Dokumenttienhallinta tositteiden säilytykseen
4docs.net on dokumenttienhallintajärjestelmä suomalaisille yrityksille. Tositteet skannataan tai ladataan, reititetään hyväksyjille ja arkistoidaan säilytysajan loppuun asti.
- Säilytysajat kirjanpitolain 2 luvun 10 §:n mukaan
- Haku metatiedoista ja digitaalisesta tekstistä
- Poisto säilytysajan päätyttyä, GDPR:n mukaisesti
Mikä on dokumenttienhallintajärjestelmä (DMS)?
Dokumenttienhallintajärjestelmä on sovellus, jossa yritys säilyttää kaikki asiakirjansa sähköisessä muodossa: se kirjaa ne, luokittelee, ohjaa hyväksyntäkierrokselle, etsii metatietojen ja digitaalisen tekstin perusteella ja säilyttää ne täsmälleen niin kauan kuin laki vaatii.
4docs.net on Suomeen rakennettu tällainen järjestelmä: sähköinen arkisto tositelajien mukaan, kirjaamo automaattisella juoksevalla numerolla, sisäinen hyväksyntäkierros määräaikoineen, haku tositteiden metatiedoista ja digitaalisesta tekstistä sekä säilytysajat, jotka seurataan kirjanpitolain mukaan.
Mitä voit tehdä 4docs.net:llä
Kuusi konkreettista asiaa, joita teet samassa sovelluksessa ilman tiedostojen siirtelyä työkalusta toiseen.
Arkistoi tositelajien mukaan, älä kansioihin
Lajittelet asiakirjat tilikauden, osaston ja asiakirjatyypin mukaan. Jokaisella tyypillä on oma säilytysaika ja oma hävittämissääntö.
Pidä kirjaamoa ilman rinnakkaista taulukkoa
Jokainen saapuva ja lähtevä asiakirja saa automaattisesti juoksevan numeron, päivämäärän, osaston ja vastuuhenkilön.
Lähetä asiakirjat hyväksyttäviksi
Määrität, kuka hyväksyy, missä järjestyksessä ja kuinka monen päivän kuluessa. Asiakirja ei enää katoa pöydältä toiselle.
Etsi tekstistä, älä tiedostonimestä
Tositteen löydät summan, Y-tunnuksen, toimittajan nimen tai diarinumeron perusteella. Digitaalisesta tekstistä löytyvät myös sanat asiakirjan sisältä.
Seuraa säilytysaikoja
Tositteet säilytetään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä ja tilinpäätösasiakirjat kymmenen vuotta. Järjestelmä seuraa määräaikoja ja ehdottaa hävittämistä niiden päätyttyä.
Anna käyttöoikeus roolin mukaan, älä kopioi sähköpostilla
Jaat asiakirjat oikeuksien ja voimassaolevien linkkien kautta, ja jokainen avaus kirjautuu käyttölokiin.
Mitä saat ja mihin kannattaa varautua
Hyödyt
- Jokainen asiakirja on yhdessä paikassa, eikä tositteita tarvitse etsiä sähköpostista
- Hyväksyntäkierros näkyy reaaliajassa ilman kyselyitä
- Säilytysajat seurataan automaattisesti
- Käyttöoikeudet määräytyvät roolin mukaan
- Tekstihaku nopeuttaa tilintarkastusta ja vuosittaista aineistojen keruuta
Rajoitukset, jotka kannattaa tietää
- Järjestelmä ei korvaa kirjanpito-ohjelmaa eikä tee kirjauksia
- Paperiset alkuperäiset asiakirjat on tarvittaessa säilytettävä fyysisesti
- Skannatun aineiston tekstihakua ei ole vielä otettu käyttöön suomeksi: skannatut tositteet löydät ensisijaisesti diarinumeron ja metatietojen perusteella
Miten 4docs.net toimii, 4 vaiheessa
Skannaa tai lataa tosite
Tositteen voi skannata tai ladata PDF-tiedostona. Jokainen asiakirja saa heti oman tunnisteensa ja tallentuu oikeaan tositelajiin.
Kirjaa se kirjaamoon
Järjestelmä antaa asiakirjalle juoksevan numeron, päivämäärän ja vastuuhenkilön. Saapuneet ja lähtevät asiakirjat näkyvät samassa rekisterissä.
Lähetä sisäiseen hyväksyntään
Valitset hyväksyntäreitin osaston mukaan. Jokaisella vaiheella on määräaika ja vastuuhenkilö, ja asiakirjan tila näkyy reaaliajassa ilman sähköpostikyselyitä.
Säilytä määräaikaan asti ja hävitä dokumentoidusti
Määräajan päätyttyä saat ehdotuksen hävittämisestä. Poisto tehdään päätöksellä ja kirjautuu käyttölokiin. Henkilötietojen poisto noudattaa GDPR:ää.
