Документи в имейли, версии без история и архив без правила за срок?
Фактурата е в пощата на служител, който вече не работи във фирмата, договорът е в три файла с различни имена, а при проверка никой не знае кой документ е актуален. 4docs събира документите на фирмата на едно място, с ред, одобрения и срокове.
- Срокове за съхранение по Закона за счетоводството
- Търсене в цифровия текст на документите
- Изтриване при изтичане на срока, по GDPR
Какво е система за управление на документи (DMS)?
Системата за управление на документи е приложението, в което фирмата съхранява всичките си документи в електронен вид: регистрира ги, класифицира ги по номенклатурата, изпраща ги по процес на одобрение, намира ги по съдържанието им и ги пази толкова, колкото изисква законът. Тя заменя обичайната комбинация от папки, обща мрежова папка и регистър, воден в Excel.
4docs.net е такава система, създадена за фирмите в България: електронен архив, регистратура с автоматично номериране, вътрешен процес на одобрение, търсене по метаданни и цифров текст и срокове за съхранение, проследявани по номенклатурата.
Какво можете да правите с 4docs.net
Шест конкретни неща, които правите от едно и също приложение, без да прехвърляте файлове от една система в друга.
Архивирате електронно цялата документация на фирмата
Документите са в цифров архив, организиран по фонд и опис, а не в папки, наречени по името на човека, който ги е записал.
Водите входящата и изходящата регистратура
Всеки получен или изпратен документ получава регистрационен номер автоматично, а описите за предаване се генерират от регистъра.
Пускате документите по маршрут за одобрение
Определяте кой одобрява, в какъв ред и в какъв срок. Документът вече не се губи между два отдела.
Търсите в текста, а не в имената на файловете
Намирате документ по сума, име на доставчик или номер, написани в него, когато файлът съдържа цифров текст.
Спазвате законовите срокове за съхранение
Всеки вид документ има своя срок, който се проследява автоматично. При изтичането му получавате предложение за изтриване, а не изненада при проверка.
Давате контролиран достъп, а не копия по имейл
Споделяте с права по роля и с линкове, които изтичат, а всяко отваряне остава в журнала за достъп.
Какво печелите и с какво трябва да се съобразите
Предимства
- Намирате всеки документ за секунди, защото търсенето е по съдържание, когато текстът е цифров.
- Регистрационният номер се дава автоматично — отпада паралелният регистър, воден в Excel.
- Сроковете за съхранение се проследяват от системата, а не от паметта на колега.
- Документите не циркулират като прикачени файлове: има една версия, с история.
- Намаляват разходите за физическо съхранение и за транспорт до склада.
- При проверка веднага имате списъка с документите, кой ги е отворил и кога.
Ограничения, които трябва да имате предвид
- Прехвърлянето на стария архив отнема време: сканирането и индексирането на хартиените документи е реална работа, която се прави вътрешно или с външен доставчик.
- Търсенето обхваща цифровия текст на документите. Сканираните файлове без текстов слой трябва да бъдат проверени ръчно, преди да разчитате на търсенето. Разпознаването на текст (OCR) засега работи само за румънски документи.
- Номенклатурата на документите трябва да се изгради веднъж и внимателно. Ако я импровизирате, намирането на документи остава също толкова трудно, колкото преди.
- Документите на хартия със специален режим не изчезват автоматично: електронното съхранение има собствени законови условия и някои оригинали се пазят и физически. Проверете с вашия счетоводител.
Как работи 4docs.net, в 4 стъпки
Изграждате номенклатурата на документите
Дефинирате фонда, отделите и видовете документи и на всеки прикачвате срока за съхранение. Започвате от примерен модел, основан на Закона за счетоводството, и го адаптирате към фирмата.
Качвате или сканирате документите
Всеки документ получава автоматично регистрационен номер, дата, отдел и отговорник. Цифровите документи стават търсими по текста си, а сканираните се намират по регистрационните данни.
Изпращате го по процеса на одобрение
Избирате маршрута по отдели. Всяка стъпка има срок и отговорник, а състоянието на документа се вижда в реално време, без да питате някого по имейл.
Съхранявате го за срока и после го изтривате контролирано
На изтичането на срока получавате предложение за изтриване. Самото изтриване се извършва въз основа на решение, а операцията остава записана в журнала за достъп.
