Ψάχνετε ώρες για ένα έγγραφο που σίγουρα υπάρχει;
Τα τιμολόγια, τα συμβόλαια και οι φάκελοι της εταιρείας σας μαζεύονται σε ένα αρχείο, με ετικέτες και αναζήτηση στο κείμενο. Βρίσκετε το έγγραφο που χρειάζεστε σε δευτερόλεπτα.
- Διατήρηση στοιχείων 5 έτη — ΚΦΔ, ν. 4174/2013
- Αναζήτηση με ΑΦΜ, αριθμό και ψηφιακό κείμενο
- Διαγραφή στη λήξη της προθεσμίας — ΓΚΠΔ
Τι είναι το σύστημα διαχείρισης εγγράφων (DMS);
Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων είναι η εφαρμογή όπου μια επιχείρηση κρατά όλα τα έγγραφά της σε ηλεκτρονική μορφή: τα καταχωρεί, τα ταξινομεί σύμφωνα με το σχέδιο αρχείου, τα στέλνει σε ροή έγκρισης, τα αναζητά με βάση τα στοιχεία τους και το ψηφιακό κείμενό τους και τα διατηρεί για όσο απαιτείται. Αντικαθιστά τον συνηθισμένο συνδυασμό από φακέλους, έναν κοινόχρηστο φάκελο δικτύου και ένα μητρώο σε Excel.
Ο 4docs.net είναι ένα τέτοιο σύστημα, σχεδιασμένο για την ελληνική πρακτική: ηλεκτρονική αρχειοθέτηση με σχέδιο ταξινόμησης, μητρώο με αυτόματη αρίθμηση, ροές έγκρισης με προθεσμίες, αναζήτηση με αριθμό, ΑΦΜ και ψηφιακό κείμενο, και χρόνοι διατήρησης ανά τύπο εγγράφου.
Τι μπορείς να κάνεις με τον 4docs.net
Έξι συγκεκριμένα πράγματα, που τα κάνεις από την ίδια εφαρμογή, χωρίς να μεταφέρεις αρχεία από το ένα μέρος στο άλλο.
Αρχεία ανά σχέδιο ταξινόμησης, όχι ανά φακέλους
Οργανώνεις ανά αρχείο, τμήμα και τύπο εγγράφου. Κάθε τύπος φέρει τη δική του διάρκεια διατήρησης και τον δικό του κανόνα διαγραφής.
Κρατάς μητρώο εισερχομένων και εξερχομένων
Αυτόματος αριθμός καταχώρησης, ημερομηνία, τμήμα και υπεύθυνος, και δελτίο αποστολής που παράγεται από το μητρώο.
Βάζεις τα έγγραφα σε ροή έγκρισης
Ορίζεις ποιος εγκρίνει, με ποια σειρά και σε πόσες ημέρες. Το έγγραφο δεν χάνεται πια ανάμεσα σε δύο γραφεία.
Ψάχνεις με αριθμό, ΑΦΜ και προμηθευτή, όχι με το όνομα του αρχείου
Βρίσκεις ένα έγγραφο από τον αριθμό καταχώρησης, έναν ΑΦΜ, ένα ποσό ή το όνομα του προμηθευτή. Στα ψηφιακά έγγραφα με κείμενο, η αναζήτηση φτάνει και στο περιεχόμενο.
Τηρείς τις προθεσμίες διατήρησης
Χρόνοι διατήρησης ανά τύπο εγγράφου, με πρόταση διαγραφής στη λήξη — όχι έκπληξη την ημέρα του ελέγχου.
Δίνεις πρόσβαση με ρόλους, όχι αντίγραφα με email
Κοινοποιείς με δικαιώματα ανά ρόλο και συνδέσμους με λήξη, και κάθε άνοιγμα μένει στο αρχείο ελέγχου.
