Ainda procura documentos em pastas e e-mails?
Arquivo digital, pesquisa de texto integral, registratura, circuito de documentos e prazos de conservação numa única aplicação para empresas em Portugal.
- Faturas conservadas 10 anos — CIVA, art. 52.º
- Pesquisa de texto em documentos
- Eliminação ao fim do prazo — RGPD e CNPD
O que é um sistema de gestão documental (DMS)?
Um sistema de gestão documental é a aplicação onde a empresa guarda todos os seus documentos em formato eletrónico: regista-os, classifica-os, encaminha-os para aprovação, pesquisa-os pelo conteúdo e conserva-os pelo tempo exigido pela legislação aplicável. Substitui a combinação habitual de pastas de argolas, uma pasta partilhada no servidor e um livro de registo mantido em Excel.
O 4docs.net é um sistema desta natureza, pensado para as empresas em Portugal: arquivo digital com classificação por série, registratura com numeração automática, circuito interno de aprovação com prazo por passo, pesquisa no texto dos PDF e prazos de conservação acompanhados por tipo de documento — incluindo os 10 anos de conservação das faturas previstos no artigo 52.º do Código do IVA.
O que pode fazer com o 4docs.net
Seis tarefas concretas, feitas na mesma aplicação, sem exportar ficheiros de uma ferramenta para outra.
Arquivo eletrónico de toda a documentação da empresa
Os documentos ficam num arquivo digital organizado por série e inventário, e não em pastas com o nome de quem os guardou.
Registo de entradas e saídas com numeração automática
Cada documento recebido ou expedido recebe um número de registo próprio, e as listagens de envio geram-se a partir do registo.
Circuito de aprovação com responsáveis e prazos
Define-se quem aprova, por que ordem e em quanto tempo. O documento deixa de se perder entre dois serviços.
Pesquisa no texto, não no nome do ficheiro
Os PDF com texto são pesquisados pelo conteúdo, por isso um documento aparece pelo NIF do fornecedor, por um valor ou por um número escrito nele; as digitalizações sem texto precisam de verificação manual.
Prazos legais de conservação cumpridos
Cada tipo de documento tem o seu prazo, acompanhado automaticamente. Na data limite surge a proposta de eliminação, e não uma surpresa numa inspeção.
Partilha com controlo, sem cópias por e-mail
Partilha-se com permissões por função e com ligações que expiram, e cada abertura fica registada no histórico de acessos.
O que ganha e o que deve ter em conta
Vantagens
- Encontra-se qualquer documento em poucos segundos, incluindo as digitalizações antigas, porque a pesquisa é feita no conteúdo.
- O número de registo atribui-se automaticamente, e desaparece o registo paralelo mantido em Excel.
- Os prazos de conservação são acompanhados pelo sistema, e não pela memória de um colega.
- Os documentos deixam de circular como anexos: existe uma única versão, com histórico.
- Reduz-se de forma substancial o espaço de armazenamento físico e o custo de transporte para o arquivo externo.
- Numa inspeção tem-se de imediato a lista dos documentos, quem os abriu e quando.
Limites a conhecer
- A migração do arquivo antigo demora: digitalizar e indexar os documentos em papel é trabalho real, feito internamente ou com um fornecedor de digitalização.
- Digitalizações sem camada de texto não são pesquisáveis; em documentos manuscritos, papel desbotado ou digitalizações de baixa resolução é necessária uma verificação humana.
- A estrutura de classificação tem de ser pensada com cuidado. Se for improvisada, encontrar os documentos continua tão difícil como antes.
- Os originais em papel com regime especial não desaparecem automaticamente: a digitalização só substitui o original nas condições legais aplicáveis, e alguns originais devem continuar guardados em papel.
Como funciona o 4docs.net, em 4 passos
Define-se a estrutura de classificação
Enumeram-se os tipos de documento que circulam de facto — faturas recebidas, guias, correspondência, atas, processos de pessoal — e atribui-se a cada um o seu prazo de conservação e a regra de eliminação. Parte-se de um modelo baseado no artigo 52.º do Código do IVA e nas regras de conservação aplicáveis a cada tipo de documento, e ajusta-se à realidade da empresa.
Carregam-se ou digitalizam-se os documentos
Cada documento recebe automaticamente número de registo, data, departamento e responsável. Os PDF com texto ficam pesquisáveis pelo seu conteúdo; as digitalizações sem texto devem ser verificadas manualmente.
Envia-se para o circuito interno de aprovação
Escolhe-se o percurso de aprovação por departamentos. Cada passo tem prazo e responsável, e o estado do documento vê-se em tempo real, sem perguntar por e-mail.
Conserva-se pelo tempo devido e elimina-se de forma controlada
Na data limite surge a proposta de eliminação. A decisão de eliminar fica registada e a operação fica anotada no histórico de acessos; a eliminação de dados pessoais segue o RGPD e a Lei n.º 58/2019.
