Dokumenty rozhádzané v e-maile a na disku
Faktúra prišla do e-mailu, zmluva leží v Stiahnutých súboroch a verzia sa volá „final_v3“. Pri daňovej kontrole alebo reklamácii rozhoduje, čo dokážete nájsť a doložiť.
- Registratúrny plán podľa zákona č. 395/2002 Z. z.
- Vyhľadávanie v dokumentoch s textovou vrstvou
- Vymazanie po uplynutí lehoty podľa GDPR
Čo je systém na správu dokumentov (DMS)?
Systém na správu dokumentov (DMS) je program, v ktorom firma uchováva všetky svoje dokumenty elektronicky: registruje ich, triedi podľa registratúrneho plánu, posiela na schválenie, nachádza ich podľa obsahu a uchováva presne toľko, koľko vyžaduje zákon. Nahrádza obvyklé riešenie: papierové zakladače, zdieľaný disk a registratúrny denník v Exceli.
4docs.net je takýto systém pre slovenské malé a stredné firmy: elektronický archív s automatickým registračným číslom, schvaľovací obeh medzi oddeleniami, vyhľadávanie podľa čísla, dodávateľa a digitálneho textu a lehoty uchovávania priradené k typom dokumentov.
Čo môžete s 4docs.net robiť
Šesť konkrétnych vecí, ktoré urobíte v tom istom programe bez exportu súborov.
Celú dokumentáciu firmy archivujete elektronicky
Dokumenty sú v digitálnom archíve usporiadané podľa registratúrneho plánu, nie v priečinkoch pomenovaných podľa človeka, ktorý ich uložil.
Vediete prijatú a odoslanú poštu v registratúrnom denníku
Každý prijatý alebo odoslaný dokument automaticky dostane registračné číslo a prehľady sa zostavujú z registra.
Dokumenty posielate na schválenie
Vy určíte, kto schvaľuje, v akom poradí a v akej lehote. Dokument sa medzi dvoma kanceláriami nestratí.
Hľadáte v texte, nie v názve súboru
Dokumenty s textovou vrstvou nájdete podľa sumy, názvu dodávateľa alebo čísla, ktoré sa v nich nachádza.
Dodržiavate zákonné lehoty uchovávania
Každý typ dokumentu má svoju lehotu, ktorá sa sleduje automaticky. Pri uplynutí dostanete návrh na vymazanie, nie prekvapenie pri kontrole.
Dávate prístup podľa roly namiesto kópií e-mailom
Zdieľate podľa oprávnení a odkazmi s platnosťou a každé otvorenie sa zapíše do prístupového záznamu.
Čo získate a na čo si dať pozor
Výhody
- Každý dokument nájdete za pár sekúnd, aj staršie naskenované kópie s textovou vrstvou, lebo vyhľadávanie ide do obsahu.
- Registračné číslo sa pridelí automaticky a paralelný register v Exceli zmizne.
- Lehoty uchovávania sleduje systém, nie pamäť kolegu.
- Dokumenty necirkulujú ako prílohy: máte jednu verziu s históriou.
- Miesto pre fyzický archív a presun do archívnej miestnosti výrazne klesnú.
- Pri kontrole máte okamžite zoznam dokumentov a toho, kto ich otváral a kedy.
Obmedzenia, o ktorých treba vedieť
- Presun starého papierového archívu chvíľu trvá: skenovanie a registrácia papierových dokumentov je reálna práca, ktorú urobíte interne alebo so skenovacím dodávateľom.
- Rozpoznávanie textu (OCR) zatiaľ funguje iba pre rumunské dokumenty. Skeny bez textovej vrstvy, rukou písané a vyblednuté dokumenty treba skontrolovať ručne.
- Registratúrny plán treba premyslieť vopred. Ak ho budete improvizovať, nájsť dokumenty bude rovnako ťažké ako doteraz.
- Papierové originály, ktoré zákon vyžaduje uchovávať fyzicky, sa nezmenia sami od seba. Elektronický archív má vlastné požiadavky a niektoré originály treba aj naďalej uchovávať fyzicky.
Ako 4docs.net funguje, v 4 krokoch
Zostavíte registratúrny plán
Určíte oddelenia a typy dokumentov a ku každému priradíte lehotu uchovávania. Začnete zo šablóny postavenej na zákone o účtovníctve a zákone o archívoch a registratúrach a prispôsobíte ju svojej firme.
Nahráte alebo naskenujete dokumenty
Každý dokument automaticky dostane registračné číslo, dátum, oddelenie a zodpovednú osobu. Rozpoznávanie textu (OCR) zatiaľ funguje iba pre rumunské dokumenty, takže skeny bez textovej vrstvy pred spoliehaním sa na vyhľadávanie skontrolujte ručne.
Pošlete ho na schválenie
Schvaľovací obeh vyberiete podľa oddelenia. Každý krok má lehotu a zodpovednú osobu a vidíte, kde dokument stojí, bez naháňania kolegov e-mailom.
Uchovávate ho v zákonnej lehote a mažete kontrolovane
Keď lehota uplynie, dostanete návrh na vymazanie. Vymazanie sa uskutoční až po vašom rozhodnutí a zapíše sa do prístupového záznamu.
