Elektroniskā dokumentu arhivēšana Latvijas uzņēmumiem
Rēķini, līgumi un personāla dokumenti vienuviet. Reģistrējiet tos, atrodiet pēc numura vai partnera un redzējiet, cik ilgi katrs dokuments jāglabā. Kopīgojiet failus ar kolēģiem un kontrahentiem ar saitēm, nevis e-pasta pielikumiem.
- Grāmatvedības likums: 5 gadi
- GDPR (Regula (ES) 2016/679)
- Datu valsts inspekcija
Kas ir elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēma?
Elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēma ir programma, kurā uzņēmums glabā savus dokumentus digitālā formā: reģistrē tos, sakārto pēc dokumentu plāna, nodod apstiprināšanai, atrod pēc satura un glabā noteiktos termiņus. Tā aizstāj parasto mapju, tīkla diska un atsevišķi izklājlapā vests korespondences reģistra jaukumu.
4docs.net ir šāda sistēma: elektroniskais arhīvs ar versiju vēsturi, digitālais reģistrs ar automātisku reģistrācijas numuru, apstiprināšanas maršruti ar termiņiem katrā posmā, meklēšana digitālo dokumentu tekstā un glabāšanas termiņi, kas noteikti un uzraudzīti pēc dokumenta veida.
Ko varat darīt ar 4docs.net
Seši uzdevumi, ko veicat vienā un tajā pašā lietotnē, bez failu pārsūtīšanas no viena rīka uz otru.
Arhivējat strukturēti, nevis tīkla diskā
Dokumenti tiek versēti un klasificēti pēc dokumentu plāna. Pēc arhivēšanas nekas netiek pārrakstīts: labojums ir jauna versija, kas saistīta ar iepriekšējo.
Vedat ienākošo un izejošo dokumentu reģistru
Katrs dokuments saņem nepārtrauktu numuru bez caurumiem, atbildīgo nodaļu un apstrādes termiņu. Anulētie ieraksti paliek redzami, un pavadzīmes nodošanai veidojas tieši no reģistra.
Virzāt dokumentus pa apstiprināšanas maršrutu
Nosakāt, kas pārbauda, kādā secībā un līdz kuram datumam. Ja persona ir prombūtnē, apstiprināšana tiek nodota norīkotam aizvietotājam, un nokavētie dossier atrodas atsevišķā sarakstā.
Meklējat tekstā, nevis faila nosaukumā
Atrodiet digitālu dokumentu ar teksta slāni pēc summas, uzņēmuma nosaukuma vai numura, kas ir pašā dokumentā.
Ievērojat glabāšanas termiņus
Katram dokumenta veidam ir savs termiņš. Pienākot termiņam, sistēma piedāvā dzēšanu, un lēmumu pieņem cilvēks.
Piešķirat piekļuvi bez e-pasta kopijām
Tiesības atkarīgas no lomas, un saitēm ir derīguma termiņš. Katra atvēršana tiek ierakstīta piekļuves žurnālā.
Ko iegūsiet un ko vajadzētu ņemt vērā
Priekšrocības
- Katru attaisnojuma dokumentu atrodat dažās sekundēs, arī vecos skenējumos ar teksta slāni, jo meklēšana notiek pēc satura, nevis tikai pēc faila nosaukuma.
- Reģistrācijas numuru piešķir sistēma. Atsevišķi izklājlapā vests korespondences reģistrs vairs nav vajadzīgs.
- Glabāšanas termiņus uzrauga programma, nevis darbiniece, kuras atmiņā tie glabājas līdz pensijai.
- Dokumenti vairs necirkulē kā pielikumi: pastāv viena derīga versija ar visu vēsturi.
- Pārbaudes laikā uzreiz redzat, kuri dokumenti ir, kas tos atvēra un kad.
- Mazāk ordneru birojā un mazāk braucienu uz ārējo arhīvu.
Ierobežojumi, kas jāzina
- Papīra vēstures pārnešana prasa laiku. Vecu lietu skenēšana un ievadīšana joprojām ir reāls darbs, iekšēji vai pie skenēšanas pakalpojumu sniedzēja.