O 4docs.net face às outras formas de manter o arquivo da empresa
Cada opção tem o seu lugar. A tabela compara o que mais importa quando procura um documento antigo ou quando chega uma inspeção.
| Critério | 4docs.net | Pastas num servidor ou disco partilhado | SharePoint | Arquivo físico com depósito externo | DMS clássico instalado localmente |
|---|---|---|---|---|---|
| Número de registo automático | Sim, em cada entrada e saída | Não — mantém-se à mão, geralmente em Excel | Sim, mas exige configuração dedicada | Sim, no livro de registo em papel | Sim |
| Pesquisa no conteúdo do documento | Sim, sobre o texto dos PDF | Apenas pelo nome do ficheiro | Sim, nos planos que incluem indexação | Não — pesquisa-se no inventário | Normalmente um módulo à parte, licenciado separadamente |
| Prazos de conservação acompanhados automaticamente | Sim, com base na estrutura de classificação | Não | Sim, através de políticas de retenção configuradas por um administrador | Sim, geridos pelo fornecedor do depósito | Sim, após configuração |
| Circuito de aprovação com prazos | Sim, incluído | Por e-mail, sem acompanhamento | Sim, com automatismos construídos à parte | Não | Sim |
| Registo de acessos por documento | Sim, em cada abertura | Limitado às permissões da pasta | Sim | Livro de consulta em papel | Sim |
| O que implica começar | Uma conta e a estrutura de classificação da empresa | Nada — mas a desordem mantém-se | Licenças, configuração e um administrador | Contrato de depósito, transporte e prazo de entrega a pedido | Servidor, licenças e projeto de implementação |
O SharePoint e os DMS instalados na própria empresa cobrem necessidades semelhantes, mas exigem licenças, configuração e um administrador dedicado. O arquivo físico externo continua útil para os originais que a empresa decida manter em papel. A faturação eletrónica e a assinatura de contratos ficam fora desta comparação: o 4docs.net gere o arquivo documental, e para contratos e assinatura eletrónica existe a 4mycontracts.net.
Ler o guia: a gestão documental na empresaOnde se acumula a maior parte dos documentos
O volume de papel não é igual em toda a parte. Nos setores abaixo, um documento difícil de encontrar custa tempo faturável, uma coima ou um dia de atraso. Em cada um, o 4docs.net resolve algo diferente.
Ver os serviçosGabinetes de contabilidade e auditoria
O processo de cada cliente fica completo e pesquisável, sem estantes de classificadores nem arquivos na cave.
Construção civil e obras
Licenças, autos de receção e diários de obra ficam ligados à obra a que pertencem.
Transportes e logística
As guias de transporte e a documentação de carga encontram-se pelo número ou pelo que está escrito nelas, e não pela caixa no armazém.
Saúde e apoio social
Os processos da instituição e dos utentes têm acesso por função, e cada abertura fica registada.
Administração pública local
A entrada e a saída de correspondência recebem números próprios, e os prazos de resposta correm automaticamente.
Indústria e produção
Fichas técnicas, relatórios de qualidade e instruções de trabalho circulam apenas na última versão aprovada.
Comércio e lojas
As faturas de fornecedores e os documentos das lojas entram no mesmo registo, independentemente de quem os digitaliza.
Serviços profissionais
Os processos de projeto, as atas e a correspondência arquivam-se por cliente, com histórico completo.
O 4docs.net na rede 4b2b
O arquivo de documentos da sua empresa fica ao lado das aplicações que já usa: os documentos entram a partir do digitalizador ou dos ficheiros que já tem, e cada um fica registado com número e prazo de conservação. Ver todas as plataformas 4b2b
- Entra por várias viasUm PDF digitalizado, um ficheiro carregado no painel, uma importação em lote por pasta ou uma ligação de envio, pela qual um correspondente deposita um ficheiro num dossiê escolhido pela empresa.
- Continua a existir uma única versãoOs anexos deixam de circular. Os colegas recebem uma ligação para o documento, com os direitos do seu perfil, e o histórico fica completo.
- Os prazos não passam despercebidosOs prazos de conservação e os prazos do registo de entrada ficam visíveis no painel. Se ativar os alertas, a empresa recebe um SMS ou uma mensagem WhatsApp antes de um prazo expirar.
Encontra o documento pelo que está escrito nele, não pelo nome do ficheiro
Cada documento carregado entra no índice de pesquisa pelo texto que já contém; as digitalizações sem camada de texto precisam de verificação manual. Escreve um valor, o NIF de um fornecedor ou um número de uma folha em papel com cinco anos e obtém o documento, a página e o processo onde está — incluindo os ficheiros digitais carregados antes de passar a usar o 4docs.net.
A pesquisa limita-se aos documentos a que o seu perfil tem acesso.
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