4docs.net verrattuna muihin tapoihin ylläpitää yrityksen arkistoa
Jokaisella vaihtoehdolla on paikkansa. Alla oleva taulukko vertaa asioita, joilla on väliä, kun etsit vanhaa tositetta tai kun tulee tarkastus.
| Kriteeri | 4docs.net | Tiedostot palvelimella tai jaetulla asemalla | SharePoint | Fyysinen arkisto ulkoisella säilytyksellä | Paikallisesti asennettava DMS |
|---|---|---|---|---|---|
| Automaattinen juokseva numerointi kirjaamossa | Kyllä, jokaisesta saapuvasta ja lähtevästä | Ei, yleensä käsin taulukkolaskennassa | Kyllä, mutta vaatii erillisen asetuksen | Kyllä, paperisessa kirjaamossa | Kyllä, mutta vaatii ylläpitäjän |
| Hyväksyntäkierros määräaikoineen | Kyllä, jokaiselle vaiheelle oma määräaika | Ei | Kyllä, vaatii konfiguroinnin | Ei | Osittain |
| Säilytysaikojen seuranta | Kyllä, asiakirjatyypeittäin | Ei | Kyllä, vaatii konfiguroinnin | Kyllä, käsin | Kyllä, vaatii konfiguroinnin |
| Haku asiakirjan sisällöstä | Kyllä, digitaalisesta tekstistä ja metatiedoista | Vain tiedostonimellä | Kyllä | Ei | Kyllä |
SharePoint ja paikallisesti asennettavat DMS-ratkaisut vastaavat samoihin tarpeisiin, mutta vaativat lisenssit, asetukset ja oman ylläpitäjän. Ulkoinen säilytyspaikka on edelleen hyödyllinen alkuperäisille paperiasiakirjoille, jotka on säilytettävä fyysisesti.
Lue opas: dokumenttien hallinta yrityksessäMissä dokumentteja kertyy eniten
Paperimäärä ei ole kaikkialla sama. Alla olevilla toimialoilla vaikeasti löydettävä tosite maksaa laskutettavaa aikaa, sakon tai päivän viivästyksen. Jokaisella toimialalla 4docs.net ratkaisee eri asian.
Katso palvelutKirjanpito- ja tilitoimistot
Asiakkaiden tositteet, tilinpäätösaineistot ja kirjeenvaihto löytyvät asiakaskohtaisesti, ja säilytysajat seurataan automaattisesti.
Rakennusala
Työmaapäiväkirjat, alihankkijoiden laskut ja sopimusasiakirjat kulkevat samassa arkistossa, ja viimeisin hyväksytty versio on aina käytössä.
Kuljetus ja logistiikka
Rahtikirjat, kuljetusasiakirjat ja toimittajien laskut tallentuvat heti ja löytyvät summan tai kuljetusnumeron perusteella.
Terveydenhuolto
Asiakirjat kulkevat roolin mukaan rajatuilla oikeuksilla, ja jokainen avaus kirjautuu käyttölokiin.
Kunnallishallinto
Pöytäkirjat, päätökset ja asiakirjat pysyvät jäljitettävinä ja löytyvät nopeasti.
Teollisuus ja tuotanto
Tekniset kortit, laaturaportit ja työohjeet kiertävät vain viimeisimpänä hyväksyttynä versiona.
Vähittäiskauppa
Toimittajien ja myymälöiden asiakirjat kulkevat samaan rekisteriin, riippumatta siitä, kuka ne skannaa.
Asiantuntijapalvelut
Projektikansiot, pöytäkirjat ja kirjeenvaihto arkistoidaan asiakkaittain kokonaisella historialla.
4docs.net 4b2b-verkostossa
Yrityksen asiakirja-arkisto sijaitsee rinnakkain jo käyttämiesi sovellusten kanssa: asiakirjat ladataan paneelista tai tuodaan kansiosta, jokaiselle annetaan numero, eräpäivä ja hyväksyntäkierros, ja määräaika- sekä hyväksyntähälytykset tulevat sinulle tekstiviestinä tai WhatsAppissa, vain jos olet niihin liittynyt. Katso kaikki 4b2b-alustat
- Asiakirjat tulevat useaa reittiäPDF-tiedosto, myös skannattu, ladattuna sovellukseen, massatuonti kansioittain tai latauslinkki, jonka kautta ulkopuolinen osapuoli jättää tiedoston valittuun kansioon.
- Versio on vain yksiLiitteet eivät enää kierrä sähköpostissa. Kollegat saavat linkin asiakirjaan roolinsa oikeuksilla, ja historia säilyy.
- Määräajat eivät unohduSäilytysajat ja kirjaamossa kirjatut asiat, joilla on vastausaika, näkyvät sovelluksessa heti.
Asiakirja löytyy numeron, toimittajan ja päivämäärän perusteella
Jokainen asiakirja saa kirjaamon juoksevan numeron, päivämäärän, osaston ja vastuuhenkilön ja arkistoituu omaan kansioonsa. Kirjoitat summan, toimittajan nimen, Y-tunnuksen tai diarinumeron ja saat asiakirjan, sen paikan kansiossa ja tiedot. Sanahaku kattaa digitaalisen tekstin, joka asiakirjassa on jo valmiina.
Haku koskee vain asiakirjoja, joihin roolillasi on pääsy.
Kumppaniohjelma
Ansaitse toistuvia provisioita suosittelemalla 4docs.net:iä yrityksille, joiden kanssa teet työtä