada documento recibe número de registro de entrada o salida, fecha, hora, departamento y responsable. Los documentos con texto quedan localizables por su contenido.
Lo envía al circuito de aprobación
Elige el recorrido de aprobación por departamento. Cada paso tiene plazo y responsable, y el estado se ve en tiempo real, sin preguntar por correo.
Lo conserva el plazo debido y lo elimina con registro
Al vencer el plazo, el sistema propone la eliminación. La decisión la toma una persona y queda anotada en el registro de accesos. Los datos personales se tratan según la ley de protección de datos.
4docs.net frente a otras formas de llevar el archivo de la empresa
Cada opción tiene su lugar. La tabla compara lo que importa cuando se busca un documento antiguo o cuando llega una fiscalización.
| Criterio | 4docs.net | Carpeta de red o NAS | Libro de registro en papel o planilla | Nube genérica (SharePoint, Drive, Dropbox) | DMS clásico instalado en la empresa |
|---|---|---|---|---|---|
| Número de registro automático | Sí, de entrada y de salida | No | Manual | No | Sí |
| Búsqueda dentro del contenido del documento | Sí, en documentos con texto | Solo por nombre de archivo | No, se busca en el libro | Parcial, normalmente solo en archivos de texto | Suele ser un módulo aparte, con licencia propia |
| Plazos de conservación controlados automáticamente | Sí, según el cuadro de clasificación | No | Anotados a mano | No | Sí, tras configurarlo |
| Circuito de aprobación con plazo por paso | Sí, incluido | Por correo, sin seguimiento | No | Aprobaciones básicas, sin plazo por paso | Sí |
| Registro de accesos por documento | Sí, en cada apertura | Limitado a permisos de carpeta | No | Parcial | Sí |
| Qué necesita para empezar | Una cuenta y el cuadro de clasificación de la empresa | Nada, pero el desorden sigue | Nada, pero nada es fácil de localizar | Licencias, configuración y un administrador | Servidor, licencias y un proyecto de implantación |
SharePoint y los DMS instalados en la propia empresa cubren necesidades parecidas, pero requieren licencias, configuración y un administrador dedicado. El archivo físico sigue siendo útil para los originales en papel que la empresa decida conservar. 4docs.net gestiona el archivo de documentos: no emite facturas electrónicas ni firma contratos.
Leer la guía: la gestión documental en la empresaDónde se acumulan más documentos
El volumen de papel no es igual en todas partes. En los sectores de abajo, un documento difícil de encontrar cuesta tiempo facturable, una sanción o un día de retraso. Para cada uno, 4docs.net resuelve algo distinto.
Ver los serviciosEstudios contables y asesorías
El expediente de cada cliente queda completo y localizable, sin estantes llenos de carpetas ni archivo en bodega.
Construcción
Permisos, actas de recepción y documentación de obra quedan vinculados a la obra a la que pertenecen.
Transporte y logística
Guías de despacho y documentos de transporte se encuentran por su número o por los datos que contienen, no por la caja de la bodega.
Salud
Los documentos de la institución y de los pacientes tienen acceso por rol, y cada apertura queda en el registro de accesos.
Administración pública y municipios
El registro de entrada y salida numera solo, y los plazos de respuesta quedan a la vista de quien debe responder.
Industria y manufactura
Fichas técnicas, informes de calidad e instrucciones de trabajo circulan solo en su última versión aprobada.
Comercio y distribución
Los documentos de proveedores y de los locales entran en el mismo registro, los cargue quien los cargue.
Servicios profesionales
Expedientes de proyecto, actas y correspondencia se archivan por cliente, con su historial completo.
4docs.net dentro de la red 4b2b
El archivo documental de tu empresa convive con las aplicaciones que ya usas: los documentos se suben desde el panel o se importan desde una carpeta, reciben número, vencimiento y circuito de aprobación, y los avisos sobre plazos y aprobaciones llegan por SMS o WhatsApp, solo si los has activado. Ver todas las plataformas 4b2b
- Entra desde varias víasUn PDF escaneado, un archivo subido en el panel, una importación masiva por carpeta o un enlace de envío con el que un remitente deposita un archivo — el documento llega al mismo registro, con el mismo número de entrada.
- Queda una sola versiónLos adjuntos dejan de circular. Sus compañeros reciben un enlace al documento, con los permisos de su rol, y el historial queda completo.
- Los plazos no pasan inadvertidosLos plazos de conservación y los vencimientos son visibles en el panel. Si activa los avisos, la empresa recibe un SMS o un mensaje de WhatsApp antes de que venza un plazo.
Encuentra el documento por lo que dice dentro, no por el nombre del archivo
La búsqueda cubre el texto que ya tiene cada documento: archivos digitales y PDF con capa de texto. Los escaneos sin capa de texto no se leen automáticamente y necesitan una capa de texto o una revisión manual. Escribe un importe, un NIF o el nombre de un proveedor leído en un papel de hace cinco años y obtiene el documento, la página y el expediente donde está archivado — también para los archivos digitales subidos antes de pasarse a 4docs.net.
La búsqueda solo abarca los documentos a los que su rol tiene acceso.
Programa de afiliados
Gana comisiones recurrentes recomendando 4docs.net a las empresas con las que trabajas