- Skenētos dokumentos bez teksta slāņa meklēšana pilnā tekstā nedarbojas. Pirms meklēšanas pēc satura nepieciešams teksta slānis vai manuāla pārbaude.
- Dokumentu plāns jāizdomā vienreiz un labi. Ja tas tiek veidots spontāni, dokumentu atrašana būs tikpat sarežģīta kā līdz šim.
- 4docs neaizstāj jūsu procedūru dokumentāciju un nepadara dokumentus juridiski saistošus. Vai dokuments izturēs strīdā, atkarīgs arī no jūsu procesa un nozares prasībām.
Kā darbojas 4docs.net 4 soļos
Veidojat savu dokumentu plānu
Aprakstāt dokumentu veidus, piemēram, pirkuma rēķinu, pavadzīmi, personāla lietu, pieņemšanas aktu vai administratīvo vēstuli, un katram norādāt glabāšanas termiņu. Termiņi seko Latvijā piemērojamajiem noteikumiem; grāmatvedis vai jurists palīdzēs tos noteikt.
Reģistrējat korespondenci un importējat dokumentus
Katrs ienākošais vai izejošais dokuments automātiski saņem reģistrācijas numuru, datumu, laiku un atbildīgo nodaļu. Digitalizētie attaisnojuma dokumenti kļūst meklējami pilnā tekstā tikai tad, ja tiem ir teksta slānis. Citādi to saturu pārbaudāt ar rokām.
Nododat dokumentus apstiprināšanai
Apstiprināšanas aprites maršrutu nosakāt pa nodaļām. Katram posmam ir atbildīgā persona un termiņš, un dokumenta statuss ir redzams reāllaikā, bez sekošanas pa e-pastu.
Glabājat un dzēšat izsekojami
Pienākot termiņam, sistēma piedāvā dzēšanu. Dzēšana notiek tikai pēc personas lēmuma, un darbība paliek ierakstīta piekļuves žurnālā. Tā jūs piemērojat GDPR glabāšanas ierobežojuma principu.
4docs.net salīdzinājumā ar citiem uzņēmuma arhīva veidiem
Katram risinājumam ir sava vieta. Tabulā salīdzināts tas, kas svarīgi, meklējot vecu attaisnojuma dokumentu vai tuvojoties pārbaudei.
| Kritērijs | 4docs.net | Mapes serverī vai tīkla diskā | SharePoint | Papīra arhīvs pie ārēja pakalpojumu sniedzēja | Klasiska dokumentu pārvaldības sistēma uzstādīta iekšēji |
|---|---|---|---|---|---|
| Automātisks reģistrācijas numurs | Jā, katram ienākošajam un izejošajam dokumentam | Nē, ievada ar rokām, bieži izklājlapā | Jā, bet tikai pēc pareizas uzstādīšanas | Jā, papīra korespondences reģistrā | Jā |
| Meklēšana dokumenta saturā | Jā, digitāliem dokumentiem ar teksta slāni | Tikai pēc faila nosaukuma | Jā, atkarībā no konfigurācijas | Nē, meklē reģistrā pēc nodošanas | Parasti atsevišķs modulis ar atsevišķu licenci |
| Uzraudzīti glabāšanas termiņi | Jā, saskaņā ar dokumentu plānu | Nē | Jā, ar administratora konfigurētiem noteikumiem | Jā, to uztur pakalpojumu sniedzējs | Jā, pēc uzstādīšanas |
| Apstiprināšanas aprite ar termiņiem | Jā, iekļauts | Pa e-pastu, bez uzraudzības | Jā, ar atsevišķi veidotām automatizācijām | Nē | Jā |
| Piekļuves žurnāls katram dokumentam | Jā, katras atvēršanas laikā | Tikai ar mapes tiesībām | Jā | Papīra izsniegšanas reģistrs | Jā |
| Ko prasa uzsākšana | Konts un jūsu uzņēmuma dokumentu plāns | Nekas, nekārtība paliek | Licences, ieviešana un administrēšana | Glabāšanas līgums, transports, termiņš atsaukšanas gadījumā | Serveris, licences, ieviešanas projekts |
SharePoint un iekšēji uzstādīta dokumentu pārvaldības sistēma risina līdzīgus uzdevumus, bet prasa licences, ieviešanu un atbildīgu administrēšanu. Ārējs papīra arhīvs joprojām ir piemērots dokumentiem, kas jāglabā oriģinālā. 4docs neatbrīvo uzņēmumu no likumā noteiktajiem pienākumiem; par glabāšanas pienākumiem konsultējieties ar grāmatvedi vai juristu.