4docs.net спрямо другите начини за водене на архива на фирмата
Всеки вариант има своето място. Таблицата сравнява онова, което има значение, когато търсите стар документ или когато дойде проверка.
| Критерий | 4docs.net | Файлове на сървър или споделено устройство | SharePoint | Физически архив с външно хранилище | Локално инсталирана DMS система |
|---|---|---|---|---|---|
| Автоматичен регистрационен номер | Да, при всеки вход и изход | Не — води се ръчно, обикновено в Excel | Да, но изисква отделна настройка | Да, в регистъра на хартия | Да |
| Търсене в съдържанието на документа | Да, по цифровия текст | Само по името на файла | Да, при планове с индексиране | Не — търси се в описа | Обикновено отделен модул, лицензиран поотделно |
| Срокове за съхранение, проследявани автоматично | Да, по номенклатурата | Не | Да, чрез политики за запазване, настроени от администратор | Да, водени от доставчика на хранилището | Да, след конфигуриране |
| Процес на одобрение със срокове | Да, включен | По имейл, без проследяване | Да, с автоматизации, изградени отделно | Не | Да |
| Журнал за достъп до всеки документ | Да, за всяко отваряне | Ограничен до правата на папката | Да | Регистър за преглед на хартия | Да |
| Какво е нужно за започване | Профил и номенклатурата на фирмата | Нищо — но безпорядъкът остава | Лицензи, настройка и администратор | Договор за съхранение, транспорт и срок за предоставяне при поискване | Сървър, лицензи и проект за внедряване |
SharePoint и локално инсталираните DMS системи покриват сходни нужди, но изискват лицензи, конфигуриране и отделен администратор. Външното хранилище остава полезно за оригиналите, които трябва да се пазят физически. Електронният подпис и жизненият цикъл на договорите не са част от това сравнение: те се намират в 4mycontracts.net.
Прочетете ръководството: управление на документите във фирматаКъде се натрупват най-много документи
Обемът на хартията не е еднакъв навсякъде. В секторите по-долу един документ, който не може да се намери, струва платено време, глоба или ден закъснение. За всеки от тях 4docs.net решава различен проблем.
Вижте услугитеСчетоводни кантори
Досието на всеки клиент остава пълно и търсимо, без папки в шкафове и архив в мазето.
Строителство
Строителните дневници, фактурите на подизпълнителите и договорите стоят в един архив, а последната одобрена версия е винаги видима.
Транспорт и логистика
Товарителниците и транспортните документи се записват веднага и се намират по сума или номер на курс.
Здравеопазване
Документите се виждат според ролята с ограничени права, а всяко отваряне се записва в журнала за достъп.
Местна администрация
Входящата и изходящата кореспонденция получава номер и дата, а сроковете за отговор са видими за всеки отдел.
Производство
Сертификатите, протоколите от контрол и техническата документация се пазят по срок и се намират по номер на партида.
Търговия на дребно
Доставните документи, рекламациите и договорите с доставчици се архивират по контрагент и не се губят в имейлите.
Професионални услуги
Досиетата на клиентите, офертите и договорите се пазят по проект, със срокове за съхранение и достъп само за екипа по проекта.
4docs.net в мрежата 4b2b
Архивът на фирмата работи заедно с приложенията, които вече използвате: документите се качват от панела или се импортират от папка, всеки получава номер, срок и кръг на одобрение, а известията за срокове и одобрения стигат до вас по SMS или WhatsApp, само ако сте се съгласили за това. Вижте всички платформи 4b2b
- Документите влизат по няколко каналаPDF файл, в т.ч. сканиран, качен в панела, групово импортиране от папка или линк за изпращане, с който кореспондент праща файл. Документът попада в същата регистратура, с същия регистрационен номер.
- Остава една-единствена версияПрикачените файлове престават да циркулират. Колегите получават линк към документа с правата на своята роля, а историята остава пълна.
- Сроковете не минават незабелязаноСроковете за съхранение и крайните срокове са видими в панела, така че фирмата навреме вижда кой документ наближава изтичане на срока.
Намирате документа по номер, доставчик и дата, не по името на файла
Всеки документ получава регистрационен номер, дата, отдел и отговорник и се архивира в собствената си папка. Въвеждате сума, име на доставчик, ЕИК или номер от регистратурата и получавате документа, мястото му в папката и данните за него. Търсенето в текст обхваща цифровия текст, който документът вече съдържа.
Търсенето обхваща само документите, до които ролята ви има достъп.
Партньорска програма
Получавате повтарящи се комисионни, когато препоръчвате 4docs.net на фирмите, с които работите