Τι κερδίζεις και τι πρέπει να προετοιμάσεις
Πλεονεκτήματα
- Βρίσκεις οποιοδήποτε έγγραφο σε λίγα δευτερόλεπτα με αριθμό καταχώρησης, ΑΦΜ ή προμηθευτή.
- Ο αριθμός καταχώρησης δίνεται αυτόματα: εξαφανίζεται το παράλληλο μητρώο που τηρείται στο χέρι σε Excel.
- Τους χρόνους διατήρησης τους παρακολουθεί το σύστημα, όχι η μνήμη ενός συναδέλφου.
- Τα έγγραφα παύουν να κυκλοφορούν ως συνημμένα: μένει μία έκδοση, με το ιστορικό της.
- Μειώνονται αισθητά ο χώρος φυσικής αποθήκευσης και το κόστος μεταφοράς στο εξωτερικό αρχείο.
- Σε περίπτωση ελέγχου έχεις αμέσως τον κατάλογο των εγγράφων, ποιος τα άνοιξε και πότε.
Όρια που πρέπει να λάβεις υπόψη
- Η μεταφορά του ιστορικού αρχείου παίρνει χρόνο: η σάρωση και η ευρετηρίαση του χαρτιού είναι πραγματική δουλειά, που γίνεται εσωτερικά ή ανατίθεται σε υπηρεσία σάρωσης.
- Οι σαρωμένες σελίδες δεν αναζητούνται μέσα στο κείμενό τους: βρίσκονται με τα στοιχεία που καταχωρείς, οπότε η ακρίβεια της καταχώρησης μετράει.
- Το σχέδιο ταξινόμησης σχεδιάζεται μία φορά, με προσοχή. Αν το αυτοσχεδιάσεις, η εύρεση των εγγράφων θα παραμείνει εξίσου δύσκολη.
- Η ψηφιακή διατήρηση έχει δικούς της κανόνες (ΓΚΠΔ, κανονισμός eIDAS για τα ηλεκτρονικά έγγραφα): το λογισμικό βοηθά, αλλά δεν αντικαθιστά την απόφαση για το ποια πρωτότυπα χαρτιά συνεχίζεις να κρατάς.
Πώς λειτουργεί ο 4docs.net, σε 4 βήματα
Φτιάχνεις το σχέδιο ταξινόμησης
Καταγράφεις τους τύπους εγγράφων που πραγματικά κυκλοφορούν — τιμολόγια, παραγγελίες, συμβάσεις, αλληλογραφία, πρακτικά — και σε κάθε έναν αντιστοιχίζεις τη διάρκεια διατήρησης και τον κανόνα διαγραφής. Ξεκινάς από ένα πρότυπο βασισμένο στον ΚΦΔ (ν. 4174/2013) και το προσαρμόζεις στην επιχείρησή σου.
Φορτώνεις ή σκανάρεις τα έγγραφα
Κάθε έγγραφο παίρνει αυτόματα αριθμό καταχώρησης, ημερομηνία, τμήμα και υπεύθυνο. Η αναζήτηση γίνεται με αριθμό καταχώρησης, ΑΦΜ, προμηθευτή και ημερομηνία, ενώ τα ψηφιακά έγγραφα με κείμενο αναζητούνται και μέσα στο κείμενό τους.
Το στέλνεις στη ροή έγκρισης
Για κάθε τύπο ορίζεις ποιος εγκρίνει, με ποια σειρά και σε πόσες ημέρες. Από εκεί και πέρα βλέπεις σε ποιο στάδιο μένει το έγγραφο και για πόσο, χωρίς να κυνηγάς email για να μάθεις πού κόλλησε.
Το διατηρείς για όσο απαιτείται και το διαγράφεις με τεκμηρίωση
Όταν λήξει η προθεσμία, το σύστημα προτείνει τη διαγραφή. Η διαγραφή γίνεται με απόφαση και καταγράφεται στο αρχείο ελέγχου, μαζί με το όνομα όποιου άνοιξε το έγγραφο.
