Dokumentų valdymo sistema įmonėms Lietuvoje
Dokumentai, registratūra ir tvirtinimas vienoje sistemoje. Įkeliate dokumentą, jis gauna registracijos numerį, eina per patvirtinimo maršrutą ir lieka archyve su nustatytu saugojimo terminu.
- Saugojimo terminai pagal teisės aktus
- Paieška pagal žodį ar numerį dokumento tekste
- Ištrynimas pasibaigus terminui, pagal BDAR
Kas yra dokumentų valdymo sistema (DVS)?
Dokumentų valdymo sistema (DVS) – tai programa, kurioje įmonė saugo visus savo dokumentus elektroniškai: juos registruoja, rūšiuoja pagal dokumentų planą, siunčia tvirtinti, archyvuoja ir ištrina pasibaigus saugojimo terminui.
4docs.net – tokia sistema Lietuvos mažoms ir vidutinėms įmonėms: elektroninis archyvas su automatiniu registracijos numeriu, tvirtinimo maršrutas tarp skyrių, paieška pagal tekstą ir numerį, saugojimo terminai ir saugi dokumento nuoroda su galiojimo laiku.
Ką galite daryti su 4docs.net
Šeši konkretūs veiksmai, kuriuos atliekate toje pačioje programoje be failų eksportavimo.
Visus įmonės dokumentus archyvuojate elektroniškai
Dokumentai elektroniniame archyve sutvarkyti pagal dokumentų planą, o ne aplankais, pavadintais pagal asmenį, kuris juos įkėlė.
Gaunamus ir siunčiamus laiškus vedate registratūros žurnale
Kiekvienas gautas ar išsiųstas dokumentas automatiškai gauna registracijos numerį, o ataskaitos sudaromos iš registro.
Dokumentus siunčiate tvirtinti
Jūs nustatote, kas tvirtina, kokia tvarka ir per kokį terminą. Dokumentas tarp dviejų skyrių nepasimeta.
Ieškote tekste, o ne failo pavadinime
Dokumentus su tekstiniu sluoksniu randate pagal sumą, tiekėjo pavadinimą ar numerį, kuris juose yra.
Laikotės teisinių saugojimo terminų
Kiekvienam dokumentų tipui taikomas savas terminas, kuris stebimas automatiškai. Jam pasibaigus gausite siūlymą ištrinti, o ne staigmeną patikros metu.
Prieigą suteikiate pagal vaidmenį, o ne el. laiško kopijomis
Dalijatės pagal teises ir nuorodomis su galiojimo terminu, o kiekvienas atidarymas įrašomas prieigos žurnale.
Ką gausite ir ko saugotis
Privalumai
- Kiekvieną dokumentą randate per kelias sekundes, net senas nuskenuotas kopijas su tekstiniu sluoksniu, nes paieška eina į turinį.
- Registracijos numeris priskiriamas automatiškai, o lygiagretus registras Excel'e išnyksta.
- Saugojimo terminus stebi sistema, o ne kolegos atmintis.
- Dokumentai necirkuliuoja kaip priedai: turite vieną versiją su istorija.
- Vietos fiziniam archyvui ir perkėlimui į archyvo patalpą žymiai sumažės.
- Patikros metu iš karto turite dokumentų sąrašą ir tai, kas juos atidarė bei kada.
Apribojimai, apie kuriuos reikia žinoti
- Senojo popierinio archyvo perkėlimas užtrunka: popierinių dokumentų skenavimas ir registravimas yra tikras darbas, kurį atliksite patys arba su skenavimo paslaugų tiekėju.
- Teksto atpažinimas (OCR) šiuo metu veikia tik rumunų kalbos dokumentams. Nuskenuoti dokumentai be teksto sluoksnio, ranka rašyti ir išblukę dokumentai turi būti patikrinti rankiniu būdu.
- Dokumentų planą reikia apgalvoti iš anksto. Jei improvizuosite, dokumentus rasti bus lygiai taip pat sunku kaip ir iki šiol.
- Popieriniai originalai, kuriuos įstatymas reikalauja saugoti fiziškai, savaime nesikeičia. Elektroninis archyvas turi savo reikalavimus, ir kai kuriuos originalus reikės toliau saugoti fiziškai.
Kaip veikia 4docs.net, 4 žingsniais
Sudarote dokumentų planą
Nustatote skyrius ir dokumentų tipus, o prie kiekvieno priskiriate saugojimo terminą pagal Dokumentų ir archyvų įstatymą ir dokumentų saugojimo terminų rodyklę, pritaikydami ją savo įmonei.
Įkeliate arba nuskenuojate dokumentus
Kiekvienas dokumentas automatiškai gauna registracijos numerį, datą, skyrių ir atsakingą asmenį. Teksto atpažinimas (OCR) šiuo metu veikia tik rumunų kalbos dokumentams, todėl nuskenuotus dokumentus be teksto sluoksnio prieš pasikliaudami paieška patikrinkite rankiniu būdu.
Siunčiate tvirtinti
Tvirtinimo maršrutą pasirenkate pagal skyrių. Kiekvienas žingsnis turi terminą ir atsakingą asmenį, o matote, kur dokumentas stovi, be kolegų vaikymosi el. paštu.
Saugote iki teisinio termino ir ištrinate kontroliuodami
Pasibaigus terminui gaunate siūlymą ištrinti. Ištrynimas įvyksta tik po jūsų sprendimo ir įrašomas prieigos žurnale.
