Elektroniczne archiwum zakładowe i dziennik korespondencji dla polskich firm
Klasyfikujesz według rzeczowego wykazu akt, a nie folderów. Każdy dokument przychodzący i wychodzący dostaje automatyczny numer w dzienniku, każdy obieg akceptacji ma termin na każdym etapie, a każda klasa niesie własną kategorię archiwalną i okres przechowywania. Wyszukiwanie pełnotekstowe działa na tekście, który już jest w dokumencie: znajdziesz WZ z 2019 roku, wpisując kwotę albo nazwę dostawcy.
- Rzeczowy wykaz akt z kategoriami A i B
- Wyszukiwanie w treści dokumentów
- Usuwanie po terminie — art. 74 UoR, RODO
Czym jest system zarządzania dokumentacją (DMS)?
System zarządzania dokumentacją to aplikacja, w której firma prowadzi wszystkie dokumenty w formie elektronicznej: rejestruje je, klasyfikuje, kieruje do akceptacji, wyszukuje po treści i przechowuje dokładnie tak długo, jak wymaga prawo. Zastępuje typowe połączenie segregatorów, folderu na serwerze i dziennika korespondencji prowadzonego w Excelu.
4docs.net to system tego rodzaju, zbudowany pod polską praktykę: elektroniczne archiwum według jednolitego rzeczowego wykazu akt, kancelaria z automatycznym numerem w dzienniku korespondencji, obieg akceptacji z terminem na każdym etapie, wyszukiwanie w tekście PDF oraz okresy przechowywania pilnowane dla każdego rodzaju dokumentu — 5 lat z art. 74 ustawy o rachunkowości i termin z art. 86 Ordynacji podatkowej.
Co możesz zrobić z 4docs.net
Sześć konkretnych rzeczy, z jednej aplikacji, bez eksportowania plików z jednego narzędzia do drugiego.
Archiwizujesz według wykazu akt, a nie folderów
Porządkujesz według komórek organizacyjnych i haseł rzeczowego wykazu akt. Każde hasło ma swój okres przechowywania i regułę brakowania.
Prowadzisz kancelarię i dziennik korespondencji
Każde pismo przychodzące i wychodzące dostaje automatyczny numer, datę, komórkę i osobę odpowiedzialną — bez równoległego rejestru w Excelu.
Kierujesz dokumenty do obiegu akceptacji
Decydujesz, kto akceptuje, w jakiej kolejności i w ile dni. Dokument przestaje ginąć między dwoma biurkami.
Szukasz w treści, a nie w nazwie pliku
PDF-y z warstwą tekstową przeszukujesz po treści: znajdziesz dokument po kwocie, numerze NIP albo nazwie dostawcy zapisanej w dokumencie.
Dotrzymujesz okresów przechowywania
Każdy rodzaj dokumentu ma swój okres — np. 5 lat dla dowodów księgowych z art. 74 ustawy o rachunkowości — pilnowany automatycznie, z propozycją brakowania po terminie.
Dajesz dostęp według ról, a nie kopie mailem
Udostępniasz z uprawnieniami według ról i linkami z datą ważności, a każde otwarcie zostaje w rejestrze dostępu.
Co zyskujesz i na co trzeba się przygotować
Zalety
- Znajdujesz każdy dokument w kilka sekund, także stare skany, bo wyszukiwanie sięga do treści.
- Numer w dzienniku korespondencji nadaje się sam: znika równoległy rejestr prowadzony w Excelu.
- Okresów przechowywania pilnuje system, a nie pamięć kolegi.
- Dokumenty przestają krążyć jako załączniki: zostaje jedna wersja, z pełną historią.
- Powierzchnia składnicy akt i koszt zewnętrznego archiwum wyraźnie spadają.
- Podczas kontroli od ręki masz listę dokumentów, wiesz, kto je otwierał i kiedy.
