Dokumendihaldus Eesti ettevõttele: arhiiv, registreerimine ja säilitustähtajad
Arhiveeri iga ettevõtte dokument elektrooniliselt, registreeri see automaatselt registratuuris, suuna see sisemisest kinnitusringist läbi ja leia mõne sekundiga üles selle sisu järgi, mitte failinime järgi. Seadusjärgsed säilitustähtajad jooksevad iseseisvalt ning kustutamiseks määratud dokumendid kustutatakse tähtaja saabudes.
- Raamatupidamise seadus: algdokumendid 7 aastat
- IKÜM: isikuandmete kaitse nõuded
- Maksu- ja Tolliamet (MTA)
Mis on dokumendihaldussüsteem (DHS)?
Dokumendihaldussüsteem (DHS) on programm, kus ettevõte hoiab oma dokumente digitaalselt: registreerib need, sorteerib dokumendiplaani järgi, saadab kinnitamisele, arhiveerib ja kustutab säilitustähtaja lõppedes.
4docs.net on selline süsteem Eesti väikestele ja keskmistele ettevõtetele: elektrooniline arhiiv automaatse registreerimisnumbriga, kinnitusmarsruut osakondade vahel, otsing teksti ja numbri järgi, säilitustähtajad ning turvaline dokumendilink kehtivusajaga.
Mida saate 4docs.net-iga teha
Kuus konkreetset toimingut, mida teete samas programmis ilma failide ühest tööriistast teise kopeerimata.
Kogu ettevõtte dokumendid arhiveerite elektrooniliselt
Dokumendid on elektroonilises arhiivis korrastatud dokumendiplaani järgi, mitte kaustadena, mis on nime järgi selle inimese oma, kes need üles laadis.
Saabuvad ja väljuvad kirjad registreerite registratuuris
Iga saabunud või väljunud dokument saab automaatselt registreerimisnumbri ning aruanded koostatakse registrist.
Saadate dokumendid kinnitamisele
Teie määrate, kes kinnitab, mis järjekorras ja mis tähtaja jooksul. Dokument ei kao kahe osakonna vahel.
Otsite dokumendi sisu järgi, mitte failinime järgi
Dokumendid, millel on tekstikiht, leiate summa, tarnija nime või numbri järgi, mis neis on.
Järgite seaduslikke säilitustähtaegu
Igale dokumendiliigile kehtib oma tähtaeg, mida jälgitakse automaatselt. Kui see saabub, saate ettepaneku dokument kustutada, mitte üllatust kontrolli ajal.
Annate juurdepääsu rolli järgi, mitte e-kirja koopiatena
Jagate õiguste alusel ja tähtajaga linkide kaudu ning iga avamine salvestatakse juurdepääsulogisse.
Mida saate ja millele peaksite valmis olema
Eelised
- Iga dokumendi leiate paari sekundiga, isegi vanad skannitud koopiad tekstikihiga, sest otsing käib sisu järgi.
- Registreerimisnumber määratakse automaatselt ja paralleelne Exceli register kaob.
- Säilitustähtaegu jälgib süsteem, mitte kolleegi mälu.
- Dokumendid ei liigu manustena ringi: teil on üks versioon koos ajalooga.
- Füüsilise arhiiviruumi vajadus ja dokumentide otsimine vähenevad märgatavalt.
- Kontrolli ajal on teil kohe nimekiri dokumentidest ning selle kohta, kes neid avas ja millal.
Piirangud, millest peate teadma
- Vanade paberdokumentide üleviimine võtab aega: skannimine ja registreerimine on päris töö, mille teete ise või skaneerimisteenuse pakkujaga.
- Teksti tuvastus (OCR) töötab praegu ainult rumeenia keelsete dokumentidega. Tekstikihita skannitud, käsitsi kirjutatud ja tuhmunud dokumendid tuleb käsitsi üle kontrollida.
- Dokumendiplaan tuleb ette läbi mõelda. Kui improviseerite, on dokumente sama raske leida kui seni.
- Paberoriginaalid, mida seadus nõuab füüsiliselt säilitada, ei muutu iseenesest. Elektroonilisel arhiivil on oma nõuded ja osa originaale tuleb endiselt füüsiliselt hoida.
Kuidas 4docs.net toimib, 4 sammuga
Koostate dokumendiplaani
Määrate osakonnad ja dokumendiliigid ning igale liigile säilitustähtaja raamatupidamisseaduse ja oma ettevõtte vajaduste järgi. Algdokumendid tuleb säilitada seitse aastat, seega tuleb see tähtaeg plaani kohe sisse kirjutada.
Laadite üles või skannite dokumendid
Iga dokument saab automaatselt registreerimisnumbri, kuupäeva, osakonna ja vastutava isiku. Teksti tuvastus (OCR) töötab praegu ainult rumeenia keelsete dokumentidega, seega kontrollige skannitud eestikeelsed dokumendid, millel pole tekstikihti, enne otsingule lootmist käsitsi üle.
Saadate kinnitamisele
Kinnitusmarsruudi valite osakonna järgi. Igal sammul on tähtaeg ja vastutav isik ning näete, kus dokument parasjagu on, ilma e-kirjadega kolleege taga ajamata.
Säilitate seadusest tuleneva tähtajani ja kustutate kontrollitult
Tähtaja saabudes saate ettepaneku dokument kustutada. Kustutamine toimub alles pärast teie otsust ja salvestatakse juurdepääsulogisse.