4docs.net palyginus su kitais įmonės archyvo tvarkymo būdais
Kiekvienas sprendimas turi savo vietą. Lentelėje palyginta tai, kas svarbu, kai ieškote seno dokumento arba kai atvyksta patikra.
| Kriterijus | 4docs.net | Aplankai serveryje ar bendrame diske | SharePoint | Popierinis archyvas su išoriniu sandėliu | Klasikinė vietinė DVS programa |
|---|---|---|---|---|---|
| Automatinis registracijos numeris | Taip, kiekvieną gavimą ir siuntimą | Ne – vedamas rankiniu būdu, dažniausiai Excel'e | Taip, bet reikia atskiro konfigūravimo | Taip, popieriniame žurnale | Taip |
| Paieška dokumento turinyje | Taip, dokumentams su tekstiniu sluoksniu | Tik pagal failo pavadinimą | Taip, planuose su indeksavimu | Ne – ieškoma sąraše | Paprastai atskiras modulis su atskira licencija |
| Saugojimo terminai stebimi automatiškai | Taip, pagal dokumentų planą | Ne | Taip, pagal administratoriaus nustatytas taisykles | Taip, tai atlieka sandėliavimo įmonė | Taip, nustačius |
| Tvirtinimo maršrutas su terminais | Taip, įtrauktas | El. paštu, be stebėjimo | Taip, su atskirai sukurtomis automatizacijomis | Ne | Taip |
| Prieigos įrašas prie kiekvieno dokumento | Taip, kiekvieno atidarymo metu | Ribotas aplanko teisėmis | Taip | Popierinis peržiūrų žurnalas | Taip |
| Dalijimasis nuoroda su galiojimo data | Taip, nuorodos su galiojimo terminu | Priedas siunčiamas el. paštu | Taip, per bendrinamas nuorodas | Ne | Taip |
SharePoint ir įdiegti vietiniai DVS sprendimai atlieka panašius darbus, bet reikalauja licencijų, konfigūravimo ir savo administratoriaus. Išorinis archyvas vis dar naudingas popieriniams originalams, kuriuos reikia saugoti fiziškai.
Skaitykite vadovą: dokumentų valdymas įmonėjeKur dokumentų kaupiasi daugiausia
Dokumentų kiekis visur skirtingas. Žemiau nurodytose srityse sunkiai rastas dokumentas kainuoja apmokestinamą laiką, baudą ar vėlavimo dieną. Kiekvienoje iš jų 4docs.net išsprendžia kitokią problemą.
Žiūrėti paslaugasBuhalterijos biurai
Kiekvieno kliento aplankas lieka išsamus ir su paieška: be segtuvų lentynose ir be archyvo rūsyje.
Statyba
Leidimai, perdavimo aktai ir statybos dokumentacija laikomi kartu su projektu, kuriam priklauso.
Transportas ir logistika
Važtaraščiai ir transporto dokumentai randami pagal numerį ar turinį, o ne pagal sandėlio dėžę.
Sveikatos priežiūra
Įstaigos ir pacientų dokumentai pasiekiami pagal vaidmenį, o kiekvienas atidarymas įrašomas žurnale.
Savivaldybės ir viešasis sektorius
Įeinančių ir išeinančių dokumentų registras numeruojamas automatiškai, o atsakymų terminai stebimi.
Gamyba
Techniniai aprašai, kokybės ataskaitos ir darbo instrukcijos cirkuliuoja tik paskutine patvirtinta versija.
Mažmeninė prekyba
Tiekėjų dokumentai ir dokumentai iš parduotuvių patenka į tą patį registrą, nepriklausomai nuo to, kas juos nuskaito.
Profesinės paslaugos
Projektų aplankai, protokolai ir susirašinėjimas archyvuojami pagal klientą su pilna istorija.
4docs.net 4b2b tinkle
Įmonės archyvas veikia kartu su programomis, kurias jau naudojate: dokumentai įkeliami iš valdymo skydelio arba importuojami iš aplanko, kiekvienas gauna numerį, terminą ir tvirtinimo maršrutą, o terminų ir tvirtinimų būsena matoma valdymo skydelyje. Peržiūrėti visas 4b2b platformas
- Dokumentai ateina įvairiais keliaisPDF failas, taip pat nuskenuotas, įkeltas į programą, masinis importas iš aplankų arba įkėlimo nuoroda, per kurią išorės šalis pateikia failą pasirinktam aplankui.
- Versija tik vienaPriedai nebesklaido el. paštu. Kolegos gauna nuorodą į dokumentą pagal savo vaidmenį, o istorija išlieka.
- Terminai nepraleidžiamiSaugojimo terminai ir registratūroje užregistruoti dokumentai su atsakymo terminu iš karto matomi programoje.
Dokumentą randi pagal registracijos numerį, tiekėją ar datą
Kiekvienas dokumentas gauna registratūros eilės numerį, datą, skyrių ir atsakingą asmenį ir archyvuojamas savo aplanke. Įveskite sumą, tiekėjo pavadinimą, įmonės kodą ar registracijos numerį ir gausite dokumentą, jo vietą aplanke ir duomenis. Paieška veikia pagal tekstą, kurį dokumentas jau turi; nuskenuoto dokumento tekstas neatpažįstamas, jei jis nėra skaitmeninis.
Paieška apima tik dokumentus, prie kurių turite prieigą pagal savo vaidmenį.
Partnerių programa
Uždirbkite pasikartojančias komisines rekomenduodami 4docs.net įmonėms, su kuriomis dirbate