Dokumenthantering och arkivering för svenska företag

Vad är ett dokumenthanteringssystem (DMS)?

Ett dokumenthanteringssystem är applikationen där ett företag för digital förteckning över alla sina dokument: det registrerar dem, delar in dem, skickar dem genom ett godkännandeflöde, söker i deras innehåll och behåller dem precis så länge lagen kräver. Det ersätter den vanliga kombinationen av pärmar, en nätverksmapp och ett diarium i Excel.

4docs.net är ett sådant system, anpassat för svensk praxis: digitalt arkiv enligt arkivplan, diarieföring av in- och utgående post med automatiskt löpnummer, godkännandeflöden med en frist per steg, sökning i pdf-ens text och bevarandetider som bevakas per dokumenttyp — sjuårskravet för räkenskapsinformation i 7 kap. 2 § bokföringslagen (1999:1078).

• Elektroniskt arkiv
• Diarieföring
• Godkännandeflöde
• Fulltextsökning
• Bevarandetider och GDPR
• Säker delning

Vad du kan göra med 4docs.net

Sex konkreta saker, från samma applikation, utan att exportera filer från ett program till ett annat.

• Du arkiverar efter en arkivplan, inte i lösa mappar

  Du delar in per avdelning och dokumenttyp. Varje dokumenttyp får sin egen bevarandetid och sin egen gallringsregel.

• Du för diarium över in- och utgående post

  Varje inkommande eller utgående handling får automatiskt ett diarienummer, ett datum, en avdelning och en handläggare — utan en parallell lista i Excel.

• Du skickar dokument genom ett godkännandeflöde

  Du bestämmer vem som godkänner, i vilken ordning och inom hur många dagar. Dokumentet försvinner inte längre mellan två kontor.

• Du söker i texten, inte i filnamnet

  PDF-filer med text söks igenom på innehållet, så du hittar ett dokument på ett belopp, ett organisationsnummer eller namnet på en leverantör som står i det.

• Du följer bevarandetiderna

  Varje dokumenttyp har sin frist — sju år för räkenskapsinformation enligt bokföringslagen — som bevakas automatiskt, med ett gallringsförslag när tiden gått ut.

• Du ger åtkomst per roll, inte kopior via e-post

  Du delar med rättigheter per roll och med länkar som går ut, och varje öppning finns kvar i åtkomstloggen.

Vad det ger och vad du bör tänka på

Så fungerar 4docs.net, i 4 steg

1. Du upprättar arkivplanen

   Du listar de dokumenttyper som verkligen cirkulerar — inköpsfakturor, följesedlar, lönespecifikationer, korrespondens, protokoll — och ger varje en bevarandetid och en gallringsregel. Du börjar med en mall utifrån sjuårskravet i bokföringslagen (7 kap. 2 §) och anpassar den till ditt företag.

2. Du laddar upp eller skannar dokumenten

   Varje dokument får ett diarienummer, ett datum, en avdelning och en handläggare. PDF-filer med text blir sökbara; skanningar utan text måste kontrolleras för hand.

3. Du skickar det genom det interna godkännandeflödet

   Du väljer flöde per avdelning. Varje steg har en frist och en ansvarig, och dokumentets status syns i realtid utan att du behöver fråga per e-post.

4. Du behåller det så länge som krävs och gallrar det på ett spårbart sätt

   När tiden gått ut får du ett gallringsförslag. Borttagningen sker efter beslut och antecknas i åtkomstloggen; för radering av personuppgifter gäller GDPR.

4docs.net jämfört med andra sätt att föra företagets arkiv

Varje lösning har sin plats. Tabellen jämför precis det som spelar roll när du letar efter ett gammalt dokument eller när Skatteverket begär en kontroll.

SharePoint och lokalt installerade DMS-system täcker liknande behov, men kräver licenser, uppsättning och en egen administratör. En extern arkivlokal är fortfarande användbar för de pappersoriginal du vill spara. E-fakturering och elektronisk signering av avtal hör inte till den här jämförelsen: 4docs.net förvaltar dokumentarkivet, men skapar inga fakturor och signerar inga avtal.