4docs.net võrdluses teiste ettevõtte arhiivi pidamise viisidega
Igal lahendusel on oma koht. Tabelis on võrreldud seda, mis loeb, kui otsite vana dokumenti või kui on oodata kontrolli.
| Kriteerium | 4docs.net | Kaustad serveris või jagatud kettal | SharePoint | Paberarhiiv välises laos | Klassikaline kohapealne dokumendihaldustarkvara |
|---|---|---|---|---|---|
| Automaatne registreerimisnumber | Jah, iga saabumise ja väljumise puhul | Ei – sisestatakse käsitsi, enamasti Excelis | Jah, aga vajab eraldi seadistamist | Jah, paberregistris | Jah |
| Otsing dokumendi sisu järgi | Jah, tekstikihiga dokumentidele | Ainult failinime järgi | Jah, indekseeritud kogudes | Ei – otsitakse nimekirjast | Tavaliselt eraldi moodul eraldi litsentsiga |
| Säilitustähtajad jälgitakse automaatselt | Jah, dokumendiplaani järgi | Ei | Jah, administraatori reeglite järgi | Jah, seda teeb laojuhataja | Jah, kui seadistatud |
| Kinnitusmarsruut tähtaegadega | Jah, sisseehitatud | E-kirjaga, ilma jälgimiseta | Jah, eraldi loodud automatiseeringutega | Ei | Jah |
| Juurdepääsulogi igale dokumendile | Jah, iga avamise kohta | Piiratud kausta õigustega | Jah | Paberpõhine vaatamislogi | Jah |
| Jagamine lingiga kehtivusajaga | Jah, tähtajaga lingid | Manus saadetakse e-kirjaga | Jah, jagatud linkide kaudu | Ei | Jah |
SharePoint ja kohapeal paigaldatud DHS-lahendused täidavad sarnaseid ülesandeid, kuid nõuavad litsentse, seadistamist ja oma administraatorit. Väline paberarhiiv on endiselt mõttekas füüsiliselt säilitatavate originaalide jaoks. 4docs ei asenda teie ettevõtte seadusjärgseid kohustusi; säilitamise kohta annab nõu teie raamatupidaja.
Juhend: dokumendihaldus ettevõttesKus dokumente kõige rohkem koguneb
Dokumente on igal pool erinevalt. Allpool nimetatud valdkondades maksab raskesti leitav dokument arvestatavat tööaega, trahvi või viivituse päeva. Igas neist lahendab 4docs.net teistsuguse probleemi.
Vaata teenuseidRaamatupidamisbürood
Iga kliendi kaust on täielik ja otsitav: ilma riiulite kaustadeta ja ilma arhiivi keldrita.
Ehitus
Load, üleandmisaktid ja ehitusdokumentatsioon hoitakse koos projektiga, millele need kuuluvad.
Transport ja logistika
Saatelehed ja veodokumendid leitakse numbri või sisu järgi, mitte laoriiuli kasti järgi.
Tervishoid
Asutuse ja patsientide dokumendid on kättesaadavad rolli alusel ning iga avamine salvestatakse logisse.
Kohalik omavalitsus ja avalik sektor
Sissetulevate ja väljuvate dokumentide register nummerdatakse automaatselt ning vastamise tähtaegu jälgitakse.
Tootmine
Tehnilised kirjeldused, kvaliteediaruanded ja töökorraldused liiguvad ainult viimase kinnitatud versioonina.
Jaekaubandus
Tarnijate dokumendid ja poodidest tulevad dokumendid satuvad samasse registrisse, olenemata sellest, kes need skaneerib.
Professionaalsed teenused
Projektikaustad, protokollid ja kirjavahetus arhiveeritakse kliendi järgi koos täieliku ajalooga.
4docs.net 4b2b võrgustikus
Ettevõtte dokumendiarhiiv töötab koos rakendustega, mida juba kasutad: dokumendid laaditakse paneelist üles või imporditakse kaustast, igale neist määratakse number, tähtaeg ja kinnitusring. Tähtaegade ja kinnituste hoiatused jõuavad sinuni SMS-i või WhatsAppi kaudu, ainult siis, kui oled nõustunud. Vaata kõiki 4b2b platvorme
- It comes in from several routesA scanned PDF, a file uploaded in the panel, a bulk import from a folder, or an upload link through which a sender delivers a file — the document lands in the same register, with the same registration number.
- One single version remainsAttachments stop circulating. Colleagues get a link to the document, with the rights of their role, and the history stays intact.
- Deadlines don't slip byRetention periods and due dates are visible in the panel. If you turn on alerts, the company gets an SMS or a WhatsApp message before a deadline expires.
Dokumendi leiate registreerimisnumbri, tarnija või kuupäeva järgi
Iga dokument saab registratuuri järjekorranumbri, kuupäeva, osakonna ja vastutava isiku ning arhiveeritakse oma kausta. Sisestate summa, tarnija nime, registrikoodi või registreerimisnumbri ning saate dokumendi, selle asukoha kaustas ja andmed. Otsing toimib dokumendi juba olemasoleva teksti järgi; skannitud dokumendi teksti ei tuvastata, kui sellel pole tekstikihti.
Otsing hõlmab ainult dokumente, millele teie roll annab juurdepääsu.
Partnerprogramm
Teenige korduvaid provisjone, soovitades 4docs.net ettevõtetele, kellega koostööd teete