Uz ceļvedi: dokumentu pārvaldība uzņēmumāKur dokumenti uzkrājas visvairāk
Dokumentu apjoms katrā nozarē ir atšķirīgs. Zemāk minētajās nozarēs grūti atrodams dokuments izmaksā apmaksātu laiku, sodu vai kavētu dienu. Katrā no tām 4docs risina to pašu problēmu: reģistrs, dokumenta vieta un glabāšanas termiņš.
Skatīt pakalpojumusGrāmatvedības biroji
Katra klienta mape paliek pilnīga un meklējama: bez ordneru plauktiem un bez arhīva pagrabā.
Būvniecība
Atļaujas, pieņemšanas akti un būvdokumentācija glabājas kopā ar projektu, kuram tie pieder.
Transports un loģistika
Pavadzīmes un transporta dokumenti tiek atrasti pēc numura vai satura, nevis pēc noliktavas kastes.
Veselības aprūpe
Iestādes dokumenti ir pieejami atbilstoši lomai, un katra atvēršana tiek ierakstīta žurnālā.
Pašvaldības
Reģistratūra piešķir numurus automātiski, un atbildes termiņi tiek sekoti.
Ražošana
Tehniskās specifikācijas, kontroles pārskati un darba instrukcijas aprit tikai pēdējā apstiprinātā versijā.
Mazumtirdzniecība
Piegādātāju un veikalu pavadzīmes nonāk vienā reģistrā neatkarīgi no tā, kurš tās skenējis.
Profesionālie pakalpojumi
Projektu dokumentācija, protokoli un saraksti tiek arhivēti pa klientiem, ar visu vēsturi.
4docs.net 4b2b tīklā
Uzņēmuma dokumentu arhīvs darbojas līdzās lietojumprogrammām, ko jau izmantojat: dokumentus var augšupielādēt no paneļa vai importēt no mapes, katram ir numurs, termiņš un saskaņošanas kārtība, un brīdinājumi par termiņiem un apstiprinājumiem sasniedz jūs pa SMS vai WhatsApp, tikai ja esat piekritis. Skatīt visas 4b2b platformas
- Dokumenti nonāk dažādos veidosPDF fails, arī skenēts, augšupielādēts programmā, masveida imports no mapēm vai augšupielādes saite, pa kuru ārēja persona nosūta failu izvēlētajai mapei.
- Versija ir tikai vienaPielikumi vairs neklīst pa e-pastu. Kolēģi saņem saiti uz dokumentu atbilstoši savai lomai, un vēsture saglabājas.
- Termiņi netiek nokavētiGlabāšanas termiņi un reģistratūrā reģistrētie dokumenti ar atbildes termiņu uzreiz redzami programmā.
Dokumentu atrodat pēc reģistra numura vai partnera, nevis pēc faila nosaukuma
Katram dokumentam tiek piešķirts reģistra numurs, datums, nodaļa un atbildīgā persona, un tas tiek arhivēts savā mapē. Ievadāt summu, partnera nosaukumu, reģistrācijas numuru vai reģistra ierakstu un saņemat dokumentu, tā vietu un datus. Meklēšana aptver dokumentu digitālo tekstu, kas tajā jau ir.
Meklēšana attiecas tikai uz dokumentiem, kuriem jūsu loma ir piekļuve.
Partneru programma
Saņemiet atkārtotas komisijas, ieteicot 4docs uzņēmumiem, ar kuriem strādājat