Ο 4docs.net σε σύγκριση με άλλους τρόπους τήρησης του αρχείου
Κάθε λύση έχει τη θέση της. Ο πίνακας συγκρίνει αυτό που μετράει πραγματικά όταν ψάχνεις ένα παλιό έγγραφο ή όταν έρχεται έλεγχος.
| Κριτήριο | 4docs.net | Κοινόχρηστος φάκελος ή NAS | Χαρτί ή Excel | Γενικό cloud (SharePoint, Drive, Dropbox) | DMS εγκατεστημένο στην επιχείρηση |
|---|---|---|---|---|---|
| Αυτόματος αριθμός καταχώρησης | Ναι, εισερχόμενα και εξερχόμενα | Όχι | Χειροκίνητος | Όχι | Ναι |
| Αναζήτηση μέσα στο περιεχόμενο του εγγράφου | Ναι, σε στοιχεία και ψηφιακό κείμενο | Μόνο στο όνομα του αρχείου | Όχι, αναζητάς στο μητρώο | Μερικώς, κυρίως σε αρχεία που είναι ήδη κείμενο | Συνήθως ξεχωριστή μονάδα με δική της άδεια |
| Χρόνοι διατήρησης που εφαρμόζονται αυτόματα | Ναι, με βάση το σχέδιο ταξινόμησης | Όχι | Σημειώνονται στο χέρι | Όχι | Ναι, μετά από ρύθμιση |
| Ροή έγκρισης με προθεσμία ανά στάδιο | Ναι, περιλαμβάνεται | Με email, χωρίς παρακολούθηση | Όχι | Βασικές εγκρίσεις, χωρίς προθεσμία ανά στάδιο | Ναι |
| Αρχείο ελέγχου σε κάθε έγγραφο | Ναι, σε κάθε άνοιγμα | Περιορίζεται στα δικαιώματα του φακέλου | Όχι | Μερικό | Ναι |
| Τι χρειάζεται για να ξεκινήσεις | Λογαριασμό και σχέδιο ταξινόμησης | Διαχειριστή δικτύου | Τίποτα, αλλά η αναζήτηση μένει δύσκολη | Λογαριασμό και ρύθμιση δικαιωμάτων | Διακομιστή, άδειες και έργο υλοποίησης |
Το SharePoint και τα DMS που εγκαθίστανται στην επιχείρηση καλύπτουν παρόμοιες ανάγκες, αλλά απαιτούν άδειες, ρύθμιση και αφιερωμένο διαχειριστή, ενώ η φυσική αποθήκευση παραμένει χρήσιμη για τα πρωτότυπα χάρτινα που πρέπει να φυλαχθούν. Η ηλεκτρονική υπογραφή και ο κύκλος ζωής των συμβάσεων δεν εντάσσονται σε αυτή τη σύγκριση: είναι η δουλειά του αδελφού brand 4mycontracts.net.
Διάβασε τον οδηγό: η διαχείριση εγγράφων στην επιχείρησηΠού συσσωρεύονται τα περισσότερα έγγραφα
Ο όγκος του χαρτιού δεν είναι ίδιος παντού. Στους τομείς παρακάτω ένα έγγραφο που δύσκολα βρίσκεται κοστίζει χρόνο χρέωσης, πρόστιμο ή μια μέρα καθυστέρησης. Για τον καθένα, ο 4docs.net λύνει κάτι διαφορετικό.
Δες τις υπηρεσίεςΛογιστικά γραφεία και σύμβουλοι
Ο φάκελος κάθε πελάτη μένει πλήρης και αναζητήσιμος, χωρίς ράφια με στάσιμα και χωρίς αρχείο στο υπόγειο.
Κατασκευές και εγκαταστάσεις
Οι άδειες, τα πρωτόκολλα παραλαβής και τα έγγραφα εργοταξίου μένουν συνδεδεμένα με το έργο στο οποίο ανήκουν.