Ograniczenia, o których warto wiedzieć
- Migracja starego archiwum wymaga czasu: skanowanie i indeksowanie papieru to realna praca, wykonywana we własnym zakresie albo z firmą skanującą.
- Skany bez warstwy tekstowej nie są przeszukiwalne; przy dokumentach pisanych odręcznie, wyblakłym papierze czy skanach w niskiej rozdzielczości nadal potrzebna jest kontrola człowieka.
- Rzeczowy wykaz akt trzeba raz przemyśleć. Jeśli się go zaimprowizuje, szukanie dokumentów pozostanie równie trudne jak wcześniej.
- Digitalizacja nie zdejmuje z firmy obowiązków: to firma decyduje, które oryginały papierowe zachowuje, i odpowiada za ustawowe okresy przechowywania oraz usuwanie danych osobowych zgodnie z RODO — oprogramowanie w tym pomaga, ale tego nie zastępuje.
Jak działa 4docs.net, w 4 krokach
Ustalasz rzeczowy wykaz akt
Wypisujesz rodzaje dokumentów, które naprawdę krążą w firmie — faktury, dokumenty WZ, listy płac, korespondencję, protokoły — i każdemu przypisujesz okres przechowywania i regułę brakowania. Startujesz od wzoru opartego na art. 74 ustawy o rachunkowości i art. 86 Ordynacji podatkowej i dopasowujesz go do firmy.
Wgrywasz lub skanujesz dokumenty
Każdy dokument dostaje numer w dzienniku korespondencji, datę, komórkę i osobę odpowiedzialną. PDF-y z tekstem są przeszukiwalne po treści; skany bez tekstu trzeba sprawdzić ręcznie.
Kierujesz go do wewnętrznego obiegu akceptacji
Wybierasz ścieżkę akceptacji według działów. Każdy etap ma termin i odpowiedzialnego, a status dokumentu widać na bieżąco, bez dopytywania mailem.
Przechowujesz go przez wymagany okres, a potem przeprowadzasz udokumentowane brakowanie
Po upływie okresu dostajesz propozycję brakowania. Usunięcie odbywa się na podstawie decyzji i zostaje odnotowane w rejestrze dostępu, a usuwanie danych osobowych podlega RODO.
4docs.net na tle innych sposobów prowadzenia archiwum firmy
Każde rozwiązanie ma swoje miejsce. Tabela porównuje dokładnie to, co liczy się, gdy szukasz starego dokumentu albo gdy przychodzi kontrola skarbowa.
| Kryterium | 4docs.net | Folder sieciowy lub NAS | Papierowy dziennik lub Excel | Ogólna chmura (SharePoint, Drive, Dropbox) | Klasyczny DMS instalowany w firmie |
|---|---|---|---|---|---|
| Automatyczny numer kancelaryjny | Tak, dla pism przychodzących i wychodzących | Nie | Ręcznie | Nie | Tak |
| Wyszukiwanie w treści dokumentu | Tak, w tekście plików PDF | Tylko po nazwie pliku | Nie, szuka się w dzienniku | Częściowo, zwykle tylko w plikach tekstowych | Zwykle osobny moduł z własną licencją |
| Okresy przechowywania pilnowane automatycznie | Tak, według wykazu akt | Nie | Zapisywane ręcznie | Nie | Tak, po konfiguracji |
| Obieg akceptacji z terminem na etapie | Tak, w cenie | Mailem, bez śledzenia | Nie | Podstawowe akceptacje, bez terminów | Tak |
| Rejestr dostępu do pojedynczego dokumentu | Tak, przy każdym otwarciu | Ograniczony do uprawnień folderu | Nie | Częściowo | Tak |
| Czego potrzebujesz na start | Konto i rzeczowy wykaz akt firmy | Niczego — ale bałagan zostaje | Niczego — ale nic nie da się wyszukać | Licencji, konfiguracji i administratora | Serwera, licencji i projektu wdrożenia |
SharePoint i DMS instalowane lokalnie pokrywają podobne potrzeby, ale wymagają licencji, konfiguracji i dedykowanego administratora. Zewnętrzne archiwum nadal przydaje się dla oryginałów, które firma zdecyduje się trzymać w papierze. Fakturowanie elektroniczne i podpisywanie umów nie należą do tego porównania: 4docs.net prowadzi archiwum dokumentów, nie wystawia faktur ani nie podpisuje umów.