4docs.net v porovnaní s inými spôsobmi vedenia firemného archívu
Každé riešenie má svoje miesto. Tabuľka porovnáva to, na čom záleží, keď hľadáte starý dokument alebo keď príde kontrola.
| Kritérium | 4docs.net | Priečinky na serveri alebo zdieľanom disku | SharePoint | Papierový archív s externým skladom | Klasické DMS nainštalované lokálne |
|---|---|---|---|---|---|
| Automatické registračné číslo | Áno, pri každom príjme a odoslaní | Nie — vedie sa ručne, zvyčajne v Exceli | Áno, ale vyžaduje samostatné nastavenie | Áno, v papierovom denníku | Áno |
| Vyhľadávanie v obsahu dokumentu | Áno, pre dokumenty s textovou vrstvou | Iba podľa názvu súboru | Áno, v plánoch s indexovaním | Nie — hľadá sa v zozname | Zvyčajne samostatný modul s vlastnou licenciou |
| Lehoty uchovávania sa sledujú automaticky | Áno, podľa registratúrneho plánu | Nie | Áno, cez pravidlá uchovávania nastavené správcom | Áno, zabezpečuje to skladová spoločnosť | Áno, po nastavení |
| Schvaľovací obeh s lehotami | Áno, zahrnutý | Cez e-mail, bez sledovania | Áno, s automatizáciami vytvorenými zvlášť | Nie | Áno |
| Prístupový záznam ku každému dokumentu | Áno, pri každom otvorení | Obmedzené na práva priečinka | Áno | Papierová evidencia nahliadnutí | Áno |
| Zdieľanie odkazom s dátumom platnosti | Áno, odkazy s platnosťou | Príloha sa pošle e-mailom | Áno, cez zdieľané odkazy | Nie | Áno |
SharePoint a lokálne nainštalované DMS riešenia pokrývajú podobné potreby, ale vyžadujú licencie, nastavenie a vlastného správcu. Externý archív je stále užitočný pre papierové originály, ktoré treba fyzicky uchovať. Elektronické fakturovanie a elektronický podpis zmlúv do tohto porovnania nepatria: 4docs.net spravuje archív dokumentov, faktúry nevystavuje a zmluvy nepodpisuje.
Prečítajte si sprievodcu: správa dokumentov vo firmeKde sa dokumenty nahromadia najviac
Objem papiera nie je všade rovnaký. V odvetviach nižšie stojí ťažko nájditeľný dokument fakturovateľný čas, pokutu alebo deň omeškania. Pre každé z nich 4docs.net rieši niečo iné.
Pozrieť službyÚčtovnícke a daňové kancelárie
Spis každého klienta zostáva úplný a vyhľadateľný, bez zakladačov na policiach a bez archívu v pivnici.
Stavebníctvo
Stavebné denníky, faktúry subdodávateľov a zmluvy sú v jednom archíve a vždy platí posledná schválená verzia.
Doprava a logistika
Dodacie listy a prepravné doklady sa nájdu podľa čísla alebo obsahu, nie podľa škatule v sklade.
Zdravotníctvo
Dokumenty sa podľa roly sprístupňujú s obmedzenými právami a každé otvorenie sa zapíše do prístupového záznamu.
Samospráva
Zápisnice, rozhodnutia a korešpondencia zostávajú sledovateľné a nájdu sa rýchlo.
Výroba
Technologické karty, kontrolné správy a pracovné postupy obiehajú iba v poslednej schválenej verzii.
Maloobchod
Dokumenty dodávateľov a predajní sa ukladajú do jedného registra, bez ohľadu na to, kto ich naskenoval.
Profesionálne služby
Projektové priečinky, zápisnice a korešpondencia sa archivujú podľa klientov s celou históriou.
4docs.net v sieti 4b2b
Firemný archív dokumentov stojí vedľa aplikácií, ktoré už používate: dokumenty sa nahrávajú z panela alebo sa importujú z priečinka, každý dostane číslo, termín a schvaľovací obeh a upozornenia na termíny a schválenia vám prídu cez SMS alebo WhatsApp, iba ak ste si ich vyžiadali. Zobraziť všetky platformy 4b2b
- Dokument príde jednou z viacerých ciestNaskenované PDF, súbor nahraný v paneli, hromadný import z priečinka alebo odkaz, cez ktorý odosielateľ pošle súbor — dokument skončí v tom istom registri a s tým istým registračným číslom.
- Zostáva jedna verziaPrílohy už nekolujú e-mailom. Kolegovia dostanú odkaz na dokument s právami podľa svojej roly a história zostáva úplná.
- Lehoty zostávajú na očiachLehoty uchovávania a dátumy sú viditeľné v paneli. Vymazanie sa uskutoční až po vašom rozhodnutí.
Dokument nájdete podľa toho, čo je v ňom napísané, nie podľa názvu súboru
Každý nahraný alebo naskenovaný dokument dostane registračné číslo, dátum, oddelenie a zodpovednú osobu a uloží sa do svojho spisu. Zadáte sumu, IČO, názov dodávateľa alebo registračné číslo a dostanete dokument, jeho miesto v spise a údaje o ňom. Vyhľadávanie v texte pokrýva digitálne dokumenty, ktoré už text obsahujú.
Vyhľadávanie sa týka iba dokumentov, ku ktorým má vaša rola prístup.
Partnerský program
Získavate opakovanú províziu, keď odporúčate 4docs.net firmám, s ktorými spolupracujete