Μεταφορές και logistics
Τα δελτία αποστολής και τα έγγραφα μεταφοράς βρίσκονται με τον αριθμό τους ή με το περιεχόμενό τους, όχι με το κουτί της αποθήκης.
Υγεία και ιατρικά κέντρα
Τα έγγραφα της επιχείρησης καταχωρούνται, διατηρούνται και διαγράφονται στην προθεσμία τους, με καταγραφή κάθε πρόσβασης.
Δήμοι και δημόσιοι φορείς
Το πρωτόκολλο, οι αποφάσεις και η αλληλογραφία καταγράφονται με αυτόματη αρίθμηση και ακολουθούν τη ροή έγκρισης.
Βιομηχανία και παραγωγή
Οδηγίες, πιστοποιητικά και φύλλα ελέγχου ποιότητας βρίσκονται γρήγορα, με τις εκδόσεις τους.
Λιανικό εμπόριο και αλυσίδες
Τα έγγραφα από προμηθευτές και καταστήματα καταλήγουν στο ίδιο μητρώο, όποιος κι αν τα σαρώνει.
Επαγγελματικές υπηρεσίες
Οι φάκελοι έργων, τα πρακτικά συνεδριάσεων και η αλληλογραφία αρχειοθετούνται ανά πελάτη, με πλήρες ιστορικό.
Ο 4docs.net στο δίκτυο 4b2b
Το αρχείο εγγράφων της εταιρείας βρίσκεται δίπλα στις εφαρμογές που ήδη χρησιμοποιείτε: τα έγγραφα ανεβαίνουν από τον πίνακα ελέγχου ή εισάγονται από έναν φάκελο, παίρνουν αριθμό, προθεσμία και ροή έγκρισης, και οι ειδοποιήσεις για προθεσμίες και εγκρίσεις φτάνουν με SMS ή WhatsApp, μόνο αν έχετε επιλέξει αυτή την επιλογή. Δείτε όλες τις πλατφόρμες 4b2b
- Μπαίνει από πολλά κανάλιαΈνα PDF, και σαρωμένο, ένα αρχείο που ανέβηκε στον πίνακα, μια μαζική εισαγωγή από φάκελο ή ένας σύνδεσμος κατάθεσης με τον οποίο ο αποστολέας στέλνει ένα αρχείο — το έγγραφο καταλήγει στο ίδιο μητρώο, με τον ίδιο αριθμό καταχώρησης.
- Μένει μία μόνο έκδοσηΤα συνημμένα παύουν να κυκλοφορούν. Οι συνάδελφοι λαμβάνουν σύνδεσμο προς το έγγραφο, με τα δικαιώματα πρόσβασης του ρόλου τους, και το ιστορικό μένει πλήρες.
- Οι προθεσμίες δεν περνούν απαρατήρητεςΟι προθεσμίες διατήρησης και οι λήξεις φαίνονται στον πίνακα. Έτσι η επιχείρηση βλέπει εγκαίρως ποιο έγγραφο πλησιάζει τη λήξη του.
Βρίσκεις το έγγραφο από τον αριθμό, τον προμηθευτή και την ημερομηνία
Κάθε έγγραφο παίρνει αριθμό καταχώρησης, ημερομηνία, τμήμα και υπεύθυνο και αρχειοθετείται στον φάκελό του. Πληκτρολογείς ένα ποσό, έναν ΑΦΜ, το όνομα ενός προμηθευτή ή έναν αριθμό καταχώρησης και παίρνεις το έγγραφο, τη θέση του και τα στοιχεία του. Η αναζήτηση στο κείμενο αφορά τα ψηφιακά έγγραφα που έχουν ήδη κείμενο.
Η αναζήτηση αφορά μόνο τα έγγραφα στα οποία ο ρόλος σου έχει πρόσβαση.
Πρόγραμμα συνεργατών
Κερδίζεις επαναλαμβανόμενες προμήθειες συστήνοντας τον 4docs.net σε εταιρείες με τις οποίες συνεργάζεσαι