Przeczytaj poradnik: zarządzanie dokumentacją w firmieGdzie gromadzi się najwięcej dokumentów
Ilość papieru nie wszędzie jest taka sama. W branżach poniżej dokument, którego nie da się znaleźć, kosztuje czas do zafakturowania, karę albo dzień opóźnienia. W każdej z nich 4docs.net rozwiązuje co innego.
Zobacz usługiBiura rachunkowe i doradztwo podatkowe
Teczka każdego klienta jest kompletna i przeszukiwalna — bez regałów segregatorów i bez archiwum w piwnicy.
Budownictwo i instalacje
Pozwolenia, protokoły odbioru i dokumentacja budowy są przypięte do inwestycji, do której należą.
Transport i logistyka
Listy przewozowe i dokumenty WZ znajdziesz po numerze albo po treści, a nie po kartonie w magazynie.
Ochrona zdrowia i pomoc społeczna
Dokumenty placówki i podopiecznych mają dostęp według ról, a każde otwarcie zostaje w rejestrze dostępu.
Administracja i podmioty publiczne
Kancelaria sama nadaje numery korespondencji przychodzącej i wychodzącej, a terminy odpowiedzi pilnują się same.
Przemysł i produkcja
Karty techniczne, raporty jakości i instrukcje stanowiskowe krążą tylko w ostatniej zatwierdzonej wersji.
Handel i sieci sprzedaży
Dokumenty od dostawców i z punktów sprzedaży trafiają do tego samego dziennika, niezależnie od tego, kto je skanuje.
Usługi profesjonalne
Teczki projektów, protokoły i korespondencja są archiwizowane według klienta, z pełną historią.
4docs.net w sieci 4b2b
Archiwum dokumentów Twojej firmy działa obok aplikacji, których już używasz: dokumenty dodajesz w panelu lub importujesz z folderu, każdy dostaje numer, termin i obieg do akceptacji, a przypomnienia o terminach i akceptacjach przychodzą SMS-em lub przez WhatsApp, wyłącznie po wyrażeniu zgody. Zobacz wszystkie platformy 4b2b
- Wpływa z kilku drógSkan PDF, plik przesłany w panelu, import zbiorczy z folderu albo link do przesyłania, przez który nadawca dostarcza plik — dokument trafia do tego samego rejestru, z tym samym numerem rejestrowym.
- Zostaje jedna wersjaZałączniki przestają krążyć. Współpracownicy dostają link do dokumentu, z uprawnieniami swojej roli, a historia pozostaje kompletna.
- Terminy nie umykająOkresy przechowywania i terminy są widoczne w panelu. Jeśli włączysz alerty, firma dostanie SMS lub wiadomość WhatsApp przed upływem terminu.
Znajdujesz dokument po tym, co jest w nim napisane, a nie po nazwie pliku
Wyszukiwanie obejmuje tekst, który już jest w każdym dokumencie: pliki cyfrowe i PDF-y z warstwą tekstową. Skany bez warstwy tekstowej nie są czytane automatycznie i wymagają warstwy tekstowej lub ręcznego sprawdzenia. Wpisujesz kwotę, NIP albo nazwę dostawcy z kartki sprzed pięciu lat i dostajesz dokument, stronę i teczkę, w której leży — także dla plików cyfrowych wgranych przed przejściem na 4docs.net.
Wyszukiwanie obejmuje tylko dokumenty, do których Twoja rola ma dostęp.
Program partnerski
Zarabiaj cykliczne prowizje, polecając 4docs.net firmom, z którymi współpracujesz