¿Tus documentos están en carpetas que nadie encuentra?
Facturas, contratos y legajos repartidos entre carpetas, correos y escritorios. Cuando llega un requerimiento de ARCA o un reclamo de un cliente, encontrar un papel se vuelve urgente. 4docs reúne el archivo de la empresa en un solo lugar, con búsqueda y permisos por usuario.
- Código de Comercio, art. 67: 10 años de retención
- Ley 25.326: datos personales
- AAIP: autoridad de aplicación de datos personales
¿Qué es un sistema de gestión documental (DMS)?
Un sistema de gestión documental es la aplicación en la que una empresa lleva todos sus documentos en formato electrónico: los registra, los clasifica, los envía a un circuito de aprobación, los busca por su contenido y los conserva exactamente el tiempo que exige la ley. Sustituye la combinación habitual de archivadores AZ, una carpeta compartida en el servidor y un libro de registro llevado en Excel.
4docs.net es un sistema de este tipo, pensado para la práctica española: archivo electrónico sobre un cuadro de clasificación, registro de entrada y salida con numeración automática, circuitos de aprobación con plazo por paso, búsqueda en el texto de los PDF y plazos de conservación vigilados por tipo de documento — los 6 años del art. 30 del Código de Comercio para libros y justificantes.
Qué puede hacer con 4docs.net
Seis cosas concretas, desde la misma aplicación, sin exportar archivos de una herramienta a otra.
Archiva por cuadro de clasificación, no por carpetas
Organiza por fondo, departamento y tipo de documento. Cada tipo lleva su propio plazo de conservación y su propia regla de supresión.
Lleva el registro de entrada y salida
Cada documento recibido o enviado obtiene número de registro automático, fecha, departamento y responsable, sin un libro paralelo en Excel.
Envía los documentos a un circuito de aprobación
Decide quién aprueba, en qué orden y en cuántos días. El documento deja de perderse entre dos mesas.
Busca en el texto, no en el nombre del archivo
Los PDF con texto se buscan por contenido: encuentra un documento por un importe, un NIF o el nombre de un proveedor escrito en él.
Cumple los plazos de conservación
Cada tipo de documento tiene su plazo — 6 años para libros y justificantes según el art. 30 del Código de Comercio — vigilado automáticamente, con propuesta de supresión al vencimiento.
Da acceso por rol, no copias por correo
Comparte con permisos por rol y enlaces con caducidad, y cada apertura queda en el registro de accesos.
Qué gana y qué debe tener en cuenta
Ventajas
- Encuentra cualquier documento en segundos, también los escaneos antiguos, porque la búsqueda entra en el contenido.
- El número de registro se asigna solo: desaparece el libro de registro paralelo llevado en Excel.
- Los plazos de conservación los vigila el sistema, no la memoria de un compañero.
- Los documentos dejan de circular como adjuntos: queda una sola versión, con su historial.
- El espacio de almacenamiento físico y el coste del archivo externo se reducen de forma notable.
- Ante una inspección tiene al momento la lista de documentos, quién los abrió y cuándo.
Límites que conviene conocer
- Migrar el archivo antiguo lleva tiempo: escanear e indexar el papel sigue siendo trabajo real, interno o con un proveedor de digitalización.
- Los escaneos sin capa de texto no se pueden buscar; con documentos manuscritos, papeles descoloridos o escaneos de baja resolución hace falta una revisión humana.
- El cuadro de clasificación hay que pensarlo una vez, con criterio. Si se improvisa, encontrar documentos sigue siendo tan difícil como antes.
- Digitalizar no elimina todas las obligaciones: la empresa decide qué originales en papel sigue conservando y responde de los plazos legales y de la supresión de datos personales conforme al RGPD y la LOPDGDD; el software lo facilita, no lo sustituye.
Cómo funciona 4docs.net, en 4 pasos
Define el cuadro de clasificación
Enumera los tipos de documento que circulan de verdad — facturas recibidas, albaranes, nóminas, correspondencia, actas — y asigna a cada uno su plazo de conservación y su regla de supresión. Parte de un modelo basado en el art. 30 del Código de Comercio y lo ajusta a su empresa.
Sube o escanea los documentos
Cada documento recibe número de registro de entrada o salida, fecha, departamento y responsable. Los PDF con texto se vuelven localizables por su contenido; los escaneos sin texto deben revisarse a mano.
Lo envía al circuito interno de aprobación
Elige el recorrido de aprobación por departamentos. Cada paso tiene plazo y responsable, y el estado del documento se ve en tiempo real, sin preguntar por correo.
Lo conserva el tiempo debido y lo suprime de forma documentada
Al vencer el plazo recibe la propuesta de supresión. La eliminación se hace por decisión y queda anotada en el registro de accesos; la supresión de datos personales se rige por el RGPD y la LOPDGDD.
4docs.net frente a las otras formas de llevar el archivo de la empresa
Cada opción tiene su sitio. La tabla compara justo lo que importa cuando busca un documento antiguo o cuando llega una inspección de Hacienda.
| Criterio | 4docs.net | Carpeta de red o NAS | Libro de registro en papel o Excel | Nube genérica (SharePoint, Drive, Dropbox) | DMS clásico instalado en la empresa |
|---|---|---|---|---|---|
| Número de registro automático | Sí, de entrada y de salida | No | Manual | No | Sí |
| Búsqueda dentro del contenido del documento | Sí, sobre el texto de los PDF | Solo por nombre de archivo | No, se busca en el libro | Parcial, normalmente solo en archivos de texto | Suele ser un módulo aparte, con licencia propia |
| Plazos de conservación vigilados automáticamente | Sí, según el cuadro de clasificación | No | Anotados a mano | No | Sí, tras configurarlo |
| Circuito de aprobación con plazo por paso | Sí, incluido | Por correo, sin seguimiento | No | Aprobaciones básicas, sin plazo por paso | Sí |
| Registro de accesos por documento | Sí, en cada apertura | Limitado a permisos de carpeta | No | Parcial | Sí |
| Qué necesita para empezar | Una cuenta y el cuadro de clasificación de la empresa | Nada — pero el desorden sigue | Nada — pero nada es localizable | Licencias, configuración y un administrador | Servidor, licencias y un proyecto de implantación |
SharePoint y los DMS instalados en la propia empresa cubren necesidades parecidas, pero requieren licencias, configuración y un administrador dedicado. El archivo externo sigue siendo útil para los originales en papel que decida conservar. La facturación electrónica y la firma de contratos no entran en esta comparativa: 4docs.net gestiona el archivo documental, no emite facturas ni firma contratos.
Leer la guía: la gestión documental en la empresaDónde se acumulan más documentos
El volumen de papel no es igual en todas partes. En los sectores de abajo, un documento difícil de encontrar cuesta tiempo facturable, una sanción o un día de retraso. Para cada uno, 4docs.net resuelve algo distinto.
Ver los serviciosAsesorías y gestorías
El expediente de cada cliente queda completo y localizable, sin estanterías de archivadores ni archivo en el sótano.
Construcción e instalaciones
Licencias, actas de recepción y documentación de obra quedan vinculadas a la obra a la que pertenecen.
Transporte y logística
Albaranes y cartas de porte se encuentran por su número o por lo que dicen dentro, no por la caja del almacén.
Sanidad y servicios sociales
Los documentos del centro y de los usuarios tienen acceso por rol, y cada apertura queda en el registro de accesos.
Administración y entidades públicas
El registro de entrada y salida numera solo, y los plazos de respuesta se siguen sin perseguir a nadie.
Industria y fabricación
Fichas técnicas, informes de calidad e instrucciones de trabajo circulan solo en su última versión aprobada.
Comercio y distribución
Los documentos de proveedores y de las tiendas entran en el mismo registro, los escanee quien los escanee.
Servicios profesionales
Expedientes de proyecto, actas y correspondencia se archivan por cliente, con el historial completo.
4docs.net dentro de la red 4b2b
El archivo documental de tu empresa convive con las aplicaciones que ya usas: los documentos se suben desde el panel o se importan desde una carpeta, reciben número, vencimiento y circuito de aprobación, y los avisos sobre plazos y aprobaciones llegan por SMS o WhatsApp, solo si los has activado. Ver todas las plataformas 4b2b
- Entra desde varias víasUn PDF escaneado, un archivo subido en el panel, una importación masiva por carpeta o un enlace de envío con el que un remitente deposita un archivo — el documento llega al mismo registro, con el mismo número de entrada.
- Queda una sola versiónLos adjuntos dejan de circular. Sus compañeros reciben un enlace al documento, con los permisos de su rol, y el historial queda completo.
- Los plazos no pasan inadvertidosLos plazos de conservación y los vencimientos son visibles en el panel. Si activa los avisos, la empresa recibe un SMS o un mensaje de WhatsApp antes de que venza un plazo.
Encuentra el documento por lo que dice dentro, no por el nombre del archivo
La búsqueda cubre el texto que ya tiene cada documento: archivos digitales y PDF con capa de texto. Los escaneos sin capa de texto no se leen automáticamente y necesitan una capa de texto o una revisión manual. Escribe un importe, un NIF o el nombre de un proveedor leído en un papel de hace cinco años y obtiene el documento, la página y el expediente donde está archivado — también para los archivos digitales subidos antes de pasarse a 4docs.net.
La búsqueda solo abarca los documentos a los que su rol tiene acceso.
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